Quy tắc thuế
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Quy tắc thuế
Quy tắc thuế (Tax Rule) tự chọn mẫu thuế và phí bán hàng hoặc mua hàng khi giao dịch khớp với điều kiện của quy tắc. Người dùng không phải nhớ mẫu thuế nào áp dụng cho khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, địa điểm hay giai đoạn nào.
Quy tắc chỉ chọn mẫu. Mẫu được chọn mới chứa tài khoản thuế, thuế suất và cách tính để tính thuế cho giao dịch.
Thông tin giao dịch được xét có thể gồm: đối tượng, nhóm đối tượng, mặt hàng, nhóm mặt hàng, địa điểm xuất hóa đơn hoặc giao hàng, nhóm thuế (Tax Category), ngày, công ty và mức ưu tiên.
Trước khi bắt đầu
- Tạo mẫu thuế và phí bán hàng hoặc mẫu thuế và phí mua hàng mà quy tắc sẽ chọn. Kiểm tra công ty, tài khoản, thuế suất và cách tính của mẫu bằng một giao dịch Nháp tiêu biểu.
- Tạo nhóm thuế khi cách xử lý thuế phụ thuộc vào phân loại đối tượng hoặc địa chỉ. Nhóm thuế đặc biệt hữu ích khi nhiều khách hàng, nhà cung cấp hoặc địa điểm có chung cách xử lý.
- Lên danh sách quy tắc trước khi nhập. Với mỗi cách xử lý thuế, ghi ra tập điều kiện ít nhất đủ để phân biệt nó. Vài quy tắc không chồng nhau dễ kiểm soát hơn nhiều quy tắc rộng và chồng chéo.
Tạo quy tắc thuế
Vào Trang chủ > Kế toán > Thuế > Quy tắc thuế (Tax Rule) và bấm Thêm Quy tắc thuế (Add Tax Rule).
- Ở Loại thuế (Tax Type), chọn Bán hàng (Sales) hoặc Mua hàng (Purchase).
- Chọn mẫu thuế bán hàng hoặc mẫu thuế mua hàng tương ứng.
- Chỉ đánh dấu Dùng cho giỏ hàng (Use for Shopping Cart) khi quy tắc cũng phải áp dụng cho thanh toán trên website.
- Thêm các điều kiện xác định giao dịch cần áp dụng.
- Đặt ngày hiệu lực nếu quy tắc chỉ dùng tạm thời hoặc thay đổi theo kỳ thuế.
- Đặt mức ưu tiên và công ty.
- Lưu.
Quy tắc trong ví dụ chọn mẫu Nova Standard Sales Tax 8% cho khách hàng Northstar Retail thuộc nhóm thuế Standard Tax.
Các trường chính
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại thuế (Tax Type) | Quy tắc dùng cho giao dịch bán hay mua |
| Mẫu thuế bán hàng (Sales Tax Template) | Mẫu được chọn khi quy tắc là Bán hàng |
| Mẫu thuế mua hàng (Purchase Tax Template) | Mẫu được chọn khi quy tắc là Mua hàng |
| Dùng cho giỏ hàng (Use for Shopping Cart) | Áp quy tắc Bán hàng cho cả thanh toán trên website |
| Khách hàng hoặc Nhà cung cấp (Customer / Supplier) | Chỉ áp dụng cho một đối tượng |
| Nhóm khách hàng hoặc Nhóm nhà cung cấp (Customer Group / Supplier Group) | Áp dụng cho các đối tượng trong nhóm |
| Mặt hàng hoặc Nhóm mặt hàng (Item / Item Group) | Giới hạn theo mặt hàng trên giao dịch |
| Địa điểm xuất hóa đơn hoặc giao hàng (Billing / Shipping) | So khớp thành phố, quận/huyện, tỉnh/bang, mã bưu chính hoặc quốc gia |
| Nhóm thuế (Tax Category) | So khớp cách xử lý lấy từ đối tượng, địa chỉ hoặc giao dịch |
| Từ ngày, Đến ngày (From Date, To Date) | Khoảng thời gian quy tắc có hiệu lực |
| Ưu tiên (Priority) | Quy tắc nào được xét trước khi nhiều quy tắc tương tự cùng khớp; 1 là cao nhất |
| Công ty (Company) | Chỉ áp dụng cho một công ty |
Để trống điều kiện nào không cần. Mỗi điều kiện được điền sẽ thu hẹp phạm vi: quy tắc có Khách hàng, Thành phố xuất hóa đơn và Nhóm thuế chỉ áp dụng khi cả ba cùng khớp.
