Mẫu báo cáo tài chính
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mẫu báo cáo tài chính
Hằng tháng, Nova Industries lập báo cáo cho ban quản lý, nhà đầu tư và bên cho vay. Bộ phận tài chính cần một bản Báo cáo kết quả kinh doanh rút gọn cho hội đồng quản trị, và một Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trình bày kiểu IFRS cho người đọc bên ngoài. Làm lại từng bản trên bảng tính vừa chậm, vừa khó kiểm soát công thức, lại khó chắc rằng mọi bản vẫn khớp với sổ cái.
Mẫu báo cáo tài chính (Financial Report Template) là một khuôn dùng lại được, biến cùng một tập dữ liệu kế toán đã Gửi thành nhiều cách trình bày báo cáo khác nhau. Với mẫu, Nova có thể:
- thống nhất tiêu đề dòng giữa các công ty con;
- dùng lại các phép tính như Lợi nhuận gộp, Biên lợi nhuận hoạt động;
- ẩn dòng bằng 0 hoặc dòng phụ trợ;
- điều khiển dấu và biểu đồ;
- tháng nào cũng ra đúng cấu trúc đã duyệt, mà không phải sửa Hệ thống tài khoản.
Có thể tạo mẫu riêng cho bộ báo cáo hội đồng quản trị, báo cáo nhà đầu tư, báo cáo cho bên cho vay, báo cáo tập đoàn và yêu cầu trình bày của từng nước. Mẫu chỉ điều khiển cách nhóm, nhãn, phép tính và bố cục. Riêng mẫu không làm cho sổ sách tuân thủ IFRS, US GAAP hay quy định của nước nào, vì các yêu cầu về ghi nhận, định giá, khấu hao, thuế và thuyết minh còn phải được cấu hình và được người có chuyên môn rà soát.
Trước khi bắt đầu
- Rà soát Hệ thống tài khoản và gán Nhóm phân loại tài khoản (Account Category) cho các tài khoản mà mẫu sẽ lọc theo nhóm.
- Xác định báo cáo cần những dòng nào, phép tính nào, cấp bậc ra sao và trình bày dấu thế nào.
- Chọn Mã dòng (Line Reference) ổn định để các công thức dùng lại.
- Chạy thử mẫu trên một công ty và kỳ không phải dữ liệu thật trước khi dùng để báo cáo.
Bắt đầu từ một mẫu có sẵn
Mở Mẫu báo cáo tài chính (Financial Report Template). ERPNext có thể có sẵn một số mẫu để bạn xem và chỉnh lại, hoặc bạn tạo mẫu mới cho một yêu cầu báo cáo cần kiểm soát.
Tạo mẫu
- Nhập Tên mẫu (Template Name) dễ hiểu và chọn Loại báo cáo (Report Type).
- Thêm dòng vào bảng Các dòng báo cáo (Report Line Items) theo đúng thứ tự sẽ hiển thị.
- Chọn Nguồn dữ liệu (Data Source) cho từng dòng.
- Đặt Mã dòng duy nhất cho các dòng tính toán hoặc dòng sẽ được dùng lại.
- Cấu hình định dạng, hiển thị, dấu và biểu đồ.
- Lưu, chạy báo cáo tương ứng và đối chiếu kết quả với báo cáo tài chính chuẩn.
