Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher)
Giá vốn về kho (Landed Cost) là tổng chi phí thực tế để một mặt hàng về đến tay người mua. Giá này gồm giá gốc của hàng, cước vận chuyển, thuế nhập khẩu, thuế khác, bảo hiểm, phí đổi tiền... Không phải lô hàng nào cũng có đủ các khoản này, nhưng khoản nào có thì phải tính vào.
Ví dụ: bạn mua máy giặt ở cửa hàng xa nhà vì giá rẻ hơn. Cộng cả tiền vận chuyển, tổng chi phí có thể cao hơn mua ở cửa hàng gần nhà. Doanh nghiệp cũng vậy: biết đúng giá vốn về kho giúp định giá bán và đánh giá lợi nhuận chính xác. Vì thế mọi chi phí liên quan nên được tính vào đơn giá tồn kho (Valuation Rate) của mặt hàng.
Theo khảo sát Third-Party Logistics Study, chỉ 45% doanh nghiệp trả lời là dùng giá vốn về kho thường xuyên. Lý do chính của số còn lại: thiếu dữ liệu (49%), thiếu công cụ phù hợp (48%), thiếu thời gian (31%), chưa biết cách áp dụng (27%).
Để mở danh sách, vào Trang chủ > Kho > Công cụ > Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher).
1. Điều kiện cần có
Trước khi tạo phiếu, hãy có sẵn:
- Một phiếu nhập kho (Purchase Receipt) hoặc hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) có bật Cập nhật kho (Update Stock). Đây là chứng từ nhận hàng ban đầu.
- Một hóa đơn mua hàng cho các chi phí phát sinh thêm (cước vận chuyển, bảo hiểm...).
Phiếu phân bổ chi phí sẽ chuyển các chi phí ghi ở hóa đơn thứ hai vào giá trị tồn kho của hàng đã nhập.
2. Tạo phiếu phân bổ chi phí mua hàng
- Vào danh sách Phiếu phân bổ chi phí mua hàng, chọn Thêm mới (New).
- Chọn Loại chứng từ nhận hàng (Receipt Document Type): Hóa đơn mua hàng hoặc Phiếu nhập kho (v16 còn cho chọn Phiếu kho và Phiếu nhận hàng gia công). Bạn có thể chọn nhiều chứng từ.
- Chọn chứng từ cụ thể. Nhà cung cấp và tổng tiền được lấy tự động.
- Bấm nút Lấy mặt hàng (Get Items) để lấy chi tiết mặt hàng từ các chứng từ đã chọn.
- Chọn Phân bổ chi phí theo (Distribute Charges Based On): Số lượng (Qty) hoặc Thành tiền (Amount). Ngoài ra còn lựa chọn Phân bổ thủ công (Distribute Manually).
- Ở bảng Chi phí mua hàng (Landed Cost), nhập Tài khoản chi phí (Expense Account) và Số tiền (Amount) của từng khoản chi phí.
- Lưu và Gửi.
Một phiếu có thể gồm nhiều phiếu nhập kho/hóa đơn mua hàng. Nếu khoản chi phí không áp dụng cho mặt hàng nào, bạn có thể xóa dòng mặt hàng đó.
Chi phí được chia theo tỷ lệ cho các mặt hàng:
- Theo thành tiền: mặt hàng có giá trị lớn nhất nhận phần chi phí lớn nhất.
- Theo số lượng: mặt hàng có số lượng lớn nhất nhận phần chi phí lớn nhất.
Ví dụ: chi phí 3.000.000 đ, hai mặt hàng A (10 cái, 6.000.000 đ) và B (20 cái, 4.000.000 đ).
| Cách phân bổ | Mặt hàng A | Mặt hàng B |
|---|---|---|
| Theo thành tiền | 1.800.000 đ (6/10) | 1.200.000 đ (4/10) |
| Theo số lượng | 1.000.000 đ (10/30) | 2.000.000 đ (20/30) |
3. Các việc liên quan
3.1 Tính chi phí ngay trên phiếu nhập kho
Bạn có thể thêm chi phí vào bảng Thuế và phí (Taxes and Charges) ngay khi tạo phiếu nhập kho. Ở ô Tính thuế hoặc phí cho (Consider Tax or Charge for), chọn:
- Tổng và Định giá (Total and Valuation): khoản phải trả cho chính nhà cung cấp bán hàng.
- Định giá (Valuation): khoản phải trả cho bên thứ ba.
Khi Gửi phiếu nhập kho, ERPNext tính giá vốn về kho của từng mặt hàng gồm các chi phí này, rồi dùng nó để tính đơn giá tồn kho (theo FIFO hoặc bình quân gia quyền).
Nhưng khi nhập hàng, bạn thường chưa biết hết chi phí. Đơn vị vận chuyển có thể gửi hóa đơn sau một tháng. Doanh nghiệp nhập khẩu thường nhận hóa đơn thuế nhập khẩu muộn. Bạn không cần chờ để làm phiếu nhập kho. Hãy dùng Phiếu phân bổ chi phí mua hàng để bổ sung chi phí sau và cập nhật giá vốn về kho.
3.2 Điều gì xảy ra khi Gửi?
- Đơn giá tồn kho của các mặt hàng được tính lại theo chi phí mới.
- Nếu dùng kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory), ERPNext tạo bút toán sổ cái để điều chỉnh giá trị kho: ghi Nợ (tăng) tài khoản kho tương ứng và ghi Có (giảm) Tài khoản chi phí ở bảng chi phí.
- Nếu hàng đã xuất đi, giá vốn hàng bán đã ghi theo đơn giá cũ. ERPNext ghi sổ lại (repost) các bút toán xuất kho sau đó của các mặt hàng liên quan để sửa giá vốn hàng bán.
3.3 Dùng cho phiếu kho
Từ phiên bản 16, bạn có thể tạo phiếu phân bổ chi phí cho phiếu kho (Stock Entry) có mục đích Sản xuất (Manufacture). Nhờ đó bạn tính thêm các chi phí như điện, tiền thuê mặt bằng vào đơn giá tồn kho cuối cùng của thành phẩm.
3.4 Dùng cho phiếu nhận hàng gia công
Từ phiên bản 16, bạn có thể tạo phiếu phân bổ chi phí cho các mặt hàng trong phiếu nhận hàng gia công (Subcontracting Receipt) do nhà gia công sản xuất. Nhờ đó bạn tính thêm các chi phí như cước vận chuyển, thuế tiêu thụ đặc biệt vào đơn giá tồn kho cuối cùng của sản phẩm gia công.
3.5 Hóa đơn nhà cung cấp
Bạn có thể liên kết hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Invoices) vào phiếu. ERPNext sẽ kiểm tra tổng chi phí phân bổ có khớp tổng số tiền các hóa đơn này không. Các hóa đơn này không được chứa mặt hàng tồn kho.