Áp dụng theo khách hàng hoặc nhà cung cấp
Chọn một khách hàng hoặc nhà cung cấp cụ thể khi cách xử lý chỉ dành cho đối tượng đó. Dùng nhóm khách hàng hoặc nhóm nhà cung cấp khi nhiều đối tượng có chung cách xử lý.
Khi chọn đối tượng, ERPNext có thể lấy địa chỉ xuất hóa đơn và địa chỉ giao hàng liên kết làm thông tin giao dịch. Nhóm thuế cũng có thể lấy từ địa chỉ, tùy thiết lập trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings).
Nếu quy tắc cần áp dụng rộng, để trống đối tượng và dùng nhóm đối tượng hoặc nhóm thuế phù hợp. Kiểm tra kỹ quy tắc rộng để nó không áp thuế cho đối tượng được miễn hoặc ngoài phạm vi.
Áp dụng theo mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng
Dùng điều kiện Mặt hàng hoặc Nhóm mặt hàng khi mẫu thuế của cả giao dịch phụ thuộc vào hàng hóa, dịch vụ được mua bán.
Nếu các mặt hàng trong cùng giao dịch có thuế suất khác nhau, dùng mẫu thuế mặt hàng (Item Tax Template) để thay thuế suất. Mẫu thuế và phí của giao dịch vẫn phải có dòng chứa tài khoản thuế tương ứng.
Phân vai rõ ràng:
- Quy tắc thuế chọn mẫu thuế cho cả giao dịch.
- Mẫu thuế của giao dịch cung cấp các dòng thuế và tài khoản.
- Mẫu thuế mặt hàng có thể thay thuế suất cho mặt hàng phù hợp.
Đừng tạo logic chồng chéo giữa giao dịch và mặt hàng mà không kiểm tra kết quả kết hợp. Đặt tên mẫu giao dịch và mẫu mặt hàng khác nhau, dễ hiểu, để người dùng phân biệt được.
Áp dụng theo địa điểm
Quy tắc có thể so khớp thành phố, quận/huyện, tỉnh/bang, mã bưu chính hoặc quốc gia trên địa chỉ xuất hóa đơn hoặc địa chỉ giao hàng. Dùng địa chỉ nào quyết định thuế theo quy định nơi bạn hoạt động.
Ví dụ dưới đây yêu cầu Thành phố xuất hóa đơn (Billing City) là Metro City, ngoài điều kiện khách hàng Northstar Retail và nhóm thuế Standard Tax.
Giá trị địa điểm lấy từ địa chỉ được chọn trên giao dịch. Nếu quy tắc không khớp, kiểm tra địa chỉ thực tế trên giao dịch, không chỉ thông tin trên hồ sơ đối tượng.
Điều kiện địa điểm hữu ích cho thuế tính theo nơi nhận hàng, xử lý xuất khẩu và thuế suất theo vùng. Nhập địa chỉ theo một chuẩn thống nhất để giá trị khớp chính xác với quy tắc.
Dùng nhóm thuế trong quy tắc
Nhóm thuế xác định một cách xử lý thuế, ví dụ Standard Tax (thông thường), Export (xuất khẩu) hoặc Tax Exempt (miễn thuế). Gán nhóm thuế cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc địa chỉ, rồi dùng nó làm điều kiện trong quy tắc thuế.
Một nhóm thuế có thể xuất hiện trong nhiều quy tắc. Ví dụ, Standard Tax có thể có một quy tắc Bán hàng và một quy tắc Mua hàng, hoặc các quy tắc riêng cho từng công ty, từng giai đoạn. Các điều kiện còn lại quyết định quy tắc nào áp dụng cho giao dịch.
Bản thân nhóm thuế không chứa thuế suất. Nếu giao dịch có nhóm thuế nhưng bảng thuế trống, kiểm tra xem có quy tắc nào khớp không và mẫu của quy tắc đó có dòng thuế hợp lệ không.
Đặt thời gian hiệu lực và mức ưu tiên
Dùng Từ ngày (From Date) và Đến ngày (To Date) khi thuế suất hoặc cách xử lý chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian. Chỉ để trống cả hai khi quy tắc không giới hạn thời gian.
Khi quy tắc thay đổi từ đầu một kỳ thuế, tạo trước quy tắc mới với Từ ngày muộn hơn. Đặt Đến ngày cho quy tắc cũ để hai khoảng hiệu lực không chồng lên nhau.
Nếu nhiều quy tắc có điều kiện tương tự, Ưu tiên (Priority) quyết định thứ tự: 1 là cao nhất, 2 thấp hơn, cứ thế tiếp tục.
