Mẫu thuế và phí mua hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mẫu thuế và phí mua hàng
Mẫu thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges Template) là bộ dòng thuế và phí dùng lại được cho giao dịch mua. Dùng mẫu này cho thuế đầu vào, thuế nhập khẩu, cước vận chuyển, bảo hiểm, phí bốc xếp hoặc chi phí khác có ảnh hưởng đến tổng phải trả nhà cung cấp, giá trị hàng tồn kho, hoặc cả hai.
Mẫu dùng được trên yêu cầu báo giá, báo giá nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng (ở những chứng từ có trường này). Khi chọn mẫu, các dòng được chép vào giao dịch và tính theo mặt hàng, số lượng thực tế.
Mẫu mua hàng cần thêm một quyết định mà mẫu bán hàng thường không có: một khoản chi phí chỉ ảnh hưởng đến số phải trả nhà cung cấp, chỉ ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho, hay cả hai.
Trước khi bắt đầu
- Tạo các tài khoản cần dùng trong hệ thống tài khoản. Tài khoản thuế đầu vào thường có Loại tài khoản (Account Type) là Thuế (Tax). Dòng cước vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu được tính vào giá trị hàng tồn kho có thể dùng tài khoản có loại và cách hạch toán phù hợp với chi phí tính vào giá trị tồn kho.
- Xác nhận giá của nhà cung cấp đã gồm thuế hay chưa.
- Xác định chi phí mua hàng nào đã biết và ghi ngay trên giao dịch mua, chi phí nào sẽ bổ sung sau bằng phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher). Ghi cùng một chi phí ở cả hai nơi sẽ bị tính hai lần.
- Tạo nhóm thuế (Tax Category) khi mẫu đại diện cho một cách xử lý thuế mua hàng riêng. Quy tắc thuế có thể chọn mẫu dựa trên nhà cung cấp, địa chỉ, nhóm thuế, mặt hàng, ngày, công ty và mức ưu tiên.
Tạo mẫu thuế và phí mua hàng
Vào Trang chủ > Kế toán > Thuế > Mẫu thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges Template) và bấm Thêm Mẫu thuế và phí mua hàng.
- Nhập Tiêu đề (Title) rõ ràng, ví dụ
Nova Standard Purchase Tax 5%. - Chọn Công ty (Company).
- Chọn Nhóm thuế (Tax Category) nếu có dùng.
- Chỉ đánh dấu Mặc định (Default) khi đây là mẫu thường dùng cho giao dịch mua mới của công ty.
- Thêm một dòng trong bảng Thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges).
- Bấm biểu tượng bút chì để mở dòng.
- Thiết lập cách tính vào giá trị tồn kho, cộng hay trừ, Loại, tài khoản, thuế suất và mô tả.
- Thêm các dòng phụ thuộc theo đúng thứ tự tính.
- Lưu.
Đánh dấu Vô hiệu hóa (Disabled) để không cho chọn mẫu nữa mà vẫn giữ nguyên các giao dịch đã dùng mẫu.
Mở và thiết lập một dòng
Bảng chỉ hiện gọn các công thức. Bấm biểu tượng bút chì để mở các trường không hiển thị trên lưới.
Đặt Loại, tài khoản và thuế suất. Trên mẫu, các giá trị của dòng vẫn bằng 0, vì Số tiền chưa thuế (Net Amount), Số tiền (Amount) và Tổng (Total) chỉ được tính trên giao dịch.
