Phiếu nhập kho
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho (Purchase Receipt) được lập khi bạn nhận hàng từ nhà cung cấp, thường theo một đơn mua hàng.
Bạn cũng có thể nhập kho trực tiếp, không cần đơn mua hàng. Để làm vậy, trong Cài đặt mua hàng (Buying Settings), đặt Có bắt buộc đơn mua hàng khi tạo hóa đơn và phiếu nhập kho không? (Is Purchase Order required for Purchase Invoice & Receipt creation?) là "Không (No)".
Để mở danh sách phiếu nhập kho, vào:
Trang chủ > Kho > Giao dịch kho > Phiếu nhập kho
1. Điều kiện cần
Trước khi lập phiếu nhập kho, hãy tạo sẵn:
Từ phiên bản 13, ERPNext có sổ cái bất biến (immutable ledger). Nó thay đổi quy tắc hủy phiếu kho và ghi các giao dịch kho lùi ngày. Xem thêm tại sổ cái bất biến.
2. Tạo phiếu nhập kho
Thông thường bạn tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng: mở đơn mua hàng, chọn Tạo (Create) > Phiếu nhập kho (Purchase Receipt).
Để tạo thủ công (không khuyến khích):
- Vào danh sách phiếu nhập kho, chọn Mới.
- Lấy nhà cung cấp và mặt hàng từ đơn mua hàng: Lấy mặt hàng từ (Get Items from) > Đơn mua hàng.
- Đặt Kho nhận (Accepted Warehouse) cho mọi mặt hàng trong phiếu. Kho này được lấy từ đơn mua hàng nếu đã đặt ở đó.
- Nếu có hàng lỗi, đặt Kho hàng bị loại (Rejected Warehouse) để chứa các mặt hàng đó.
- Chọn mặt hàng và nhập số lượng vào bảng mặt hàng.
- Đơn giá được lấy tự động và thành tiền được tính tự động.
- Mở rộng dòng mặt hàng để đổi kho nhận cho riêng mặt hàng đó.
- Lưu và Gửi.
Bạn cũng có thể ghi Phiếu giao hàng của nhà cung cấp (Supplier Delivery Note) nếu nhà cung cấp gửi kèm chứng từ.
Ô Sửa ngày giờ hạch toán (Edit Posting Date and Time) cho phép bạn đổi ngày giờ của phiếu. Mặc định, ngày giờ là lúc bạn chọn Mới.
Là phiếu trả hàng (Is Return): đánh dấu khi bạn trả lại nhà cung cấp những mặt hàng không được nhận vào kho.
2.1 Trạng thái
Phiếu nhập kho có thể ở các trạng thái sau:
- Nháp (Draft): đã lưu nhưng chưa Gửi.
- Chờ lập hóa đơn (To Bill): chưa lập hóa đơn mua hàng.
- Đã lập hóa đơn một phần (Partly Billed): mới lập hóa đơn cho một phần.
- Hoàn thành (Completed): đã Gửi và đã nhận đủ hàng.
- Đã trả hàng (Return Issued): tất cả hàng đã được trả lại.
- Đã hủy (Cancelled): phiếu đã bị hủy.
- Đã đóng (Closed): dùng để đóng sớm (short close). Ví dụ: bạn đặt 20 nhưng đóng ở mức 15. 5 đơn vị còn lại sẽ không được nhận hoặc lập hóa đơn.
3. Tính năng
3.1 Tiền tệ và bảng giá
Loại tiền của phiếu hiện ở mục này và được lấy từ đơn mua hàng. Giá mặt hàng được lấy từ bảng giá đã chọn. Đánh dấu Bỏ qua quy tắc giá (Ignore Pricing Rule) để không áp dụng các quy tắc giá đã đặt trong Kế toán > Quy tắc giá.
Hàng nhập làm thay đổi giá trị tồn kho của bạn. Vì vậy nếu bạn đặt hàng bằng ngoại tệ, phải quy đổi sang đồng tiền hạch toán. Cập nhật tỷ giá (Currency Conversion Rate) nếu cần.
Đọc thêm về bảng giá và giao dịch đa tiền tệ.
3.2 Chi tiết kho
Các kho đặt ở đây áp dụng cho mọi mặt hàng trong bảng mặt hàng. Bạn có thể đổi kho cho từng mặt hàng trong bảng.
- Kho nhận (Accepted Warehouse): kho bạn nhận và lưu hàng nhập. Thường là kho "Stores".
- Kho hàng bị loại (Rejected Warehouse): kho bạn để hàng bị loại, do lỗi hoặc không đạt chất lượng.
Gia công
- Nguyên vật liệu đã tiêu hao (Raw Materials Consumed): nếu bạn gia công theo cách cũ, chọn "Có" để trừ nguyên vật liệu đã giao cho nhà cung cấp. Ở ERPNext v16, gia công mới dùng Phiếu nhận hàng gia công (Subcontracting Receipt) thay cho cách này; cách cũ chỉ còn cho dữ liệu đã tạo trước đó. Xem thêm gia công.
3.3 Bảng mặt hàng
- Mã vạch (Barcode): bạn có thể theo dõi mặt hàng bằng mã vạch.