Mức ưu tiên không sửa được thiết lập mâu thuẫn. Hãy làm cho điều kiện khác biệt nhất có thể, và chỉ dùng ưu tiên khi thực sự có thứ bậc, ví dụ ngoại lệ cho một khách hàng cụ thể được ưu tiên hơn quy tắc chung theo nhóm thuế.
Kiểm tra kết quả trên giao dịch
Tạo hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, báo giá hoặc đơn hàng ở trạng thái Nháp, sao cho giao dịch khớp với quy tắc.
- Chọn công ty, đối tượng và địa chỉ xuất hóa đơn hoặc giao hàng.
- Kiểm tra nhóm thuế.
- Thêm vài mặt hàng tiêu biểu.
- Kiểm tra mẫu thuế và phí được chọn.
- Xem từng dòng thuế, số tiền thuế và Tổng cộng (Grand Total).
Với quy tắc ví dụ, khi chọn Northstar Retail có địa chỉ xuất hóa đơn tại Metro City và nhóm thuế Standard Tax, hệ thống chọn mẫu thuế bán hàng 8%.
Luôn thử mỗi quy tắc với một giao dịch phải khớp và một giao dịch không được khớp. Cách này giúp phát hiện điều kiện quá rộng, thiếu dữ liệu địa chỉ và xung đột ưu tiên ngoài ý muốn.
Quy tắc cho giỏ hàng
Chỉ đánh dấu Dùng cho giỏ hàng với quy tắc Bán hàng dùng để tính thuế khi thanh toán trên website. Thông tin khách hàng trên website, địa chỉ và dữ liệu mặt hàng phải đáp ứng điều kiện của quy tắc.
Kiểm tra thanh toán trên website riêng với giao dịch tạo trong Desk. Một quy tắc chạy đúng sau khi người dùng Desk chọn hoặc sửa địa chỉ có thể không có đủ dữ liệu ở bước sớm hơn của quá trình thanh toán trên website. Xem toàn bộ quy trình tại Giỏ hàng.
Xử lý sự cố
Không có mẫu thuế nào được chọn
Kiểm tra Loại thuế khớp với giao dịch, quy tắc và mẫu thuộc đúng công ty, ngày giao dịch nằm trong thời gian hiệu lực. So từng điều kiện đã điền trên quy tắc với khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhóm, địa chỉ và nhóm thuế thực tế trên giao dịch Nháp.
Hệ thống áp dụng sai quy tắc
Tìm quy tắc đang hoạt động khác có điều kiện chồng lấn. So mức ưu tiên và ngày hiệu lực. Đặt ưu tiên cao hơn cho ngoại lệ cụ thể so với quy tắc chung, hoặc sửa điều kiện để các quy tắc không chồng nhau.
Quy tắc theo địa điểm không khớp
Mở địa chỉ xuất hóa đơn hoặc giao hàng đã chọn trên giao dịch, so thành phố, quận/huyện, tỉnh/bang, mã bưu chính và quốc gia với quy tắc. Nếu nhóm thuế cũng là điều kiện, kiểm tra trong Cài đặt kế toán xem nhóm thuế được lấy từ địa chỉ nào.
Thuế suất riêng của mặt hàng không được áp dụng
Kiểm tra mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng được gán, nhóm thuế của mẫu thuế mặt hàng, và các dòng tài khoản thuế trong mẫu thuế của giao dịch. Nếu nhóm thuế hoặc thiết lập mặt hàng thay đổi sau khi đã thêm hàng, kiểm tra lại hoặc thêm lại các dòng bị ảnh hưởng.
Câu hỏi thường gặp
Không. Quy tắc chọn một mẫu thuế và phí bán hàng hoặc mua hàng. Mẫu đó cung cấp các dòng, tài khoản, thuế suất và cách tính cho giao dịch.
Có. Các quy tắc có thể khác nhau về Bán hàng hay Mua hàng, công ty, đối tượng, địa điểm, mặt hàng, ngày hiệu lực và mức ưu tiên. Hãy thiết kế sao cho ERPNext xác định được đúng mẫu cho từng giao dịch.
Ưu tiên 1 cao hơn. Dùng nó cho quy tắc cụ thể nhất, cần được áp dụng trước khi có nhiều quy tắc tương tự cùng khớp.
So sánh địa chỉ, nhóm thuế, công ty và ngày giao dịch của hai khách hàng. Điều kiện địa điểm hoặc nhóm thuế có thể khác nhau dù hai khách hàng cùng một nhóm khách hàng.
Dùng quy tắc thuế để chọn mẫu thuế cho cả giao dịch. Dùng mẫu thuế mặt hàng khi từng mặt hàng cần thuế suất riêng trong phạm vi mẫu đó. Cả hai cần nhóm thuế nhất quán và tài khoản thuế khớp nhau.