Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note)
Northstar Retail trả lại một chiếc điện thoại sau khi Nova Industries đã Gửi hóa đơn bán hàng. Nova cần giảm số tiền khách đang nợ và, nếu điện thoại thực sự được gửi về, nhập lại hàng vào kho. Sửa hoặc xóa hóa đơn gốc sẽ che mất những gì đã thực sự xảy ra.
Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) ghi nhận phần điều chỉnh mà vẫn giữ nguyên lần bán gốc và dấu vết kiểm toán của nó. Chứng từ này có thể:
- giảm số còn nợ của khách hàng;
- ghi đảo doanh thu và thuế liên quan;
- nhập hàng trả lại vào kho (nếu cần).
Trong ERPNext, Credit Note là một hóa đơn bán hàng được đánh dấu là hàng trả lại, có số lượng và số tiền âm. Dùng nó khi khách trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, khi hai bên thỏa thuận giảm giá, hoặc cho các điều chỉnh khác sau khi đã xuất hóa đơn. Phần dưới hướng dẫn cách tạo chứng từ từ hóa đơn gốc, rồi quyết định hoàn tiền, cấn trừ hay giữ lại khoản tín dụng này.
Trước khi bắt đầu
- Xác định hóa đơn bán hàng gốc đã Gửi.
- Nếu có hàng trả về, xác định kho nhận hàng.
- Nếu khách đã thanh toán, quyết định sẽ hoàn tiền hay cấn trừ khoản tín dụng vào hóa đơn khác.
Tạo Credit Note từ hóa đơn bán hàng
- Mở hóa đơn bán hàng gốc.
- Chọn Tạo > Trả hàng / Credit Note (Create > Return / Credit Note).
- Kiểm tra khách hàng, công ty, ngày hạch toán, kho nhận hàng trả lại và hóa đơn tham chiếu.
- Chỉ giữ các dòng hàng bị trả lại và nhập số lượng trả. ERPNext hiển thị số lượng và số tiền trả lại dưới dạng số âm.
- Bật Cập nhật kho (Update Stock) nếu hàng thực sự được nhập lại kho.
- Kiểm tra thuế và tổng tiền, rồi Lưu và Gửi.
Tạo Credit Note từ hóa đơn gốc giúp giữ liên kết tham chiếu, đồng thời sao chép mặt hàng, đơn giá, thuế và tài khoản từ hóa đơn gốc. Khi đã biết hóa đơn gốc, cách này an toàn hơn tạo một phiếu trả hàng không có tham chiếu.
Trả lại toàn bộ hoặc một phần
- Trả toàn bộ: nhập trả đủ số lượng đã xuất hóa đơn.
- Trả một phần: xóa các dòng không bị trả hoặc giảm số lượng trả.
ERPNext không cho tổng số lượng trả lại (cộng dồn qua các lần) vượt quá số lượng trên hóa đơn gốc.
Nếu chỉ điều chỉnh giá mà không có hàng di chuyển, để tắt Cập nhật kho. Khi đó Credit Note ghi đảo công nợ phải thu và doanh thu hoặc thuế, không thay đổi sổ kho.
Nếu có hàng trả về, kiểm tra Kho (Warehouse) nhận hàng trên từng dòng mặt hàng trước khi Gửi. Dùng nút sửa dòng (được đánh dấu trong hình) khi cần đổi kho.
Hoàn tiền hoặc cấn trừ khoản tín dụng
Sau khi Gửi, Credit Note tạo một khoản phải thu âm cho khách hàng.
- Hoàn tiền cho khách: tạo phiếu chi tham chiếu đến Credit Note.
- Cấn trừ vào hóa đơn bán hàng khác: phân bổ qua đối chiếu thanh toán, hoặc bằng bút toán tổng hợp có tham chiếu đúng chứng từ.
- Để dành cho lần mua sau: giữ khoản tín dụng ở trạng thái chưa phân bổ cho đến khi có hóa đơn tiếp theo.
Luôn tham chiếu cả Credit Note lẫn hóa đơn được tất toán. Một bút toán ghi chung vào công nợ khách hàng mà không tham chiếu chứng từ sẽ không đóng được từng chứng từ còn nợ.
Tác động lên sổ cái và kho
| Thao tác | Phải thu | Doanh thu và thuế | Kho |
|---|---|---|---|
| Credit Note không bật Cập nhật kho | Giảm | Ghi đảo theo số tiền điều chỉnh | Không đổi |
| Credit Note có bật Cập nhật kho | Giảm | Ghi đảo theo số tiền điều chỉnh | Ghi nhận số lượng và giá trị hàng trả lại |
| Phiếu chi hoàn tiền | Khoản tín dụng được tất toán | Không ghi đảo doanh thu thêm | Không đổi |
| Cấn trừ vào hóa đơn mới | Cả hai chứng từ còn mở đều giảm | Không ghi đảo doanh thu thêm | Không đổi |
Khi nào nên Hủy hóa đơn thay vì lập Credit Note
Nếu hóa đơn chưa được thanh toán, lập nhầm và cả giao dịch lẽ ra không tồn tại, Hủy hóa đơn có thể đơn giản hơn. Dùng Credit Note khi cần giữ hóa đơn gốc và ghi nhận việc trả lại một phần, điều chỉnh sau khi xuất hóa đơn, hoặc hoàn tiền sau khi khách đã trả.
Xử lý sự cố
Số lượng trả lại bị từ chối
Kiểm tra các Credit Note đã lập trước đó cho cùng hóa đơn. Tổng số lượng trả lại không được vượt quá số lượng trên hóa đơn.
Không muốn hàng di chuyển trong kho
Tắt Cập nhật kho trước khi Gửi. Không dùng phiếu trả hàng có nhập kho cho việc chỉ điều chỉnh giá.
Khách hàng vẫn còn số dư công nợ
Mở báo cáo công nợ phải thu và kiểm tra Credit Note hoặc khoản hoàn tiền đã được phân bổ vào đúng chứng từ chưa.