Tính giá tồn kho theo số sê-ri
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tính giá tồn kho theo số sê-ri
Trên Mặt hàng (Item) có một ô tích là Dùng giá trị theo số sê-ri (Use Serial No Wise Valuation). Ô này quyết định cách tính giá vốn cho mặt hàng quản lý theo số sê-ri (giá vốn hàng bán và đơn giá tồn kho). Nó không đổi việc số sê-ri có được theo dõi hay không, vì số sê-ri luôn được theo dõi. Nó chỉ đổi cách tính giá vốn của một sản phẩm xuất kho.
Ô này tích sẵn theo mặc định. Vì vậy mặt hàng hiện có của bạn không thay đổi gì, trừ khi bạn bỏ tích.
Tóm tắt
| Tích (mặc định) | Bỏ tích | |
|---|---|---|
| Số sê-ri được tạo và theo dõi | Có | Có |
| Lưu giá vốn theo từng số sê-ri | Có | Không |
| Giá vốn của một sản phẩm xuất kho | Đúng giá đã mua của sản phẩm đó | Giá vốn bình quân của mặt hàng |
| Phù hợp khi | Có hàng trăm số sê-ri | Có hàng triệu số sê-ri |
Quy tắc nhanh: nếu bạn đếm được số sê-ri bằng tay, hãy để tích. Nếu hàng về theo xe tải, hãy bỏ tích.
Ô này làm gì
Khi tích
Mỗi số sê-ri mang giá vốn riêng của nó.
Bạn mua laptop LAP-001 giá 50.000.000 đ và laptop LAP-002 giá 55.000.000 đ. Khi giao LAP-002, ERPNext tìm đúng số sê-ri đó và trừ 55.000.000 đ khỏi giá trị tồn kho. Chính xác từng chiếc một.
Để làm vậy, ERPNext lưu và đọc giá vốn của từng số sê-ri.
Khi bỏ tích
Số sê-ri vẫn được tạo. Bạn vẫn thấy chiếc nào giao cho khách nào, vẫn xử lý bảo hành, vẫn truy xuất khi thu hồi. Khả năng truy xuất không đổi.
Khác biệt duy nhất là cách tính giá vốn. ERPNext ngừng lưu giá vốn riêng cho từng số sê-ri và dùng một giá vốn bình quân cho cả mặt hàng.
Khi nào nên để tích
Để tích khi giá của từng sản phẩm thực sự khác nhau và sự khác biệt đó ảnh hưởng đến sổ sách.
Các trường hợp thường gặp:
- Máy móc, thiết bị: mỗi chiếc đắt tiền và mua theo giá thương lượng.
- Laptop, máy chủ, thiết bị y tế: cấu hình khác nhau nên giá khác nhau.
- Xe: mỗi chiếc có giá vốn riêng, và bạn cần biết đúng giá vốn của chiếc đã bán.
- Mọi mặt hàng mà giá chiếc này có thể gấp đôi chiếc kia, và báo cáo lợi nhuận sẽ sai nếu lấy trung bình.
Ở các trường hợp này, bạn có vài chục, vài trăm, cùng lắm vài nghìn số sê-ri. Lưu giá vốn từng số không gây gánh nặng nào, và độ chính xác đáng giá.
Khi nào nên bỏ tích
Bỏ tích khi có rất nhiều số sê-ri và các sản phẩm gần như cùng giá.
Ví dụ: thẻ SIM
Một nhà phân phối viễn thông mua thẻ SIM. Mỗi thẻ có một số sê-ri duy nhất, vì cơ quan quản lý yêu cầu và vì phải truy xuất được thẻ về khách hàng đã kích hoạt.
Số liệu như sau:
- Mỗi thẻ SIM giá khoảng 20.000 đ.
- Một lần mua là 500.000 thẻ.
- Trong một năm công ty xử lý hàng triệu số sê-ri.
Nếu tích ô này, ERPNext phải lưu và đọc giá vốn của từng thẻ trong hàng triệu thẻ đó. Mỗi lần giao 10.000 thẻ SIM là tra 10.000 giá vốn riêng lẻ. Phiếu kho trở nên chậm và nặng, dữ liệu khó quản lý.
Và công sức đó mang lại gì? Thẻ số 4.271.905 giá 20.000 đ. Thẻ số 4.271.906 giá 20.000 đ. Giá vốn bằng nhau. Bạn trả một cái giá hiệu năng rất lớn để theo dõi một khác biệt không tồn tại.
Đây đúng là trường hợp nên bỏ tích. Bạn vẫn truy xuất đầy đủ từng thẻ SIM: về lô nào, giao cho đại lý nào, kích hoạt khi nào. Còn giá vốn dùng một mức bình quân đơn giản.
Các mặt hàng khác cùng tình huống
- Cáp, đầu nối, ốc vít bán theo nghìn cái nhưng phải đánh số sê-ri để tuân thủ quy định.
- Công tơ điện, đồng hồ nước cấp phát hàng loạt.