Chọn nguồn dữ liệu cho dòng
| Nguồn dữ liệu | Dùng cho | Ví dụ |
|---|---|---|
| Dữ liệu tài khoản (Account Data) | Số dư lấy theo bộ lọc tài khoản hoặc nhóm phân loại | Mọi tài khoản thuộc Doanh thu từ hoạt động kinh doanh |
| Số tính toán (Calculated Amount) | Phép tính dựa trên các dòng được tham chiếu | REVENUE - COST_OF_GOODS_SOLD |
| API tùy chỉnh (Custom API) | Logic phía máy chủ đã duyệt, không làm được bằng bộ lọc chuẩn | Một chỉ tiêu quản trị hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý |
| Dòng trình bày | Tiêu đề, dòng trống hoặc phần bố cục | CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG |
Các trường quan trọng của dòng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên hiển thị (Display Name) | Nhãn dòng mà người đọc báo cáo nhìn thấy. |
| Mã dòng (Line Reference) | Mã duy nhất để phép tính và dòng khác tham chiếu. Bắt đầu bằng chữ cái, chỉ dùng chữ, số hoặc dấu gạch dưới. |
| Công thức hoặc bộ lọc tài khoản | Biểu thức, bộ lọc hoặc đường dẫn API mà nguồn dữ liệu đã chọn sử dụng. |
| Loại số dư (Balance Type) | Số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ hoặc phát sinh trong kỳ. |
| Đảo dấu (Reverse Sign) | Hiển thị dòng với dấu ngược lại. |
| Ẩn nếu bằng 0 (Hide If Zero) | Bỏ dòng trống khỏi báo cáo khi hiển thị. |
| Dòng ẩn (Hidden Line) | Giữ phép tính phụ trợ để dùng nhưng không hiển thị. |
| Đưa vào biểu đồ (Include in Charts) | Cho phép dòng xuất hiện trên biểu đồ của báo cáo, ở nơi được hỗ trợ. |
Viết phép tính an toàn
Nova khai báo REVENUE và COGS là các dòng dữ liệu tài khoản, rồi tính GROSS_PROFIT bằng REVENUE - COGS. Dòng biên lợi nhuận có thể dùng (GROSS_PROFIT / REVENUE) * 100 if REVENUE != 0 else 0 để tránh chia cho 0.
Kiểm tra độ phủ và kết quả
- Mỗi tài khoản cần lấy được đưa vào đúng một lần.
- Công thức chỉ tham chiếu các dòng có thật.
- Không có tham chiếu vòng.
- Dấu ngoặc đóng mở đủ cặp.
Sau đó so kết quả của mẫu với Bảng cân đối kế toán hoặc Báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn, trên cùng công ty, kỳ, sổ tài chính và chiều phân tích.
Xem mẫu trên báo cáo
Nova chọn mẫu Cash Flow Statement (IFRS) trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo giờ dùng tiêu đề, thứ tự, dòng trình bày và phép tính của mẫu, nhưng vẫn đọc cùng các bút toán Sổ cái như trước.
Kết quả tách riêng dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, trình bày các khoản điều chỉnh như khấu hao và chi phí tài chính, và giữ các dòng tổng tính toán như lợi nhuận hoạt động trước thay đổi vốn lưu động. Bộ phận tài chính dùng lại được bản này cho mọi kỳ, và vẫn bấm xem chi tiết số liệu kế toán bên dưới khi cần kiểm tra một con số.
Xử lý sự cố
Công thức tham chiếu một dòng không tồn tại
Kiểm tra dòng nguồn đã có Mã dòng và công thức dùng đúng mã đó. Giữ mã là duy nhất, và tạo dòng nguồn trước các dòng tính toán phụ thuộc vào nó.
Thiếu một tài khoản trên báo cáo
Xem Nhóm phân loại tài khoản của tài khoản và bộ lọc tài khoản của dòng. Kiểm tra thêm đã chọn tài khoản cha hay tài khoản con, và tùy chọn Ẩn nếu bằng 0 có đang ẩn dòng đó không.
Tổng của báo cáo khác báo cáo chuẩn
So cho khớp công ty, khoảng ngày, sổ tài chính, trung tâm chi phí, chiều phân tích, loại tiền, cách xử lý bút toán khóa sổ và tùy chọn lũy kế. Sau đó tìm tài khoản bị bỏ sót hoặc bị lấy trùng.
Câu hỏi thường gặp
Nếu cần giữ mẫu chuẩn làm gốc để so sánh, hãy sửa trên một bản sao có kiểm soát. Ghi lại mọi phép tính tùy chỉnh và mọi chỗ phụ thuộc vào nhóm phân loại tài khoản.
Mẫu thiết kế theo nhóm phân loại tài khoản có thể dùng cho các công ty có hệ thống tài khoản tương tự, nhưng mỗi công ty phải gán tài khoản nhất quán và phải kiểm tra kết quả riêng.
Không. Mẫu chỉ điều khiển cách trình bày và phép tính trong ERPNext, không quyết định báo cáo có đáp ứng yêu cầu pháp lý, kiểm toán hay nộp báo cáo ở nước bạn hay không.