Phiếu xuất kho
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho (Delivery Note) được lập khi hàng được giao từ kho của công ty đến khách hàng.
Một bản phiếu thường đi kèm người vận chuyển. Phiếu liệt kê các mặt hàng trong lô giao và cập nhật tồn kho. Phiếu xuất kho là bước không bắt buộc: bạn có thể lập hóa đơn bán hàng trực tiếp từ đơn bán hàng.
Để mở danh sách phiếu xuất kho, vào:
Trang chủ > Kho > Giao dịch kho > Phiếu xuất kho
Điều kiện cần
Trước khi lập phiếu xuất kho, hãy tạo sẵn:
Từ phiên bản 13, ERPNext có sổ cái bất biến (immutable ledger). Nó thay đổi quy tắc hủy phiếu kho và ghi các giao dịch kho lùi ngày. Xem thêm tại sổ cái bất biến.
Tạo phiếu xuất kho
Cách lập phiếu xuất kho rất giống phiếu nhập kho. Thông thường bạn tạo nó từ một đơn bán hàng đã Gửi và chưa giao: chọn Tạo (Create) > Giao hàng (Delivery).
Để tạo thủ công (không khuyến khích):
- Vào danh sách phiếu xuất kho, chọn Mới.
- Lấy khách hàng và chi tiết mặt hàng từ đơn bán hàng: Lấy mặt hàng từ (Get Items from) > Đơn bán hàng. Một cửa sổ hiện ra để bạn tìm và chọn đơn.
- Đơn vị tính (UOM) và đơn giá được lấy tự động.
- Lưu và Gửi.
Nếu tạo từ đơn bán hàng, mọi thông tin về hàng chưa giao và các chi tiết khác được chuyển sang phiếu.
Bạn cũng có thể sửa ngày giờ hạch toán. Mặc định, ngày giờ là lúc bạn lập phiếu.
Trạng thái
Phiếu xuất kho có thể ở các trạng thái sau:
- Nháp (Draft): đã lưu nhưng chưa Gửi.
- Chờ lập hóa đơn (To Bill): chưa lập hóa đơn bán hàng.
- Đã lập hóa đơn một phần (Partially Billed): mới lập hóa đơn cho một phần.
- Hoàn thành (Completed): đã Gửi và đã giao đủ hàng.
- Đã trả hàng (Return Issued): tất cả hàng đã được khách trả lại.
- Đã hủy (Cancelled): phiếu đã bị hủy.
- Đã đóng (Closed): dùng để đóng sớm (short close). Ví dụ: khách đặt 20 nhưng đóng ở mức 15. 5 đơn vị còn lại sẽ không được giao hoặc lập hóa đơn.
Giao hàng từng phần
Khi tạo phiếu xuất kho từ đơn bán hàng, bạn có thể đổi số lượng. Ví dụ: đơn bán hàng có 10 mặt hàng, tuần này bạn chỉ giao 5 và tuần sau giao 5 còn lại. Bạn lập 2 phiếu xuất kho trong hai tuần.
Từ phiếu soạn hàng
Bạn cũng có thể lập hàng loạt phiếu xuất kho từ phiếu soạn hàng. Từ một phiếu soạn hàng đã Gửi, chọn Tạo > Phiếu xuất kho.
ERPNext tạo các phiếu xuất kho riêng cho từng đơn bán hàng, nhóm theo khách hàng. Nếu một dòng trong phiếu soạn hàng không gắn với đơn bán hàng (do người dùng thêm tay), ERPNext tạo thêm một phiếu xuất kho riêng cho các dòng đó.
Các mục trong phiếu
Chi tiết đơn mua hàng của khách
Nhập số đơn mua hàng của khách để tham chiếu.
Địa chỉ và liên hệ
- Địa chỉ giao hàng (Shipping Address): địa chỉ của khách hàng nơi hàng được giao.
- Người liên hệ (Contact Person): nếu khách hàng là tổ chức, thêm người liên hệ vào ô này.
Liên hệ và địa chỉ được lưu riêng để bạn gắn nhiều liên hệ hoặc địa chỉ cho một khách hàng.
Chỉ cho Ấn Độ (GST), bạn có thể thêm các thông tin sau:
- Mã số GSTIN của khách hàng
- Nơi cung cấp (Place of Supply)
- GSTIN của địa chỉ thanh toán
- GSTIN của công ty
- Tên địa chỉ công ty
Tiền tệ và bảng giá
Bạn đặt loại tiền của phiếu xuất kho. Thường nó được lấy từ đơn bán hàng. Nếu chọn bảng giá, giá mặt hàng được lấy từ bảng giá đó. Đánh dấu Bỏ qua quy tắc giá (Ignore Pricing Rule) để không áp dụng các quy tắc giá đã đặt trong Kế toán > Quy tắc giá.
Đọc thêm về bảng giá và giao dịch đa tiền tệ.
Kho hàng
- Kho xuất (Set Source Warehouse): kho mà hàng được lấy ra để giao cho khách.