- Quét mã vạch (Scan Barcode): nếu có máy quét, bạn thêm mặt hàng vào bảng bằng cách quét mã. Xem thêm theo dõi mặt hàng bằng mã vạch.
- Mã mặt hàng, tên, mô tả, hình ảnh và nhà sản xuất được lấy từ mặt hàng gốc.
- Đã nhận và chấp nhận: nhập số lượng đã nhận, đã chấp nhận và bị loại. Đơn vị tính (UOM) được lấy từ mặt hàng. Cập nhật hệ số quy đổi UOM (UOM Conversion Factor) nếu đơn mua hàng dùng đơn vị khác với đơn vị lưu kho (Stock UOM).
- Đơn giá (Rate): lấy từ bảng giá nếu có, và thành tiền được tính tự động.
- Mẫu thuế mặt hàng (Item Tax Template): đặt mẫu này để áp một mức thuế riêng cho mặt hàng.
- Trọng lượng mỗi đơn vị và UOM trọng lượng được lấy từ mặt hàng nếu có.
- Kho và tham chiếu: bạn đặt kho nhận, kho hàng loại, và thêm phiếu kiểm tra chất lượng (xem mục tiếp theo).
- Số sê-ri, số lô và BOM: nếu mặt hàng quản lý theo số sê-ri hoặc lô, bạn phải nhập chúng. Nhập nhiều số sê-ri trong một dòng, mỗi số một dòng. Số lượng số sê-ri phải bằng số lượng hàng.
Có ô riêng để nhập số sê-ri cho hàng nhận và hàng loại. Bạn cũng có thể gán số lô, ví dụ khi nhập một lô thuốc. Xem thêm gói số sê-ri và lô.
Đánh dấu Cho phép đơn giá tồn kho bằng 0 (Allow Zero Valuation Rate) để vẫn Gửi được phiếu khi đơn giá tồn kho của mặt hàng là 0. Trường hợp này có thể là hàng mẫu hoặc hàng tặng kèm.
- Bạn có thể liên kết một BOM nếu mặt hàng đang gia công. Khi liên kết BOM, sổ kho bị ảnh hưởng: nguyên vật liệu được trừ khỏi kho của nhà cung cấp.
Lưu ý: mặt hàng phải quản lý theo số sê-ri hoặc lô thì các tính năng này mới hoạt động. Với mặt hàng có số sê-ri, một cửa sổ hiện ra để bạn nhập số sê-ri.
- Chiều phân tích kế toán (Accounting Dimensions) giúp gắn nhãn từng giao dịch theo các chiều khác nhau mà không phải tạo thêm trung tâm chi phí. Bạn cần tạo chiều phân tích trước. Xem chiều phân tích kế toán.
- Ngắt trang (Page Break) tạo dấu ngắt trang ngay trước mặt hàng này khi in.
3.4 Theo dõi kiểm tra chất lượng
Nếu mặt hàng bắt buộc phải kiểm tra chất lượng (đã đặt trong mặt hàng gốc), bạn phải điền ô Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection). Không điền thì ERPNext không cho Gửi phiếu nhập kho.
Để dùng, bật tiêu chí kiểm tra cho mua hàng trong mặt hàng và gắn một mẫu kiểm tra chất lượng. Sau đó bạn ghi nhận kiểm tra chất lượng ngay trên phiếu nhập kho.
Xem thêm trang kiểm tra chất lượng.
3.5 Nguyên vật liệu đã tiêu hao
- Bảng Mặt hàng tiêu hao (Consumed Items) chứa nguyên vật liệu mà nhà cung cấp đã dùng để làm ra thành phẩm bạn nhận.
- Nút Lấy tồn hiện tại (Get Current Stock) lấy tồn kho hiện tại của các mặt hàng tiêu hao từ kho của nhà cung cấp.
3.6 Thuế và tính giá trị tồn kho
Thuế và phí được lấy từ đơn mua hàng.
Xem thêm mẫu thuế và phí mua hàng. Tổng thuế và phí hiện bên dưới bảng.
Để thêm thuế tự động theo nhóm thuế, xem trang quy tắc thuế.
Hãy đánh dấu đúng từng khoản trong bảng thuế và phí để giá trị tồn kho chính xác.
Quy tắc vận chuyển
Quy tắc vận chuyển giúp đặt phí vận chuyển của hàng. Phí thường tăng theo khoảng cách.
3.6.1 Phân bổ toàn bộ khoản phí thực tế cho mặt hàng tồn kho
Vấn đề
Với khoản thuế/phí loại Thực tế (Actual) có Tính thuế hoặc phí cho (Consider Tax or Charge for) là Giá trị tồn kho (Valuation) hoặc Giá trị tồn kho và tổng (Valuation and Total), số tiền được chia cho tất cả mặt hàng theo thành tiền thuần. Chỉ mặt hàng tồn kho hoặc tài sản mới mang giá trị tồn kho. Vì vậy phần của mặt hàng không tồn kho (dịch vụ) bị bỏ đi, không vào giá trị tồn kho.
