Chi phí trả trước
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Chi phí trả trước
CloudWorks, nhà cung cấp phần mềm cho Nova Industries, xuất hóa đơn $1.200 cho gói dịch vụ một năm. Nova Industries nợ nhà cung cấp ngay bây giờ, nhưng lợi ích của khoản chi này trải đều 12 tháng, không chỉ thuộc tháng ghi hóa đơn mua hàng.
Chi phí trả trước (Deferred Expense) giúp toàn bộ số tiền không dồn vào chi phí của tháng hiện tại. ERPNext giữ khoản chi trong một tài khoản Tài sản, rồi chuyển dần từng phần sang chi phí trong mỗi kỳ dịch vụ.
Dùng chi phí trả trước cho các khoản chi trả tiền hoặc nhận hóa đơn trước, ví dụ: phần mềm theo năm, bảo hiểm, tiền thuê, bảo trì, hợp đồng hỗ trợ.
Ảnh hưởng kế toán
Để đơn giản, giả sử không có thuế.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Gửi hóa đơn mua hàng $1.200 | Chi phí trả trước (tài sản) $1.200 | Creditors (phải trả nhà cung cấp) $1.200 |
| Ghi nhận chi phí một kỳ | Chi phí thuê bao phần mềm | Chi phí trả trước (tài sản) |
| Trả tiền nhà cung cấp | Creditors $1.200 | Ngân hàng $1.200 |
Việc trả tiền chỉ xóa khoản phải trả, không quyết định khi nào chi phí được sử dụng. Thời hạn dịch vụ quyết định thời điểm ghi nhận.
Lưu ý chiều hạch toán: ERPNext ghi Nợ tài khoản chi phí trả trước khi Gửi hóa đơn, sau đó ghi Có tài khoản này mỗi khi ghi nhận chi phí. Một số tài liệu cũ ghi ngược chiều này.
Trước khi bắt đầu
Chuẩn bị:
- một tài khoản chi phí trả trước (loại Tài sản, thường nằm trong nhóm tài sản ngắn hạn) trong hệ thống tài khoản;
- tài khoản chi phí đích (Expense Head) nhận chi phí được ghi nhận;
- một mặt hàng dịch vụ, không phải hàng tồn kho;
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc của hợp đồng hoặc thời hạn bảo hiểm;
- nhà cung cấp và thiết lập hóa đơn mua hàng hợp lệ;
- chính sách ghi nhận theo ngày hay theo tháng trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings).
Đừng dùng quy trình này cho hàng tồn kho cần nhập kho và tính giá trị qua phân hệ Kho. Chi phí trả trước dành cho chi phí được sử dụng dần theo thời gian, không phải số lượng hàng chờ xuất kho.
Thiết lập cách phân bổ
Trong Cài đặt kế toán, chọn:
- ghi nhận theo Ngày (Days) hay Tháng (Months);
- có chạy xử lý tự động hay không;
- ERPNext ghi trực tiếp vào sổ cái hay tạo bút toán tổng hợp.
Ví dụ $12.000: chọn Tháng, một kỳ trọn 12 tháng thường ghi nhận $1.000 mỗi tháng. Chọn Ngày, tháng 30 ngày có thể ghi nhận khoảng $986,30, tháng 31 ngày khoảng $1.019,17, tùy ngày dịch vụ cụ thể. Số ngày dịch vụ khác nhau thì số ghi nhận mỗi tháng khác nhau là bình thường.
Xem chi tiết các thiết lập tại Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí.
Bật chi phí trả trước trên mặt hàng
Mở mặt hàng dùng cho dịch vụ trả trước. Trong tab Kế toán (Accounting), đánh dấu Chi phí trả trước (Deferred Expense). Nếu muốn điền sẵn thời hạn, nhập số tháng ghi nhận chi phí mặc định.
Biểu mẫu mặt hàng chỉ đánh dấu mặt hàng được áp dụng phân bổ. Tài khoản chi phí trả trước và ngày dịch vụ thực tế được xác nhận trên từng dòng hàng của hóa đơn mua hàng.
Tạo hóa đơn mua hàng
Tạo hóa đơn mua hàng cho nhà cung cấp và thêm mặt hàng có chi phí trả trước. Kiểm tra công ty, số và ngày hóa đơn của nhà cung cấp, ngày hạch toán, loại tiền, đơn giá, thuế và trung tâm chi phí.
Trong bảng Mặt hàng (Items), bấm biểu tượng bút chì để mở đầy đủ dòng hàng.
Mở phần Chi phí trả trước (Deferred Expense) và điền:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Bật chi phí trả trước (Enable Deferred Expense) | Áp dụng phân bổ cho dòng hóa đơn này |
| Tài khoản chi phí trả trước (Deferred Expense Account) | Tài khoản tài sản giữ phần chi phí chưa sử dụng |
| Ngày bắt đầu dịch vụ (Service Start Date) | Ngày đầu tiên bắt đầu sử dụng dịch vụ đã mua |
| Ngày kết thúc dịch vụ (Service End Date) | Ngày cuối cùng của thời hạn dịch vụ |
| Ngày dừng dịch vụ (Service Stop Date) | Không bắt buộc; dùng khi dịch vụ dừng sớm |
| Tài khoản chi phí (Expense Head) | Tài khoản đích nhận chi phí được ghi nhận |
Ví dụ dùng tài khoản Prepaid Expenses - NET và Software Subscription Expenses - NET, ngày dịch vụ kéo dài một năm. Chỉ Gửi sau khi đã kiểm tra mọi dòng có phân bổ.