- Kho đích (Set Target Warehouse): ở ERPNext v16, ô này chỉ hiện với khách hàng nội bộ (giao dịch liên công ty). Với bán hàng thông thường, hàng rời kho của bạn và đến tay khách.
Bảng mặt hàng
- Mã vạch (Barcode): bạn có thể theo dõi mặt hàng bằng mã vạch.
- Mã mặt hàng, tên, mô tả, hình ảnh và nhà sản xuất được lấy từ mặt hàng gốc.
- Quét mã vạch (Scan Barcode): nếu có máy quét, bạn thêm mặt hàng vào bảng bằng cách quét mã. Xem thêm theo dõi mặt hàng bằng mã vạch.
- Chiết khấu và lợi nhuận gộp (Discount and Margin): bạn có thể chiết khấu từng mặt hàng theo phần trăm hoặc theo số tiền. Xem thêm áp dụng chiết khấu.
- Đơn giá (Rate): lấy từ bảng giá nếu có, và thành tiền được tính tự động.
- Mẫu thuế mặt hàng (Item Tax Template): đặt mẫu này để áp một mức thuế riêng cho mặt hàng.
- Trọng lượng mỗi đơn vị và UOM trọng lượng được lấy từ mặt hàng nếu có.
- Kho và tham chiếu: hiện kho mà hàng được giao đi. Nếu phiếu được tạo theo luồng "Đơn bán hàng > Phiếu xuất kho", đơn bán hàng cũng hiện ở đây.
- Số lô và số sê-ri: nếu mặt hàng quản lý theo số sê-ri hoặc lô, bạn phải nhập chúng. Nhập nhiều số sê-ri trong một dòng, mỗi số một dòng. Số lượng số sê-ri phải bằng số lượng hàng. Xem thêm gói số sê-ri và lô.
ERPNext hiện Tồn khả dụng tại kho xuất (Available Qty at From Warehouse), Tồn khả dụng của lô tại kho xuất (Available Batch Qty at From Warehouse) và Số lượng đã lắp đặt (Installed Qty). Về lắp đặt, xem trang phiếu lắp đặt.
Lưu ý: mặt hàng phải quản lý theo số sê-ri hoặc lô thì các tính năng này mới hoạt động. Với mặt hàng có số sê-ri, một cửa sổ hiện ra để bạn nhập số sê-ri.
- Tài khoản chi phí (Expense Account) là tài khoản được ghi nợ. Đánh dấu Cho phép đơn giá tồn kho bằng 0 (Allow Zero Valuation Rate) để vẫn Gửi được phiếu khi đơn giá tồn kho của mặt hàng là 0. Trường hợp này có thể là hàng mẫu hoặc hàng tặng kèm.
- Chiều phân tích kế toán (Accounting Dimensions) giúp gắn nhãn từng giao dịch theo các chiều khác nhau mà không phải tạo thêm trung tâm chi phí. Bạn cần tạo chiều phân tích trước. Xem chiều phân tích kế toán.
- Ngắt trang (Page Break) tạo dấu ngắt trang ngay trước mặt hàng này khi in.
Theo dõi kiểm tra chất lượng
Nếu mặt hàng bắt buộc phải kiểm tra chất lượng (đã đặt trong mặt hàng gốc), bạn phải điền ô Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection). Không điền thì ERPNext không cho Gửi phiếu xuất kho.
Để dùng, bật tiêu chí kiểm tra cho bán hàng trong mặt hàng và gắn một mẫu kiểm tra chất lượng. Sau đó bạn ghi nhận kiểm tra chất lượng ngay trên phiếu xuất kho. Xem thêm trang kiểm tra chất lượng.
Thuế và phí
Thuế và phí được lấy từ đơn bán hàng.
Tổng thuế và phí hiện bên dưới bảng. Để thêm thuế tự động theo nhóm thuế, xem trang quy tắc thuế.
Hãy đánh dấu đúng từng khoản trong bảng thuế và phí để giá trị tồn kho chính xác.
Quy tắc vận chuyển
Quy tắc vận chuyển giúp đặt phí vận chuyển của hàng. Phí thường tăng theo khoảng cách.
Chiết khấu bổ sung
Chiết khấu thêm cho cả đơn đặt ở mục này. Chiết khấu có thể tính trên Tổng cộng (Grand Total), tức sau thuế/phí, hoặc trên Tổng thuần (Net Total), tức trước thuế/phí. Chiết khấu áp theo phần trăm hoặc theo số tiền. Xem thêm áp dụng chiết khấu.
Điều khoản và điều kiện
Trong giao dịch mua bán có thể có các điều khoản mà nhà cung cấp dựa vào để giao hàng hoặc dịch vụ cho khách. Bạn áp dụng điều khoản và điều kiện cho giao dịch, và chúng hiện khi in chứng từ. Xem thêm điều khoản và điều kiện.
Thông tin vận chuyển
Nếu bạn thuê ngoài việc vận chuyển hàng đến nơi giao, hãy ghi thông tin đơn vị vận chuyển. Việc này khác với giao thẳng (drop ship).