Chọn dòng ảnh hưởng đến tổng, giá trị tồn kho hay cả hai
Ô Tính thuế hoặc phí vào (Consider Tax or Charge for) quyết định mục đích kế toán của dòng:
| Giá trị | Tổng phải trả nhà cung cấp | Giá trị hàng tồn kho | Trường hợp thường dùng |
|---|---|---|---|
| Tổng (Total) | Có ảnh hưởng | Không phân bổ vào giá trị tồn kho | Thuế đầu vào được khấu trừ, hoặc khoản phí có trên hóa đơn nhưng không tính vào giá trị hàng |
| Giá trị tồn kho (Valuation) | Không ảnh hưởng | Phân bổ vào giá trị hàng | Chi phí đã biết, tính vào giá trị hàng nhưng không nằm trong tổng hóa đơn của nhà cung cấp |
| Giá trị tồn kho và Tổng (Valuation and Total) | Có ảnh hưởng | Phân bổ vào giá trị hàng | Cước vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu nhà cung cấp tính trên hóa đơn và được cộng vào giá trị hàng |
Lựa chọn đúng phụ thuộc vào việc khoản tiền đó được khấu trừ, ghi vào chi phí hay cộng vào giá trị hàng, và có nằm trong số phải trả nhà cung cấp hay không. Hãy Gửi thử một chứng từ nhỏ và kiểm tra bút toán Nợ/Có.
Ô Cộng hoặc trừ (Add or Deduct) quyết định dòng làm tăng hay giảm số tiền cơ sở tương ứng.
Ví dụ:
- Thuế đầu vào được khấu trừ thường chọn Tổng: nó nằm trong số phải trả nhà cung cấp nhưng được ghi vào tài khoản thuế đầu vào (tài sản), không cộng vào giá trị hàng.
- Cước vận chuyển đầu vào đã biết có thể chọn Giá trị tồn kho và Tổng khi nhà cung cấp tính khoản này và nó cần làm tăng cả số phải trả lẫn giá trị hàng.
Các trường chính trên dòng thuế
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tính thuế hoặc phí vào (Consider Tax or Charge for) | Dòng ảnh hưởng đến tổng phải trả, giá trị hàng tồn kho, hay cả hai |
| Cộng hoặc trừ (Add or Deduct) | Dòng làm tăng hay giảm số tiền cơ sở đã chọn |
| Loại (Type) | Cơ sở tính: tổng tiền chưa thuế, số tiền cố định, dòng trước hoặc số lượng |
| Tài khoản (Account Head) | Tài khoản sổ cái mà dòng hạch toán vào |
| Mô tả (Description) | Diễn giải có thể hiện trên chứng từ mua hàng |
| Thuế suất (Tax Rate) | Phần trăm, hoặc số tiền trên mỗi đơn vị, tùy Loại |
| Số tiền thuế (Tax Amount) | Số tiền cố định, dùng khi Loại là Số tiền cố định (Actual) |
| Dòng tham chiếu (Reference Row #) | Dòng phía trên mà cách tính "dòng trước" dựa vào |
| Thuế này đã gồm trong đơn giá? (Is this Tax included in Basic Rate?) | Tách ngược giá chưa thuế khi giá nhà cung cấp đã gồm thuế |
| Đã tính trong số tiền thanh toán (Considered In Paid Amount) | Coi dòng này đã nằm trong số tiền thanh toán, cho các nghiệp vụ thanh toán có hỗ trợ |
| Là tài khoản khấu trừ thuế (Is Tax Withholding Account) | Đánh dấu dòng dùng tài khoản khấu trừ thuế, khi quy trình khấu trừ thuế cần đến |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Phân bổ khoản thu nhập hoặc chi phí, khi tài khoản và yêu cầu báo cáo cần |
Chọn Loại tính thuế
Mẫu mua hàng và mẫu bán hàng dùng chung năm Loại:
| Loại | Cách tính | Thường dùng khi mua hàng cho |
|---|---|---|
| Số tiền cố định (Actual) | Nhập thẳng số tiền | Cước vận chuyển cố định, phí làm thủ tục hải quan, phí chứng từ |
| Tính trên tổng tiền chưa thuế (On Net Total) | Tổng tiền chưa thuế × thuế suất | Thuế đầu vào thông thường trên hàng mua |
| Tính trên số tiền của dòng trước (On Previous Row Amount) | Số tiền của một dòng phía trên × thuế suất | Khoản thu chỉ tính trên một khoản thuế hoặc phí khác |
| Tính trên tổng của dòng trước (On Previous Row Total) | Tổng cộng dồn của một dòng phía trên × thuế suất | Khoản thu tính trên tổng phụ sau một dòng phía trên |
| Tính theo số lượng (On Item Quantity) | Tổng số lượng × số tiền nhập | Phí cố định trên mỗi đơn vị |
Xem ví dụ cụ thể tại Các loại tính thuế trong mẫu thuế. Với hai loại "dòng trước", nhập Dòng tham chiếu và giữ dòng được tham chiếu ở phía trên trong bảng.
