Báo cáo doanh thu nhận trước và chi phí trả trước
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo doanh thu nhận trước và chi phí trả trước
Nova Industries bán gói bảo hành một năm giá 1.200 USD, đồng thời trả trước 1.200 USD cho một năm hỗ trợ phần mềm. Hóa đơn ghi đủ số tiền theo hợp đồng, nhưng mỗi kỳ kế toán chỉ được ghi nhận phần doanh thu đã thực hiện hoặc phần chi phí đã sử dụng trong kỳ đó.
Báo cáo doanh thu nhận trước và chi phí trả trước (Deferred Revenue and Expense Report) so lịch ghi nhận dự kiến với các bút toán phân bổ đã thực sự ghi sổ. Báo cáo giúp bạn biết phần nào đã ghi nhận, phần nào còn treo chờ phân bổ, và hóa đơn hay mặt hàng nào cần kiểm tra.
Trước khi bắt đầu
- Chuẩn bị tài khoản doanh thu nhận trước, chi phí trả trước và cấu hình kế toán phân bổ trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings).
- Bật kế toán phân bổ (deferred accounting) trên mặt hàng hoặc trên dòng hóa đơn liên quan.
- Nhập đúng ngày bắt đầu và ngày kết thúc dịch vụ.
- Gửi hóa đơn và chạy Xử lý phân bổ doanh thu, chi phí (Process Deferred Accounting) theo lịch của công ty.
Xem doanh thu nhận trước
- Mở Báo cáo doanh thu nhận trước và chi phí trả trước.
- Chọn công ty Nova Industries và kỳ báo cáo.
- Chọn phần doanh thu, hoặc lọc theo hóa đơn bán hàng.
- Xem hóa đơn, mặt hàng, ngày dịch vụ, số dự kiến ghi nhận, số đã ghi sổ và số còn lại.
- Khi một dòng cần giải thích, mở hóa đơn hoặc bút toán tổng hợp mà hệ thống đã sinh ra.
Xem chi phí trả trước
Với chi phí trả trước từ hóa đơn mua hàng, chọn phần chi phí. Báo cáo dùng cùng logic để hiện phần đã ghi nhận vào chi phí và phần còn nằm trên tài khoản tài sản chi phí trả trước.
Đọc kết quả
| Giá trị | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Số tiền hóa đơn | Giá trị gốc của mặt hàng phân bổ và loại tiền. |
| Kỳ dịch vụ | Khoảng ngày mà doanh thu hoặc chi phí được ghi nhận dần. |
| Số dự kiến | Số tiền theo lịch, tính cho kỳ đã chọn. |
| Số thực tế | Số đã ghi sổ bằng các bút toán phân bổ. |
| Số sắp tới hoặc còn lại | Phần dự kiến sẽ ghi nhận ở các kỳ sau. |
Kiểm tra bút toán
Mở bút toán tổng hợp đã sinh ra và so tài khoản phân bổ với tài khoản doanh thu hoặc chi phí trên Sổ cái:
- Ghi nhận doanh thu thường ghi Nợ tài khoản nợ phải trả doanh thu nhận trước, ghi Có doanh thu.
- Ghi nhận chi phí thường ghi Có tài khoản tài sản chi phí trả trước, ghi Nợ chi phí.
Xử lý sự cố
Không thấy một hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn đã Gửi, dòng mặt hàng đã bật kế toán phân bổ, đã đặt tài khoản phân bổ và tài khoản doanh thu hoặc chi phí, và kỳ dịch vụ có giao với kỳ báo cáo.
Số dự kiến và số thực tế khác nhau
Chạy Xử lý phân bổ doanh thu, chi phí cho kỳ còn thiếu và kiểm tra các bút toán bị lỗi hoặc còn Nháp. Kiểm tra thêm cách tính trong Cài đặt kế toán, và các bút toán tổng hợp sinh ra có cần Gửi thủ công không.
Số tiền rơi vào sai kỳ
Xem lại ngày hạch toán, ngày bắt đầu và kết thúc dịch vụ, và cách tính phân bổ. Sửa chứng từ gốc bằng quy trình Sửa đổi (Amend) đã được duyệt, không sửa dòng sổ cái.
Câu hỏi thường gặp
Không. Báo cáo chỉ giải thích số dự kiến và số đã ghi nhận. Bút toán ghi nhận do Xử lý phân bổ doanh thu, chi phí tạo ra.
Được. Việc phân bổ được cấu hình theo từng dòng mặt hàng, nên các dòng khác vẫn ghi nhận ngay nếu thiết lập và tài khoản của chúng như vậy.
Phân bổ chỉ đổi thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc chi phí. Thông thường nó không đổi số tiền khách hàng hay nhà cung cấp phải thanh toán theo hóa đơn.