- Đơn vị vận chuyển (Transporter): nhà cung cấp vận chuyển hàng đến khách hàng. Bạn phải bật tính năng vận chuyển trong nhà cung cấp thì mới chọn được ở đây.
- Tài xế (Driver): thêm tài xế điều khiển phương tiện.
Bạn có thể ghi:
- Quãng đường (km)
- Phương thức vận chuyển: đường bộ, đường hàng không, đường sắt hoặc đường biển.
Chỉ cho Ấn Độ (GST):
- Mã vận chuyển GST (GST Transporter ID)
- Số biên nhận vận chuyển (Transport Receipt No)
- Số xe (Vehicle No)
- Có thể đổi loại xe GST (GST Vehicle Type)
Ngày biên nhận vận chuyển và tên tài xế được lấy tự động.
Thông tin thêm
Bạn có thể liên kết phiếu xuất kho với các mục sau để theo dõi:
- Dự án
- Chiến dịch
- Nguồn
Cài đặt in
Tiêu đề thư
Bạn có thể in phiếu xuất kho trên giấy tiêu đề (letterhead) của công ty. Xem tiêu đề thư.
Ô Gộp mặt hàng giống nhau (Group same items) gộp các mặt hàng trùng nhau trong bảng thành một dòng khi in.
Tiêu đề in
Bạn có thể đổi tiêu đề của phiếu xuất kho khi in bằng cách chọn Tiêu đề in (Print Heading). Để tạo tiêu đề in mới, vào: Trang chủ > Cài đặt > In ấn > Tiêu đề in. Xem thêm tiêu đề in.
Có thêm các ô đánh dấu để in phiếu xuất kho không kèm số tiền. Việc này hữu ích khi hàng có giá trị cao. Bạn cũng có thể gộp các mặt hàng giống nhau trong một dòng khi in.
Trạng thái
Mục này hiện trạng thái chứng từ và phần trăm đã lắp đặt. Bạn cũng ghi các hướng dẫn giao hàng bổ sung ở đây.
Hoa hồng
Nếu giao dịch bán qua một đối tác bán hàng, bạn thêm chi tiết hoa hồng ở đây. Thường thông tin này được lấy từ đơn bán hàng.
Đội bán hàng
Nhân viên bán hàng (Sales Persons): ERPNext cho phép thêm nhiều nhân viên bán hàng cùng tham gia thương vụ.
Thông tin này thường được lấy từ đơn bán hàng, ví dụ:
Giao bộ sản phẩm
Nếu bạn giao mặt hàng có bộ sản phẩm (Product Bundle), ERPNext tự tạo bảng Phiếu đóng gói (Packing List) dựa trên các mặt hàng con của bộ.
Nếu mặt hàng có số sê-ri, với mặt hàng loại bộ sản phẩm bạn phải cập nhật số sê-ri trong bảng này.
Đóng hàng vào thùng, giao theo container
Nếu bạn giao hàng theo container hoặc theo trọng lượng, hãy dùng phiếu đóng gói (Packing Slip) để chia phiếu xuất kho thành các đơn vị nhỏ hơn.
Bạn có thể lập nhiều phiếu đóng gói cho một phiếu xuất kho. ERPNext bảo đảm số lượng trong các phiếu đóng gói không vượt quá số lượng trong phiếu xuất kho. Lưu ý: bạn chỉ lập được phiếu đóng gói từ phiếu xuất kho khi phiếu còn ở trạng thái Nháp.
Sau khi Gửi
Khi bạn Gửi phiếu xuất kho, ERPNext tạo một bút toán sổ kho cho mỗi mặt hàng và cập nhật tồn kho. Số lượng chờ giao trong đơn bán hàng cũng được cập nhật (nếu có).
Bảng điều khiển (Dashboard) của phiếu hiện các tùy chọn sau:
- Phiếu lắp đặt
- Trả hàng bán
- Chuyến giao hàng
- Hóa đơn bán hàng
Mẹo: để không cho lập phiếu xuất kho khi không có đơn bán hàng đi kèm, vào Cài đặt bán hàng (Selling Settings) và đặt Có bắt buộc đơn bán hàng để tạo hóa đơn bán hàng/phiếu xuất kho không? (Is Sales Order required to create Sales Invoice/Delivery Note?) là "Có (Yes)".
Trả hàng đã giao
Sau khi giao hàng theo đơn bán hàng bằng phiếu xuất kho, nếu khách trả lại hàng, bạn tạo phiếu trả hàng. Xem trang trả hàng bán.
Bỏ qua phiếu xuất kho
Nếu bạn không muốn lập phiếu xuất kho sau đơn bán hàng mà muốn lập thẳng hóa đơn bán hàng, hãy bật tùy chọn tương ứng trong Cài đặt bán hàng. Tùy chọn này là Có bắt buộc phiếu xuất kho để tạo hóa đơn bán hàng không? (Is Delivery Note required to create Sales Invoice?).