Cộng cước vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu đã biết vào giá trị tồn kho
Nếu đã biết số tiền cước vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu khi lập đơn mua hàng, phiếu nhập kho hoặc hóa đơn mua hàng, hãy thêm vào bảng thuế mua hàng và chọn cách tính vào giá trị tồn kho phù hợp:
- Giá trị tồn kho và Tổng: nhà cung cấp tính khoản này trên hóa đơn, và nó cần làm tăng cả số phải trả lẫn giá trị hàng.
- Giá trị tồn kho: chỉ làm tăng giá trị hàng, không đổi số phải trả trên chứng từ đó.
Dùng phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher) khi chi phí chỉ biết sau khi nhận hàng, do bên khác xuất hóa đơn, hoặc cần phân bổ sau. Không bao giờ ghi cùng một khoản cước ở cả hai nơi.
Dòng tính vào giá trị tồn kho chỉ có tác dụng với mặt hàng tồn kho và giao dịch có ảnh hưởng đến kho. Hóa đơn mua dịch vụ vẫn dùng được dòng Tổng cho thuế đầu vào hoặc phí, nhưng không có giá trị tồn kho nào để tăng.
Thiết lập giá nhà cung cấp đã gồm thuế
Đánh dấu Thuế này đã gồm trong đơn giá? khi đơn giá của nhà cung cấp đã gồm thuế. ERPNext sẽ tách ngược ra tiền hàng chưa thuế và tiền thuế, thay vì cộng thuế thêm lần nữa.
Ví dụ, đơn giá nhập $105 đã gồm 5% thuế đầu vào: tiền hàng chưa thuế là $100, tiền thuế là $5. Kiểm tra Đơn giá chưa thuế (Net Rate) trong bảng mặt hàng, dòng thuế và Tổng cộng (Grand Total) để xác nhận kết quả tách ngược.
Thiết lập "đã gồm thuế" nằm trên dòng thuế của giao dịch. Mẫu thuế mặt hàng (Item Tax Template) có thể thay thuế suất của mặt hàng, nhưng vẫn theo cách "đã gồm" hoặc "chưa gồm" thuế của dòng tương ứng.
Dùng mẫu trên giao dịch mua hàng
Tạo hóa đơn mua hàng, đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho ở trạng thái Nháp.
- Chọn công ty, nhà cung cấp và địa chỉ nhà cung cấp.
- Kiểm tra nhóm thuế và mẫu thuế và phí mua hàng.
- Thêm vài mặt hàng tồn kho và dịch vụ tiêu biểu.
- Kiểm tra trên từng dòng: cách tính vào giá trị tồn kho, Cộng hoặc trừ, Loại, tài khoản và thuế suất.
- Kiểm tra tổng tiền chưa thuế, Tổng thuế và phí (Total Taxes and Charges), Tổng cộng và ảnh hưởng đến giá trị tồn kho.
- Chỉ Gửi khi số phải trả và giá trị tồn kho khớp với chứng từ nhà cung cấp và chính sách kế toán.
Trong ví dụ, dòng thuế đầu vào 5% tính ra $26 trên tiền hàng chưa thuế $520. Tổng cộng và số còn nợ nhà cung cấp là $546.
Sau khi Gửi hóa đơn mua hàng, xem sổ cái. Thông thường: ghi Nợ tài khoản thuế đầu vào (tài sản), ghi Nợ tài khoản hàng tồn kho hoặc chi phí tương ứng, và ghi Có phải trả nhà cung cấp theo Tổng cộng.
