Hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note)
Apex Components, nhà cung cấp của Nova Industries, đã giao một lô pin điện thoại, nhưng có hai viên bị hỏng phải trả lại. Nova Industries cần giảm số tiền nợ nhà cung cấp mà không sửa hay xóa hóa đơn mua hàng gốc.
Hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) ghi nhận việc trả hàng hoặc khoản giảm trừ của nhà cung cấp dưới dạng một hóa đơn mua hàng trả lại riêng. Chứng từ này ghi đảo các tác động liên quan lên công nợ phải trả, thuế, chi phí và kho, trong khi giao dịch gốc vẫn được giữ nguyên.
Dùng Debit Note khi:
- trả hàng cho nhà cung cấp;
- cần giảm số tiền trên hóa đơn của nhà cung cấp;
- cần ghi nhận khoản nhà cung cấp giảm trừ cho một hóa đơn mua hàng trước đó.
Trước khi bắt đầu
Cần có một hóa đơn mua hàng đã Gửi. Xác định rõ:
- mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu được trả lại;
- ERPNext có cần ghi đảo kho không;
- có phiếu nhập kho liên kết không;
- đã trả tiền cho nhà cung cấp chưa;
- ngày hạch toán mà việc trả hàng sẽ ghi vào sổ.
Nếu chỉ điều chỉnh giá mà vẫn giữ hàng, làm theo hướng dẫn Debit Note điều chỉnh giá.
Tạo Debit Note
- Mở hóa đơn mua hàng đã Gửi cần ghi giảm.
- Chọn Tạo > Trả hàng / Debit Note (Create > Return / Debit Note).
- ERPNext tạo một hóa đơn mua hàng mới, đã chọn sẵn Là hàng trả lại (Is Return (Debit Note)) và liên kết Trả lại cho hóa đơn mua hàng (Return Against Purchase Invoice) với hóa đơn gốc. Kiểm tra cả hai trường trước khi sửa mặt hàng.
- Chỉ giữ các mặt hàng được trả lại. Xóa các dòng không liên quan.
- Nhập số lượng trả lại dưới dạng số âm. Ví dụ: nhập
-2để trả hai chiếc trong tổng số mười chiếc ban đầu. - Bấm biểu tượng bút chì trên dòng mặt hàng để mở đầy đủ dòng. Kiểm tra số lượng trả, đơn giá gốc, kho, tài khoản chi phí, trung tâm chi phí và tham chiếu chứng từ gốc.
- Nếu cần xuất hàng trả ra khỏi kho, bật Cập nhật kho (Update Stock) và kiểm tra kho. Để tắt nếu hàng đã được trả qua phiếu trả hàng mua (Purchase Return) lập từ phiếu nhập kho.
- Kiểm tra thuế và tổng tiền. Chứng từ trả hàng phải có số tiền âm.
- Lưu và Gửi Debit Note.
Debit Note cập nhật những gì
Khi Gửi, ERPNext giảm công nợ phải trả nhà cung cấp và ghi đảo các giá trị liên quan: chi phí, tài sản, thuế hoặc tài khoản Hàng đã nhận chưa có hóa đơn. Nếu bật Cập nhật kho, ERPNext còn ghi xuất hàng ra khỏi kho đã chọn.
Hóa đơn mua hàng gốc vẫn ở trạng thái đã Gửi, chỉ có số còn nợ giảm đi theo Debit Note. Nhờ đó dấu vết kiểm toán rõ ràng, không phải sửa hóa đơn gốc.
- Nếu chưa trả tiền nhà cung cấp, Debit Note làm giảm số tiền phải trả.
- Nếu đã trả rồi, kết quả có thể là một khoản tín dụng của nhà cung cấp. Khoản này có thể cấn trừ vào hóa đơn khác hoặc tất toán bằng một khoản thanh toán. Dùng đối chiếu thanh toán khi cần sửa việc phân bổ.