Với thuế thật thì đúng. Nhưng với khoản như cước vận chuyển (Freight), bạn muốn tính toàn bộ vào giá trị hàng tồn kho. Trước đây không có cách nào làm việc này.
Ví dụ: phiếu nhập kho
| Mặt hàng | Loại | Thành tiền thuần |
|---|---|---|
| Mặt hàng A | Tồn kho | 100 |
| Mặt hàng B | Tồn kho | 100 |
| Mặt hàng C | Dịch vụ | 100 |
Khoản phí thực tế tính vào giá trị tồn kho = 30
Cách cũ (cách duy nhất trước đây): 30 / 300 = 10 cho mỗi mặt hàng. Phần 10 của mặt hàng C bị bỏ:
| Mặt hàng | Giá trị tồn kho |
|---|---|
| A | 110 |
| B | 110 |
| C | 0 |
Chỉ 20 được tính vào giá trị hàng. 10 bị mất khỏi giá vốn tồn kho.
Giải pháp
ERPNext thêm ô Phân bổ toàn bộ số tiền cho mặt hàng tồn kho (Allocate Full Amount to Stock Items) trên các dòng Thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges) loại Thực tế. Ô này chỉ hiện khi Tính thuế hoặc phí cho là Giá trị tồn kho hoặc Giá trị tồn kho và tổng.
Đánh dấu (mặc định): số tiền chỉ chia cho mặt hàng tồn kho và tài sản, nên toàn bộ khoản phí được tính vào giá trị hàng. Với cước vận chuyển, kết quả đúng:
| Mặt hàng | Giá trị tồn kho |
|---|---|
| A | 115 |
| B | 115 |
| C | 0 |
30 / 200 = 15 cho mỗi mặt hàng tồn kho. Toàn bộ 30 được tính vào giá trị hàng.
Bỏ đánh dấu: giữ cách cũ. Số tiền chia cho mọi mặt hàng, phần của mặt hàng không tồn kho không được tính vào giá trị hàng (110 / 110 / 0).
Hai chế độ có thể dùng cùng lúc trong một chứng từ, ví dụ một khoản thuế thật cộng một khoản cước vận chuyển. Phần của mỗi mặt hàng là tổng các khoản.
3.7 Chiết khấu bổ sung
Chiết khấu thêm cho cả đơn đặt ở mục này. Xem thêm áp dụng chiết khấu.
3.8 Thông tin thêm
Trạng thái của phiếu nhập kho hiện ở mục này và ở đầu phiếu. Các trạng thái gồm: Nháp, Chờ lập hóa đơn, Hoàn thành, Đã hủy và Đã đóng.
Mục này cũng hiện % đã lập hóa đơn (% Amount Billed), là phần trăm giá trị đã được lập hóa đơn mua hàng.
3.9 Cài đặt in
Tiêu đề thư
Bạn có thể in phiếu nhập kho trên giấy tiêu đề (letterhead) của công ty. Xem tiêu đề thư.
Ô Gộp mặt hàng giống nhau (Group same items) gộp các mặt hàng trùng nhau trong bảng thành một dòng khi in.
Tiêu đề in
Bạn có thể đổi tiêu đề của phiếu nhập kho khi in bằng cách chọn Tiêu đề in (Print Heading). Để tạo tiêu đề in mới, vào: Trang chủ > Cài đặt > In ấn > Tiêu đề in. Xem thêm tiêu đề in.
3.10 Sau khi Gửi
ERPNext tạo một bút toán sổ kho cho mỗi mặt hàng, cộng hàng vào kho theo số lượng chấp nhận. Nếu có hàng bị loại, ERPNext tạo thêm một bút toán sổ kho cho mỗi dòng hàng loại. Số lượng chờ nhận trong đơn mua hàng được cập nhật.
Sau khi Gửi, bạn có thể tạo:
- Trả hàng mua
- Phiếu kho
- Hóa đơn mua hàng
- Giữ mẫu (Retain Sample Stock)
3.11 Trả hàng đã nhận
Sau khi nhận hàng theo một đơn mua hàng, nếu cần trả hàng cho nhà cung cấp, bạn tạo phiếu trả hàng. Xem trang trả hàng mua.
3.12 Bỏ qua phiếu nhập kho
Nếu bạn không muốn lập phiếu nhập kho sau đơn mua hàng mà muốn lập thẳng hóa đơn mua hàng, hãy bật tùy chọn tương ứng trong Cài đặt mua hàng. Tùy chọn này là Có bắt buộc phiếu nhập kho khi tạo hóa đơn mua hàng không? (Is Purchase Receipt required for Purchase Invoice creation?).
Thay đổi giá trị hàng sau khi nhập kho
Đôi khi có chi phí làm tăng giá trị hàng mua, nhưng bạn chỉ biết sau một thời gian. Ví dụ phổ biến: khi nhập khẩu, bạn chỉ biết thuế hải quan khi đại lý làm thủ tục gửi hóa đơn.
Nếu muốn tính chi phí này vào giá trị hàng đã nhập, hãy dùng phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher). Gọi là "landed cost" vì đó là các khoản bạn trả cho đến khi hàng về tới tay bạn.