Áp thuế suất riêng cho mặt hàng
Dùng mẫu thuế mặt hàng khi một số mặt hàng có thuế suất khác với mẫu mua hàng thông thường. Mẫu thuế mặt hàng và dòng thuế của giao dịch phải dùng cùng Tài khoản (Account Head); nhóm thuế và ngày hiệu lực phải khớp với thông tin giao dịch.
Trên hóa đơn mua hàng, khi chọn mẫu thuế mặt hàng còn hiệu lực, ERPNext ưu tiên Ngày hóa đơn nhà cung cấp (Supplier Invoice Date) hơn Ngày hạch toán (Posting Date). Nhờ vậy, hóa đơn nhà cung cấp có ngày trước khi đổi thuế suất nhưng nhập vào hệ thống sau vẫn lấy đúng thuế suất cũ.
Lựa chọn theo quốc gia
Ứng dụng bản địa hóa có thể thêm trường riêng cho từng quốc gia. Ví dụ, bản địa hóa Ấn Độ dùng Is Inter State và thông tin địa chỉ hoặc nơi cung cấp để phân biệt mẫu thuế. Các hành vi này không có sẵn ở mọi nơi.
Làm theo tài liệu của ứng dụng bản địa hóa đã cài, và kiểm tra mã số thuế, địa chỉ, nơi cung cấp và loại hóa đơn. Mẫu thuế dùng chung không nên chứa giả định riêng của một quốc gia.
Xử lý sự cố
Cước vận chuyển không làm tăng giá trị hàng
Kiểm tra ô Tính thuế hoặc phí vào. Dòng chọn Tổng chỉ ảnh hưởng đến số phải trả, không ảnh hưởng đến giá trị tồn kho. Kiểm tra giao dịch có ảnh hưởng đến kho không, và tài khoản cùng chính sách tính giá trị tồn kho có phù hợp không.
Tổng phải trả bị sai
Xem lại Cộng hoặc trừ, thiết lập giá đã gồm thuế, các dòng số tiền cố định và mọi dòng tham chiếu. So từng khoản tiền hàng, thuế, cước và tổng với chứng từ của nhà cung cấp.
Thuế đầu vào hạch toán sai tài khoản
Kiểm tra Tài khoản (Account Head) trên dòng đã chép vào giao dịch, không chỉ trên mẫu. Bảo đảm tài khoản thuộc đúng công ty, có đúng loại tài khoản và cách báo cáo như dự kiến.
Mẫu thuế mặt hàng không được áp dụng
Kiểm tra tài khoản thuế có khớp không, nhóm thuế, thời gian hiệu lực của mẫu gán cho mặt hàng, và Ngày hóa đơn nhà cung cấp. Sau khi đổi thông tin thuế, chọn lại mẫu thuế của giao dịch hoặc thêm lại mặt hàng bị ảnh hưởng.
Câu hỏi thường gặp
Thông thường thuế đầu vào được khấu trừ được ghi riêng, không cộng vào giá trị hàng. Tuy nhiên cách xử lý đúng phụ thuộc vào luật địa phương và chính sách kế toán. Hãy thiết lập và kiểm tra cùng kế toán.
Dùng bảng thuế mua hàng cho chi phí đã biết, nằm trong hoặc gắn với giao dịch. Dùng phiếu phân bổ chi phí mua hàng cho chi phí phát sinh sau hoặc xuất hóa đơn riêng, cần phân bổ vào hàng đã nhận.
Được, nhưng khác biệt phải phản ánh đúng chứng từ nhà cung cấp hoặc một thay đổi thực tế. Kiểm tra kỹ các dòng được chép sang khi tạo hóa đơn từ đơn hàng hoặc phiếu nhập kho.
Mẫu chỉ lưu công thức dùng lại. Số tiền chỉ được tính sau khi các dòng được chép vào một giao dịch có giá trị và số lượng hàng.
Không. Dùng mẫu thuế và phí mua hàng cho giao dịch mua, mẫu thuế và phí bán hàng cho giao dịch bán, vì hai loại chứng từ và cách tính giá trị tồn kho khác nhau.