Điều gì xảy ra khi Gửi hóa đơn
ERPNext ghi khoản phải trả nhà cung cấp, nhưng với dòng có phân bổ, hệ thống ghi Nợ tài khoản chi phí trả trước thay vì ghi Nợ ngay tài khoản chi phí đích. Nhờ vậy chi phí cả năm không dồn vào Báo cáo kết quả kinh doanh của một tháng.
Thuế và phí vẫn theo tài khoản và quy tắc đã thiết lập riêng. Chi phí trả trước chỉ điều khiển tiền hàng của dòng đó; nó không tự động phân bổ mọi khoản thuế, cước vận chuyển hay phí trên hóa đơn.
Ghi nhận chi phí
Nếu bật xử lý tự động, ERPNext xử lý các lịch phân bổ bằng tác vụ chạy nền. Nếu không, tạo chứng từ Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting) với Loại (Type) là Chi phí (Expense).
Mỗi kỳ, bút toán ghi nhận ghi Nợ tài khoản chi phí của dòng hóa đơn mua hàng và ghi Có tài khoản chi phí trả trước. Nếu Cài đặt kế toán chọn ghi nhận qua bút toán tổng hợp, ERPNext tạo các bút toán tổng hợp; chúng có thể ở trạng thái Nháp để xem lại hoặc được Gửi tự động.
Khi chọn ghi nhận qua bút toán tổng hợp, mỗi kỳ ghi nhận có một bút toán tổng hợp riêng. Nếu ghi trực tiếp, sổ cái có cùng bút toán Nợ/Có nhưng không có chứng từ bút toán tổng hợp riêng.
Kiểm tra chi phí đã ghi nhận và còn chờ
Mở Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước (Deferred Revenue/Expense Report), kiểm tra hóa đơn mua hàng, thời hạn dịch vụ, số đã xuất hóa đơn, số đã ghi nhận và số còn chờ.
Sau đó xem sổ cái:
- Tài khoản chi phí trả trước bắt đầu bằng số tiền của dòng có phân bổ.
- Mỗi kỳ ghi nhận ghi Có tài khoản này.
- Cùng số tiền đó ghi Nợ tài khoản chi phí đích.
- Hết thời hạn dịch vụ, phần chi phí trả trước phải được ghi nhận hết, trừ chênh lệch làm tròn hoặc thay đổi đã được duyệt.
Kiểm tra riêng khoản phải trả nhà cung cấp. Hóa đơn có thể chưa trả, trả một phần hoặc trả đủ, trong khi chi phí vẫn được ghi nhận độc lập.
Các trường hợp khác và giới hạn
Bảo hiểm trả trước, thuê bao internet, chi phí phát hành nợ và phân bổ tài sản vô hình là các ví dụ thường gặp. Tuy vậy, không phải mọi chi phí dài hạn đều nên xử lý bằng tính năng này trên hóa đơn.
Tài sản cố định thường nên dùng Tài sản (Asset) và quy trình khấu hao của ERPNext. Lãi vay được vốn hóa, tài sản vô hình và chi phí phát hành nợ có thể cần cách hạch toán và báo cáo riêng theo quy định địa phương. Chỉ dùng chi phí trả trước trên dòng hóa đơn mua hàng khi phù hợp với chính sách kế toán đang áp dụng.
Dừng, Hủy hoặc Sửa đổi dịch vụ
Nếu dịch vụ dừng sớm, nhập Ngày dừng dịch vụ (nếu phiên bản hỗ trợ), rồi kiểm tra lần xử lý kế tiếp. Nếu số tiền, ngày hoặc tài khoản trên hóa đơn bị sai, dùng quy trình Hủy và Sửa đổi (Amend) mà hệ thống hỗ trợ.
Đừng ghi một bút toán tổng hợp không có giải thích để xóa số dư chi phí trả trước còn sót. Trước hết, kiểm tra ngày xử lý, trạng thái chứng từ, ngày dừng dịch vụ, các bút toán tổng hợp Nháp được tạo, và kỳ cuối cùng đã được xử lý chưa.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Toàn bộ số tiền vào chi phí ngay | Dòng hàng đã đánh dấu Bật chi phí trả trước, có tài khoản chi phí trả trước và ngày dịch vụ chưa |
| Không thấy bút toán ghi nhận | Xử lý tự động, khoảng ngày đã chọn, tác vụ nền và các bút toán tổng hợp Nháp |
| Số ghi nhận mỗi tháng khác nhau | Có đang ghi nhận theo Ngày không |
| Hết thời hạn mà vẫn còn số dư chi phí trả trước | Ngày xử lý cuối cùng, ngày dừng dịch vụ, trạng thái hóa đơn và các bút toán chưa Gửi |
| Chi phí ghi sai tài khoản | Tài khoản chi phí trên dòng hàng của hóa đơn mua hàng |
Câu hỏi thường gặp
Không. "Chưa trả" nói về khoản phải trả và dòng tiền. "Trả trước" nói về thời điểm ghi nhận chi phí. Một hóa đơn đã trả đủ vẫn có thể còn số dư chi phí trả trước.
Được. Tùy chọn phân bổ, tài khoản và ngày dịch vụ được đặt trên từng dòng hàng.
Đây là trường hợp thường gặp khi hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực cho các kỳ sau. Hãy xác nhận cách xử lý và cơ sở ghi nhận với kế toán.
Vì chúng vẫn ở trạng thái Nháp khi tắt tự động Gửi. Hãy xem lại và Gửi; chỉ khi đó sổ cái mới thay đổi.
Thường là không. Dùng quy trình Tài sản và khấu hao của ERPNext cho tài sản cố định. Chi phí trả trước phù hợp hơn với dịch vụ trả trước và các chi phí tương tự được sử dụng trong một khoảng thời gian xác định.