Báo cáo công nợ phải thu
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo công nợ phải thu
Nova Industries đã Gửi hóa đơn cho nhiều khách hàng. Tổng doanh số cho biết đã xuất hóa đơn bao nhiêu, nhưng bộ phận thu nợ cần biết chuyện khác: ai còn nợ, hóa đơn nào đã quá hạn, và khoản thanh toán hay khoản tín dụng nào chưa được cấn trừ đúng chỗ?
Báo cáo Công nợ phải thu (Accounts Receivable) gom mọi khoản phải thu khách hàng chưa tất toán vào một màn hình. Báo cáo hiển thị:
- số tiền gốc trên hóa đơn;
- các khoản đã thanh toán và Credit Note đã phân bổ;
- số còn nợ;
- ngày đến hạn;
- số ngày khoản nợ đã tồn tại (tuổi nợ).
Ví dụ: báo cáo cho thấy Northstar Retail còn nợ một phần hóa đơn, trong khi một khách hàng khác có khoản tiền ứng trước chưa phân bổ. Dùng báo cáo này để ưu tiên việc đòi nợ, tìm các khoản cấn trừ sai và ước tính tiền sắp thu về, rồi mở đúng hóa đơn hoặc phiếu thu cần xử lý.
Trước khi bắt đầu
- Gửi các hóa đơn bán hàng và ghi nhận tiền khách trả bằng phiếu thu. Chứng từ Nháp không ảnh hưởng đến số dư phải thu.
- Kiểm tra ngày báo cáo và công ty đã đúng chưa.
Chạy báo cáo
- Tìm Accounts Receivable trên thanh tìm kiếm.
- Chọn Công ty (Company) và Ngày hạch toán (Posting Date).
- Khi cần thu hẹp phạm vi, thêm bộ lọc như khách hàng, tài khoản phải thu, trung tâm chi phí, dự án, khu vực (Territory) hoặc nhóm khách hàng.
- Xem các dòng hóa đơn và tổng số còn nợ.
Ý nghĩa các cột
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngày hạch toán (Posting Date) | Ngày ghi sổ bút toán |
| Đối tượng (Party) | Khách hàng đang nợ |
| Số chứng từ (Voucher No) | Hóa đơn bán hàng, bút toán tổng hợp hoặc chứng từ gốc khác |
| Ngày đến hạn (Due Date) | Ngày khách phải thanh toán |
| Số tiền hóa đơn (Invoiced Amount) | Khoản phải thu ban đầu do chứng từ tạo ra |
| Đã thanh toán (Paid Amount) | Số tiền đã phân bổ vào chứng từ |
| Credit Note | Khoản tín dụng đã phân bổ vào chứng từ |
| Số còn nợ (Outstanding Amount) | Số tiền còn lại sau khi trừ các khoản thanh toán và tín dụng |
| Tuổi nợ (Age (Days)) | Số ngày dùng để tính tuổi nợ |
| Các nhóm tuổi nợ | Số còn nợ chia theo khoảng thời gian, ví dụ 0–30 ngày, 31–60 ngày |
Báo cáo có thể hiện số dư âm khi khách có khoản tiền ứng trước hoặc khoản tín dụng chưa phân bổ. Báo cáo cũng có thể vẫn hiện một hóa đơn cũ là còn nợ, khi đã có phiếu thu nhưng phiếu thu đó chưa được phân bổ vào hóa đơn này.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
Dùng Tổng hợp công nợ phải thu (Accounts Receivable Summary) khi cần mỗi khách hàng một dòng thay vì chi tiết từng hóa đơn. Báo cáo này tiện cho các buổi họp thu nợ và khi xem tổng mức rủi ro theo từng khách. Trước khi xử lý, quay lại báo cáo chi tiết để xác định chính xác các chứng từ liên quan.
Xử lý các khoản quá hạn
- Mở hóa đơn bán hàng từ cột Số chứng từ để xem lịch thanh toán.
- Dùng Gửi sao kê công nợ hàng loạt (Process Statement Of Accounts) để gửi sao kê cho nhiều khách hàng.
- Tạo Nhắc nợ (Dunning) cho hóa đơn quá hạn khi cần một thông báo chính thức kèm lãi hoặc phí.
- Dùng Đối chiếu thanh toán khi đã có phiếu thu hoặc khoản tín dụng nhưng chưa phân bổ vào đúng hóa đơn.
- Tạo Credit Note cho hàng trả lại hoặc khoản giảm giá hóa đơn đã được duyệt.
Xử lý sự cố
Phiếu thu đã Gửi nhưng hóa đơn không giảm nợ
Kiểm tra phiếu thu có tham chiếu đến hóa đơn đó không. Nếu phiếu thu chưa được phân bổ, chạy đối chiếu thanh toán để cấn trừ vào hóa đơn.
Báo cáo không khớp với sổ cái
Kiểm tra các bộ lọc công ty, ngày, loại tiền, đối tượng và tài khoản phải thu. Báo cáo công nợ phải thu trình bày theo chứng từ, còn sổ cái hiện từng bút toán riêng lẻ.
Hóa đơn nằm sai nhóm tuổi nợ
Kiểm tra tuổi nợ đang tính theo ngày đến hạn hay ngày hạch toán, rồi xem lại lịch thanh toán của hóa đơn.