Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí

Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting) chạy việc ghi nhận cho các lịch phân bổ doanh thu nhận trước hoặc chi phí trả trước đủ điều kiện. Mỗi chứng từ đã Gửi cũng là nhật ký của lần chạy đó.

ERPNext có thể tự tạo các chứng từ này bằng tác vụ nền. Hãy tạo tay khi xử lý tự động đang tắt, một lần chạy theo lịch bị lỡ, hoặc bạn cần chạy có kiểm soát cho một khoảng ngày hay một tài khoản phân bổ cụ thể.

Công cụ này không tự tạo lịch phân bổ. Lịch phân bổ đến từ các dòng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng đã Gửi, có mặt hàng và thiết lập giao dịch bật phân bổ, có tài khoản phân bổ và ngày dịch vụ hợp lệ.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Kiểm tra:

• đã thiết lập doanh thu nhận trước hoặc chi phí trả trước;
• mặt hàng và dòng hóa đơn đã bật tùy chọn phân bổ tương ứng;
• tài khoản phân bổ và tài khoản doanh thu hoặc chi phí đích đúng;
• hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng đã Gửi;
• ngày bắt đầu và kết thúc dịch vụ bao trùm khoảng thời gian định xử lý;
• Cài đặt kế toán (Accounts Settings) đúng chính sách đã duyệt: theo ngày hay theo tháng, ghi trực tiếp hay qua bút toán tổng hợp.

Nếu bật ghi qua bút toán tổng hợp nhưng tắt tự động Gửi, các bút toán tổng hợp được tạo sẽ ở trạng thái Nháp và chưa ảnh hưởng đến sổ cái cho tới khi được xem lại và Gửi.

Tạo một lần chạyCopy Anchor Link

Vào Trang chủ > Kế toán > Kế toán phân bổ (Deferred Accounting) > Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting), bấm Thêm mới (New).

Danh sách gồm cả nhật ký chạy tự động và chạy tay. Xem các chứng từ gần nhất trước khi tạo lần chạy mới để biết những gì đã được xử lý.

Điền các trường:

Với doanh thu nhận trước, chọn Doanh thu. Ví dụ dưới đây chỉ xử lý tài khoản Customer Advances - NET.

Với chi phí trả trước, chọn Chi phí và dùng tài khoản chi phí trả trước tương ứng, ví dụ Prepaid Expenses - NET.

Chỉ dùng bộ lọc Tài khoản khi cố ý muốn chạy hẹp. Để trống nếu cần xử lý mọi tài khoản phân bổ đủ điều kiện của công ty trong khoảng ngày đã chọn.

Chọn ngày cẩn thậnCopy Anchor Link

Khoảng ngày dịch vụ quyết định lần chạy xét những lịch phân bổ nào. Ngày hạch toán quyết định bút toán ghi nhận xuất hiện trên sổ cái vào ngày nào.

Khi chạy cuối tháng, khoảng ngày dịch vụ thường là kỳ đang ghi nhận, và ngày hạch toán thường nằm trong kỳ kế toán đó. Làm theo quy định khóa sổ của doanh nghiệp.

Đừng dùng ngày hạch toán trong tương lai chỉ để bút toán bị thiếu hiện ra. Trước hết, kiểm tra lần chạy trước, ngày hóa đơn và thời hạn dịch vụ có đúng không.

Lưu và GửiCopy Anchor Link

Lưu chứng từ và kiểm tra lại mọi trường. Khi Gửi, quá trình xử lý bắt đầu. Tùy Cài đặt kế toán, ERPNext sẽ:

• ghi bút toán ghi nhận trực tiếp vào sổ cái; hoặc
• tạo các chứng từ bút toán tổng hợp.

Nếu tạo bút toán tổng hợp, thiết lập Gửi bút toán tổng hợp (Submit Journal entries) quyết định chúng có được Gửi tự động không. Bút toán tổng hợp Nháp là một bước duyệt, nhưng việc ghi nhận chưa vào sổ cho tới khi có người Gửi.

Mỗi lần chạy xử lý đều tạo một chứng từ làm nhật ký. Hãy giữ lại chứng từ đã Gửi để phục vụ kiểm tra, đừng coi nó là bản ghi tạm có thể bỏ.

Lần chạy xử lý những gìCopy Anchor Link

ERPNext tìm các hóa đơn đã Gửi có dòng hàng phân bổ trùng với khoảng ngày dịch vụ đã chọn, khớp công ty, Loại và bộ lọc tài khoản (nếu có). Hệ thống tính phần được ghi nhận theo ngày dịch vụ và cơ sở Ngày hoặc Tháng.

Với Doanh thu:

Với Chi phí:

Công cụ không được ghi nhận một số tiền hai lần. ERPNext dựa vào các lần xử lý trước và số đã ghi nhận để xác định phần còn lại. Nếu chạy lại mà ra kết quả lạ, hãy dừng và xem lại chứng từ gốc cùng các nhật ký trước.

Kiểm tra sau khi chạyCopy Anchor Link

Sau khi Gửi:

1. Xem có bút toán tổng hợp được tạo không, và chúng ở trạng thái Nháp hay đã Gửi.
2. Chạy Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước (Deferred Revenue/Expense Report) cho công ty và kỳ đó.
3. Mở sổ cái của tài khoản phân bổ và tài khoản doanh thu hoặc chi phí đích.
4. So số đã ghi nhận với số ngày hoặc số tháng dịch vụ nằm trong lần chạy.
5. Kiểm tra số còn chờ và thời hạn dịch vụ còn lại có hợp lý không.

Nếu quy trình tạo bút toán tổng hợp Nháp, báo cáo và sổ cái có thể chưa hiện số ghi nhận cuối cùng cho tới khi bút toán đó được Gửi.

Xử lý tự độngCopy Anchor Link

Bật Tự động xử lý bút toán phân bổ (Automatically process deferred Accounting entry) trong Cài đặt kế toán khi muốn ERPNext chạy quy trình bằng tác vụ nền theo lịch.

Xử lý tự động giảm việc tay cuối tháng nhưng vẫn cần theo dõi. Kiểm tra bộ lập lịch (scheduler) đang chạy, nhật ký xử lý vẫn được tạo, các bút toán tổng hợp được tạo đã được xử lý, và báo cáo phân bổ khớp với sổ cái.

Chạy tay hữu ích khi cần khóa sổ có kiểm soát, khôi phục sau khi bộ lập lịch gián đoạn, hoặc chạy có lọc. Không nên dùng chạy tay để thay cho việc sửa lỗi tác vụ nền.

Sửa saiCopy Anchor Link

Nếu một lần chạy bị sai, trước hết tìm nguyên nhân:

• ngày dịch vụ hoặc ngày dừng dịch vụ trên dòng hóa đơn sai;
• sai tài khoản phân bổ hoặc tài khoản doanh thu/chi phí;
• sai chính sách Ngày/Tháng;
• sai khoảng ngày xử lý hoặc ngày hạch toán;
• bút toán tổng hợp được tạo vẫn để Nháp;
• hóa đơn gốc đã bị Hủy hoặc Sửa đổi;
• một lần chạy trước đã xử lý cùng khoảng thời gian.

Sửa tại nguồn theo quy trình hệ thống hỗ trợ. Không xóa bút toán sổ cái hay ép một bút toán tổng hợp cân đối khi chưa hiểu rõ lịch phân bổ.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí
• Doanh thu nhận trước
• Chi phí trả trước
• Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước
• Cài đặt kế toán
• Bút toán tổng hợp
• Sổ cái