Theo dõi hàng mua trong kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Theo dõi hàng mua trong kế toán
Tính năng của ERPNext phiên bản 16.
Tổng quan
Theo chuẩn chung, Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold, COGS) được tính như sau:
Giá vốn hàng bán = Tồn đầu kỳ + Mua trong kỳ − Tồn cuối kỳ
Tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ dễ lấy từ báo cáo Số dư kho (Stock Balance). Khó nhất là phần mua trong kỳ. Lý do: tài khoản Hàng đã nhận chưa có hóa đơn (Stock Received But Not Billed) có thể không hoạt động đúng khi bạn dùng hóa đơn mua hàng có bật Cập nhật kho (Update Stock).
Ngoài ra, mua hàng không phải cách duy nhất làm đổi giá trị tồn kho. Phiếu kho, Kiểm kê kho và Phiếu phân bổ chi phí mua hàng cũng làm tăng hoặc giảm giá trị tồn kho. Các biến động này trước đây không hiện ở đâu trong Báo cáo kết quả kinh doanh hay Bảng cân đối số phát sinh.
Giải pháp
ERPNext giải quyết bằng hai cặp tài khoản:
- Tài khoản chi phí mua hàng (Purchase Expense Account) và Tài khoản đối ứng chi phí mua hàng (Purchase Expense Contra Account): được ghi khi nhận hàng bằng phiếu nhập kho, hoặc hóa đơn mua hàng có bật Cập nhật kho.
- Tài khoản chi phí cộng vào kho (Expenses Added To Stock Account) và Tài khoản đối ứng chi phí cộng vào kho (Expenses Added To Stock Contra Account): được ghi khi giá trị tồn kho thay đổi qua phiếu kho, kiểm kê kho hoặc phiếu phân bổ chi phí mua hàng.
Khi các chứng từ này được ghi, hai tài khoản trong mỗi cặp nhận số nợ và số có bằng nhau. Kết quả là ảnh hưởng ròng bằng 0 lên sổ sách. Nhưng nhờ vậy, số tiền mua hàng và giá trị cộng thêm vào (hoặc trừ đi khỏi) kho hiện được trong Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối số phát sinh. Các thành phần của giá vốn hàng bán vì thế nhìn thấy trực tiếp.
Bật tính năng
Vào Cài đặt kế toán (Accounts Settings) > Kế toán chi phí kho (Stock Expense Accounting) và bật ô Ghi bút toán sổ cái chi phí kho (Book Stock Expense GL Entries).
- Khi tắt (mặc định), ERPNext không ghi các bút toán chi phí mua hàng và chi phí cộng vào kho.
- Khi bật, các tài khoản trở thành bắt buộc tùy theo loại chứng từ:
| Loại chứng từ | Tài khoản bắt buộc |
|---|---|
| Phiếu nhập kho / Hóa đơn mua hàng (Cập nhật kho) | Tài khoản chi phí mua hàng và Tài khoản đối ứng chi phí mua hàng |
| Phiếu kho / Kiểm kê kho / Phiếu phân bổ chi phí mua hàng | Tài khoản chi phí cộng vào kho và Tài khoản đối ứng chi phí cộng vào kho |
Công ty nào chưa khai báo cặp tài khoản nào thì bị bỏ qua, ERPNext không ghi bút toán cho công ty đó. Nếu chỉ khai báo một tài khoản trong cặp, ERPNext dừng chứng từ và yêu cầu bổ sung tài khoản còn thiếu. Nhờ vậy, khi có nhiều công ty, mỗi công ty tự chọn tham gia bằng cách khai báo tài khoản của mình.
Với site nâng cấp: nếu đã có Công ty hoặc Mặc định mặt hàng (Item Default) dùng Tài khoản chi phí mua hàng, ô này được tự bật khi nâng cấp (migrate) để các bút toán chi phí mua hàng hiện có vẫn tiếp tục được ghi.
Cấu hình trong công ty
Bạn đặt các tài khoản mặc định trong công ty:
- Mục Chi phí mua hàng (Purchase Expense): Tài khoản chi phí mua hàng và Tài khoản đối ứng chi phí mua hàng.
- Mục Chi phí kho (Stock Expense): Tài khoản chi phí cộng vào kho và Tài khoản đối ứng chi phí cộng vào kho.
Bạn cũng đặt được các tài khoản này cho từng mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng trong bảng Mặc định mặt hàng (Item Defaults). ERPNext chọn tài khoản theo thứ tự:
- Mặc định mặt hàng (trên mặt hàng)
- Mặc định nhóm mặt hàng
- Mặc định thương hiệu
- Công ty
Bút toán
Với một phiếu nhập kho giá trị 10.000 (cách hoạt động hiện có):
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Tài khoản chi phí mua hàng | 10.000 | |
| Tài khoản đối ứng chi phí mua hàng | 10.000 |
Với các chứng từ kho, cặp Chi phí cộng vào kho phản ánh biến động giá trị tồn kho:
| Giao dịch | Bút toán |
|---|---|
| Phiếu kho: Nhập kho (vào 10.000) | Nợ Chi phí cộng vào kho 10.000 / Có Đối ứng chi phí cộng vào kho 10.000 |
| Phiếu kho: Xuất kho (ra 5.000) | Nợ Đối ứng chi phí cộng vào kho 5.000 / Có Chi phí cộng vào kho 5.000 |
| Phiếu kho: Sản xuất (thành phẩm vào 10.000) | Nợ Chi phí cộng vào kho 10.000 / Có Đối ứng chi phí cộng vào kho 10.000 |
| Kiểm kê kho (tăng 10.000) | Nợ Chi phí cộng vào kho 10.000 / Có Đối ứng chi phí cộng vào kho 10.000 |
| Kiểm kê kho (giảm 5.000) | Nợ Đối ứng chi phí cộng vào kho 5.000 / Có Chi phí cộng vào kho 5.000 |
| Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (chi phí 10.000) | Nợ Chi phí cộng vào kho 10.000 / Có Đối ứng chi phí cộng vào kho 10.000 |
Chuyển kho thông thường giữa các kho không làm đổi tổng giá trị tồn kho, nên ERPNext không ghi bút toán nào.
Vì mỗi cặp luôn triệt tiêu nhau về 0, Bảng cân đối kế toán không bị ảnh hưởng. Các tài khoản này chỉ để hiện biến động giá trị tồn kho trong Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối số phát sinh, phục vụ phân tích giá vốn hàng bán.
