Điều chỉnh tồn kho và giá vốn khi tồn kho âm
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Điều chỉnh tồn kho và giá vốn khi tồn kho âm
Khi cho phép tồn kho âm, phiếu nhập kho ghi sau có thể phát sinh bút toán điều chỉnh tồn kho (Stock Adjustment) và ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán.
Nhiều người dùng cho phép tồn kho âm: bật tùy chọn Cho phép tồn kho âm (Allow negative stock) trong Cài đặt kho (Stock Settings), rồi lập phiếu xuất kho khi chưa có hàng trong kho. Mục đích là xuất hàng cho khách trước, nhập hàng sau. Để bù số âm, họ ghi phiếu nhập kho hoặc phiếu kho loại nhập kho. Thường phiếu nhập này có ngày ghi sổ sau ngày phiếu xuất, nên phát sinh bút toán điều chỉnh tồn kho.
Ví dụ
Mặt hàng "Testing Item Stock Adj" chưa có tồn kho. Khi lập phiếu xuất kho, ERPNext báo lỗi vì thiếu đơn giá tồn kho. Người dùng tạm nhập đơn giá 100 để tiếp tục. Giả sử xuất 1 sản phẩm.
Phiếu xuất kho (Delivery Note)
Vì không có hàng, ERPNext dùng đơn giá 100 và ghi giá trị tồn kho như hình dưới.
Tồn kho đang âm, nên người dùng lập phiếu nhập kho với giá 300 để bù.
Phiếu nhập kho này được tạo sau phiếu xuất kho (hãy kiểm tra ngày và giờ ghi sổ của cả hai). Phiếu xuất dùng đơn giá 100, còn phiếu nhập có giá thật là 300.
Vì tồn kho đang âm, ERPNext áp đơn giá 100 (lấy từ phiếu xuất trước đó) cho phiếu nhập. Nếu dùng 300, số lượng về 0 nhưng giá trị tồn kho lại là 200, một con số sai:
| Số lượng | Giá trị tồn kho | |
|---|---|---|
| Sau phiếu xuất (đơn giá 100) | -1 | -100 |
| Sau phiếu nhập, nếu tính 300 | 0 | -100 + 300 = 200 (sai) |
| Sau phiếu nhập, ERPNext dùng 100 | 0 | -100 + 100 = 0 |
Để giá trị về 0, ERPNext tính phiếu nhập theo 100. Phần chênh 200 (300 - 100) được ghi vào tài khoản Điều chỉnh tồn kho / Giá vốn hàng bán (Stock Adjustment / COGS) như một khoản chi phí. Bút toán của phiếu nhập (1 cái, giá 300):
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Hàng tồn kho (Stock In Hand) | 100 | |
| Điều chỉnh tồn kho / Giá vốn hàng bán | 200 | |
| Tài khoản phải trả hoặc Hàng đã nhận chưa có hóa đơn | 300 | |
| Tổng | 300 | 300 |
Cách giải quyết
Có hai cách:
- Không dùng tồn kho âm.
- Hoặc lập phiếu nhập kho lùi ngày (backdated), có ngày ghi sổ trước phiếu xuất. ERPNext sẽ sửa lại đơn giá của phiếu xuất, và phiếu nhập không còn bút toán điều chỉnh.
Khi Gửi phiếu nhập lùi ngày, ERPNext tạo một lệnh ghi sổ lại (reposting) để sửa đơn giá của phiếu xuất. Sau khi ghi sổ lại, đơn giá của phiếu xuất đổi từ 100 thành 300, và giá trị Hàng tồn kho (Stock In Hand) đổi theo.