- Đầu thu truyền hình, thẻ thông minh, thẻ RFID.
- Mọi mặt hàng giá trị thấp phải đánh số sê-ri vì quy định hoặc khách hàng yêu cầu, chứ không phải vì bạn cần tính giá vốn từng chiếc.
Cách quyết định
Tự hỏi ba câu:
- Mặt hàng này sẽ có bao nhiêu số sê-ri? Hàng nghìn thì ổn. Hàng triệu thì thành vấn đề.
- Có khi nào hai sản phẩm cùng mặt hàng giá chênh đáng kể không? Nếu luôn gần bằng nhau, tính giá theo từng số sê-ri không có ích gì.
- Có ai hỏi "chiếc đó giá vốn bao nhiêu" không? Nếu không, bạn không cần tính giá theo số sê-ri.
Nếu số lượng rất lớn và giá vốn đều nhau và không ai hỏi giá vốn từng chiếc, hãy bỏ tích.
Các quy tắc cần biết
Bỏ tích được bất cứ lúc nào
Kể cả khi mặt hàng đã có tồn kho và số sê-ri, bạn tắt tính giá theo số sê-ri bất cứ lúc nào.
Đã có số sê-ri thì không tích lại được
Điều này quan trọng. Khi ô bị bỏ tích, ERPNext không ghi giá vốn của từng số sê-ri. Thông tin đó chưa từng được lưu. Nếu tích lại, hệ thống không có giá vốn để tra cho các sản phẩm hiện có và sẽ định giá sai.
Vì vậy hãy coi việc bỏ tích là một quyết định có chủ ý. Với mặt hàng mới chưa có số sê-ri nào, bạn bật tắt thoải mái.
Phương pháp tính giá chuyển thành bình quân gia quyền, nhưng chỉ sau phiếu kho đầu tiên
Khi mặt hàng đã được dùng trong một giao dịch kho, việc bỏ tích sẽ đặt Phương pháp tính giá tồn kho (Valuation Method) của mặt hàng thành Bình quân gia quyền (Moving Average), và bạn không đổi sang FIFO hay LIFO được nữa.
Lý do đơn giản. FIFO và LIFO hoạt động bằng cách lấy các lớp giá vốn theo thứ tự, ví dụ "chiếc cũ nhất giá 20.000 đ, chiếc kế tiếp giá 21.000 đ". Cách này chỉ có nghĩa khi hệ thống biết chiếc nào là chiếc nào. Khi không còn theo dõi giá từng số sê-ri, các lớp đó không còn khớp với chiếc xuất kho thực tế. Bình quân gia quyền dùng một giá trung bình cho tất cả, nên không cần biết đó là chiếc nào.
Nếu mặt hàng chưa có biến động kho, không có gì bị khóa. Bạn bỏ tích mà vẫn chọn FIFO hoặc LIFO được. Việc khóa chỉ bắt đầu từ phiếu kho đầu tiên.
Hàng trả lại theo cùng quy tắc
Khi bỏ tích, trả hàng mua được tính theo giá vốn bình quân của mặt hàng, giống mọi lần xuất kho khác, chứ không theo giá gốc đã mua của đúng số sê-ri đó.
Ví dụ có số
Một mặt hàng có tồn kho như sau:
- 2 chiếc mua giá 100.000 đ mỗi chiếc
- 2 chiếc mua giá 200.000 đ mỗi chiếc
- Giá vốn bình quân: (2 × 100.000 + 2 × 200.000) / 4 = 600.000 / 4 = 150.000 đ
Bây giờ xuất đi một chiếc đã mua giá 200.000 đ.
| Giao dịch | Tích | Bỏ tích |
|---|---|---|
| Giao hàng | 200.000 đ | 150.000 đ |
| Khách trả hàng (sales return) | 200.000 đ | 150.000 đ |
| Trả hàng mua (purchase return) | 200.000 đ | 150.000 đ |
Khi tích, hệ thống tìm đúng chiếc đó và dùng giá vốn thật là 200.000 đ. Khi bỏ tích, hệ thống dùng giá bình quân 150.000 đ mà không cần biết đó là chiếc nào.
Những gì không đổi
Bỏ tích ô này không ảnh hưởng đến các việc sau:
- Số sê-ri vẫn được tạo và ghi nhận.
- Bạn vẫn thấy số sê-ri nào đã nhận, đang ở đâu và đã giao cho khách hàng nào.
- Các báo cáo bảo hành, AMC, thu hồi và truy xuất nguồn gốc hoạt động như cũ.
- Các báo cáo Sổ kho, Số dư kho và Tuổi tồn kho vẫn hiển thị giá trị đúng.
Chỉ có cách tính giá vốn thay đổi.
Mặt hàng hiện có
Khi nâng cấp, mọi mặt hàng đã có số sê-ri đều được tích ô này. Cách định giá hiện tại được giữ nguyên. Không có gì thay đổi cho đến khi bạn tự quyết định bỏ tích ở một mặt hàng cụ thể.