Nhóm khách hàng (Customer Group)

Nhóm khách hàng (Customer Group) phân loại các khách hàng giống nhau vào một cây phân cấp. Nhóm giúp phân tích bán hàng dễ hơn, và có thể cung cấp các mặc định chung về giá, thanh toán, công nợ và kế toán cho khách hàng và chứng từ.

Hãy dùng nhóm cho sự phân biệt ổn định trong kinh doanh, như bán lẻ, bán buôn, cơ quan nhà nước hoặc khách hàng chiến lược. Đừng dùng cho chiến dịch tạm thời hay khu vực bán hàng của từng người.

Vì sao nên dùng nhóm khách hàng?Copy Anchor Link

Nhóm khách hàng có năm lợi ích thực tế:

• Phân tích bán hàng rõ hơn: so sánh doanh thu, giá trị đơn hàng và xu hướng bán giữa các nhóm khách hàng.
• Mặc định nhất quán: tự điền bảng giá và điều khoản thanh toán chung khi khách hàng chưa có thiết lập riêng.
• Ít phải cài đặt lặp lại: quản lý các mặc định thương mại dùng chung một lần, thay vì cấu hình từng khách hàng.
• Kiểm soát ở cấp nhóm: đặt hạn mức tín dụng theo công ty và, khi cần, tài khoản phải thu hoặc tài khoản ứng trước.
• Cây dễ mở rộng: nhóm cha cho các loại lớn, nhóm lá cho khách hàng được chọn trên chứng từ.

Ví dụ: Nova Electronics Trading có thể tách khách hàng bán lẻ, bán buôn, cơ quan nhà nước và sàn thương mại điện tử. Ban quản lý phân tích được từng nhóm, còn nhân viên bán hàng nhận đúng mặc định khi chọn khách hàng.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Lên kế hoạch cho cây trước khi thêm nhóm:

• Chọn nhóm cha cho nhóm mới.
• Quyết định bản ghi mới sẽ chứa khách hàng hay chỉ chứa các nhóm khác.
• Xác định mặc định nên đặt ở nhóm, ở từng khách hàng hay ở từng chứng từ.
• Xác nhận bảng giá, điều khoản thanh toán, tài khoản phải thu và chính sách công nợ cần dùng.

ERPNext có sẵn các nhóm như Commercial, Government, Individual và Non Profit. Bạn có thể giữ nguyên, đổi tên cẩn thận, hoặc thêm nhóm theo nhu cầu báo cáo.

Tạo nhóm khách hàngCopy Anchor Link

1. Mở Trang chủ > Bán hàng > Nhóm khách hàng (Customer Group).
2. Ở chế độ xem Cây (Tree), chọn nhóm cha.
3. Chọn Thêm nút con (Add Child) hoặc Mới (New).
4. Nhập Tên nhóm khách hàng (Customer Group Name).
5. Chọn Là nhóm (Is Group) nếu nút này sẽ chứa các nhóm con thay vì khách hàng.
6. Lưu nhóm khách hàng.

Chỉ nút lá mới được chọn trên chứng từ. Nếu bật Là nhóm, hãy tạo ít nhất một nhóm lá con trước khi gán khách hàng.

Ví dụ về cây nhómCopy Anchor Link

Nova Electronics Trading có thể giữ Nova Commercial Customers là một nhóm lá nằm dưới All Customer Groups. Sau này nếu báo cáo cần chi tiết hơn, công ty có thể biến nó thành nhóm cha với các nhóm con Bán lẻ, Bán buôn, Sàn thương mại điện tử, rồi chuyển khách hàng vào đúng nhóm lá.

Các cách tạo nhóm khách hàng khácCopy Anchor Link

• Dùng Nhập dữ liệu (Data Import) cho một cây có nhiều nhóm đã được rà soát.
• Tạo nhóm ngay từ ô chọn Nhóm khách hàng nếu có quyền, sau đó quay lại chế độ xem Cây để kiểm tra nhóm cha.
• Dùng tích hợp đã được duyệt khi hệ thống dữ liệu gốc khác quản lý việc phân nhóm khách hàng.

Khi nhập dữ liệu, tạo nhóm cha trước nhóm con. Hãy xem lại cây sau khi nhập, đừng cho rằng thứ tự trong bảng tính sẽ cho ra đúng cây mong muốn.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Mặc định chỉ được dùng khi chưa có giá trị cụ thể hơn. Trước khi tin vào cấu hình nhóm mới, hãy kiểm tra giá trị được điền trên một báo giá, đơn bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng mới.

Thiết lập mặc định và kiểm soát công nợCopy Anchor Link

Đặt mặc định ở cấp nhóm khi phần lớn thành viên dùng chung một chính sách:

• Chọn bảng giá cho một phân khúc có chung mức giá.
• Chọn mẫu điều khoản thanh toán cho lịch đến hạn tiêu chuẩn.
• Chỉ thêm tài khoản riêng theo công ty khi nhóm phải hạch toán khác với tài khoản Debtors mặc định của công ty trong hệ thống tài khoản.
• Thêm một dòng hạn mức tín dụng cho mỗi công ty cần hạn mức ở cấp nhóm.

Xem hướng dẫn hạn mức tín dụng để xác định chứng từ nào sẽ bị chặn. Lịch thanh toán chỉ quy định khi nào đến hạn trả, không làm tăng hạn mức tín dụng còn lại.

Giá trị ở cấp khách hàng và cấp chứng từ có thể cụ thể hơn giá trị của nhóm. Hãy ghi lại thứ tự ưu tiên để người dùng biết cần sửa ở đâu khi gặp mặc định không mong muốn.

Lưu và các bước tiếp theoCopy Anchor Link

Nhóm khách hàng chỉ cần Lưu, không cần Gửi. Sau khi lưu:

• gán khách hàng mới hoặc cũ vào một nhóm lá;
• lập thử một chứng từ bán hàng và kiểm tra các mặc định được điền;
• xem phân tích bán hàng theo nhóm khách hàng;
• giữ cây đủ nông để người dùng luôn chọn đúng nhóm lá.

Chuyển khách hàng sang nhóm khác chỉ ảnh hưởng đến phân loại và bộ lọc báo cáo từ lúc đó. Chứng từ đã Gửi giữ nguyên giá trị đã lưu.

Các loại nútCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Khách hàng
• Bảng giá
• Điều khoản thanh toán
• Hạn mức tín dụng