Các trường quan trọng
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Là hàng trả lại (Is Return (Debit Note)) | Đánh dấu hóa đơn mua hàng là chứng từ trả hàng, số tiền chuyển thành giá trị ghi đảo. |
| Trả lại cho hóa đơn mua hàng (Return Against Purchase Invoice) | Liên kết Debit Note với hóa đơn gốc, để cập nhật số còn nợ và trạng thái chứng từ. |
| Cập nhật số còn nợ trên chính chứng từ này (Update Outstanding for Self) | Cập nhật số còn nợ của chính Debit Note, kể cả khi nó tham chiếu một hóa đơn gốc. Giữ mặc định trừ khi quy trình kế toán của bạn yêu cầu khác. |
| Cập nhật số đã có hóa đơn trên đơn mua hàng (Update Billed Amount in Purchase Order) | Giảm số tiền đã có hóa đơn trên đơn mua hàng liên kết, nếu có. |
| Cập nhật số đã có hóa đơn trên phiếu nhập kho (Update Billed Amount in Purchase Receipt) | Giảm số tiền đã có hóa đơn trên phiếu nhập kho liên kết, nếu có. |
| Cập nhật kho (Update Stock) | Ghi nhận việc xuất trả hàng thực tế ra khỏi kho ngay trên chứng từ này. |
| Mặt hàng (Items) | Những gì được trả lại. Số lượng và số tiền thường là số âm. |
| Ngày và giờ hạch toán (Posting Date and Time) | Kỳ kế toán, và kỳ kho nếu có, mà việc trả hàng được ghi vào. |
| Ghi Có vào (Credit To) | Tài khoản phải trả nhà cung cấp chịu tác động của Debit Note. |
Trả hàng một phần
Có thể trả một số mặt hàng hoặc chỉ một phần số lượng của một mặt hàng. Giữ nguyên đơn giá gốc, trừ khi Debit Note chính là để điều chỉnh giá. ERPNext giới hạn số trả lại trong phạm vi số lượng và số tiền còn lại trên chứng từ được tham chiếu.
Ví dụ: hóa đơn có mười điện thoại, giá $520 mỗi chiếc. Trả lại hai chiếc hỏng thì nhập số lượng -2, đơn giá $520. Debit Note có tổng $1.040 trước thuế, và khoản phải trả gốc giảm đúng số tiền đó.
Gửi và các bước tiếp theo
Sau khi Gửi:
- kiểm tra số còn nợ của hóa đơn gốc;
- xem số dư nhà cung cấp trên báo cáo công nợ phải trả;
- xem bút toán sổ cái qua Xem > Sổ cái kế toán (View > Accounting Ledger);
- xem sổ kho nếu đã bật Cập nhật kho;
- cấn trừ khoản tín dụng còn lại của nhà cung cấp vào hóa đơn mua hàng hoặc khoản thanh toán sau.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp (Draft) | Debit Note chưa ghi vào sổ. |
| Trả lại (Return) | Hóa đơn mua hàng trả lại đã được Gửi. |
| Chưa thanh toán (Unpaid) | Debit Note đã Gửi còn khoản tín dụng chưa phân bổ. |
| Đã thanh toán (Paid) | Debit Note đã được phân bổ hoặc tất toán hết. |
| Đã hủy (Canceled) | Tác động kế toán và kho đã được ghi đảo theo quy tắc Hủy của ERPNext. |
Xử lý sự cố
Số lượng trả lại bị từ chối
Kiểm tra số lượng là số âm, không vượt quá số lượng còn được phép trả, và tham chiếu đúng dòng mặt hàng gốc.
Kho bị ghi đảo hai lần
Với cùng một lần xuất trả hàng thực tế, chỉ dùng một trong hai: Debit Note có cập nhật kho, hoặc phiếu trả hàng mua lập từ phiếu nhập kho. Không ghi cả hai cho cùng số hàng trả.
Số còn nợ của hóa đơn gốc không thay đổi như mong đợi
Kiểm tra trường Trả lại cho hóa đơn mua hàng, tùy chọn cập nhật số còn nợ, các khoản thanh toán và đối chiếu đã có. Sau đó xem bút toán công nợ (Payment Ledger Entry) của cả hai chứng từ.
Đã trả tiền cho nhà cung cấp
Debit Note tạo một khoản tín dụng của nhà cung cấp. Đối chiếu khoản này với hóa đơn sau, hoặc ghi nhận khoản nhà cung cấp hoàn tiền theo quy trình của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Trong một số cấu hình, ERPNext cho phép trả hàng không liên kết. Tuy nhiên, liên kết với hóa đơn gốc giúp kiểm tra số lượng, cập nhật số còn nợ và lưu bằng chứng kiểm toán tốt hơn. Nên dùng cách có liên kết.
Được. Xóa hết các dòng không liên quan, chỉ giữ dòng và số lượng được trả.
Không. Kho chỉ thay đổi khi chứng từ được thiết lập để cập nhật kho. Điều chỉnh chỉ về giá thì không được làm hàng di chuyển trong kho.