Báo cáo công nợ phải thu và phải trả
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo công nợ phải thu và phải trả
Nova Electronics Trading bán chịu cho Northstar Retail và mua chịu thiết bị của Apex Devices. Bộ phận tài chính cần biết khách hàng còn nợ bao nhiêu, Nova phải trả nhà cung cấp bao nhiêu, khoản nào đã quá hạn và hóa đơn nào cần xử lý trước.
- Báo cáo công nợ phải thu (Accounts Receivable) theo dõi hóa đơn và khoản giảm trừ còn để ngỏ của khách hàng.
- Báo cáo công nợ phải trả (Accounts Payable) theo dõi hóa đơn và khoản giảm trừ còn để ngỏ với nhà cung cấp.
Cả hai đều lấy dữ liệu từ Sổ công nợ (Payment Ledger) để hiện số còn nợ và tuổi nợ theo từng hóa đơn, nên bạn không phải tự dựng lại từng lần cấn trừ từ các dòng Sổ cái.
Báo cáo công nợ phải thu
Dùng để xem mức rủi ro công nợ của khách hàng, đôn đốc hóa đơn quá hạn, tìm khoản tiền hoặc giảm trừ chưa cấn trừ, và ước tính tiền sắp thu về.
Báo cáo công nợ phải trả
Dùng để lên kế hoạch trả nhà cung cấp, giữ dòng tiền, tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và tránh để hóa đơn quá hạn.
Chạy báo cáo
- Mở Báo cáo công nợ phải thu hoặc Báo cáo công nợ phải trả.
- Chọn công ty và ngày báo cáo.
- Ở Tính tuổi nợ theo (Ageing Based On), chọn Ngày đến hạn (Due Date) hoặc Ngày hạch toán (Posting Date) tùy mục đích xem.
- Nếu cần, lọc theo đối tượng, tài khoản, khu vực (Territory), nhóm nhà cung cấp (Supplier Group), trung tâm chi phí, dự án, sổ tài chính, loại tiền hoặc chiều phân tích khác.
- Làm mới báo cáo và mở các hóa đơn có số tiền đáng chú ý.
Đọc tuổi nợ
| Phần | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa đến hạn (Current / Not due) | Hóa đơn còn nợ nhưng chưa qua ngày đến hạn. |
| Các nhóm tuổi nợ (Ageing buckets) | Số còn nợ được chia nhóm theo số ngày đã cấu hình. |
| Tổng còn nợ (Total outstanding) | Phần còn lại của hóa đơn sau khi trừ thanh toán đã cấn trừ, hóa đơn trả lại (Credit Note, Debit Note) và các điều chỉnh. |
| Xem theo điều khoản thanh toán | Số còn nợ được chia theo lịch thanh toán của hóa đơn, thay vì coi là một khoản đến hạn duy nhất. |
Từ báo cáo đến việc cần làm
| Phát hiện | Việc tiếp theo |
|---|---|
| Hóa đơn của khách đã quá hạn | Xem lại trao đổi với khách, gửi sao kê công nợ, lập phiếu Nhắc nợ (Dunning) khi phù hợp, hoặc ghi nhận khoản đã thu. |
| Đã có thanh toán mà hóa đơn vẫn mở | Xem tham chiếu trên phiếu thu/chi hoặc dùng Đối chiếu thanh toán. |
| Hóa đơn nhà cung cấp đến hạn | Lập hoặc xem lại phiếu chi, yêu cầu thanh toán (Payment Request) hoặc lệnh chi (Payment Order) theo quy trình duyệt. |
| Số dư đang tranh chấp | Mở hóa đơn, các hóa đơn trả lại và Sổ cái trước khi sửa bất kỳ giao dịch nào. |
Xử lý sự cố
Không thấy một hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn đã Gửi, số còn nợ khác 0, ghi vào đúng tài khoản phải thu hoặc phải trả đang chọn, và nằm trong phạm vi bộ lọc.
Tuổi nợ không như mong đợi
Kiểm tra tuổi nợ đang tính theo ngày hạch toán, ngày đến hạn hay điều khoản thanh toán. Kiểm tra thêm các khoảng tuổi nợ và ngày báo cáo.
Thanh toán không làm giảm số còn nợ
Khoản thanh toán có thể chưa được cấn trừ, đã cấn trừ vào hóa đơn khác, hoặc ghi vào tài khoản công nợ của đối tượng khác. Xem bảng Tham chiếu (References) trên phiếu và Sổ công nợ.
Câu hỏi thường gặp
ERPNext thường dùng một tài khoản phải thu chung và tách số dư theo khách hàng. Cách này giữ Hệ thống tài khoản gọn mà vẫn có chi tiết theo từng đối tượng.
Không. Chứng từ Nháp chưa ghi sổ công nợ phải thu, phải trả nên không nằm trong số còn nợ.
Tùy tài khoản và bộ lọc báo cáo. Khi xem số dư ngoại tệ, hãy so loại tiền của tài khoản, loại tiền của đối tượng và đồng tiền hạch toán của công ty.