Doanh thu nhận trước

Northstar Retail, khách hàng của Nova Industries, trả trước $1.200 cho gói bảo hành một năm. Hóa đơn lập hôm nay, nhưng Nova Industries chỉ thực sự có doanh thu theo từng tháng khi cung cấp dịch vụ.

Doanh thu nhận trước (Deferred Revenue) giữ phần chưa thực hiện ra khỏi doanh thu kỳ hiện tại. Khi Gửi hóa đơn, ERPNext ghi số tiền vào một tài khoản Nợ phải trả, sau đó chuyển dần từng phần sang doanh thu trong suốt thời gian cung cấp dịch vụ.

Dùng doanh thu nhận trước khi khách hàng trả tiền hoặc được xuất hóa đơn trước khi công ty hoàn thành dịch vụ, ví dụ: hỗ trợ theo năm, hợp đồng bảo trì, gói thuê bao, gói dịch vụ trả trước.

Ảnh hưởng kế toánCopy Anchor Link

Để đơn giản, giả sử hóa đơn không có thuế.

Phiếu thu chỉ xóa khoản phải thu, không quyết định khi nào doanh thu được ghi nhận. Thời điểm ghi nhận do thiết lập phân bổ và ngày dịch vụ quyết định.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Chuẩn bị:

• một tài khoản doanh thu nhận trước (loại Nợ phải trả) trong hệ thống tài khoản;
• tài khoản doanh thu đích, ví dụ Doanh thu dịch vụ;
• một mặt hàng dịch vụ;
• ngày bắt đầu và ngày kết thúc của hợp đồng hoặc thời hạn dịch vụ;
• khách hàng và thiết lập hóa đơn bán hàng hợp lệ;
• thiết lập trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings) về xử lý tự động và phân bổ theo ngày hay theo tháng.

Đừng dùng tài khoản doanh thu thông thường làm tài khoản doanh thu nhận trước. Phần chưa thực hiện phải nằm trên Bảng cân đối kế toán cho tới khi dịch vụ được cung cấp.

Thiết lập cách phân bổCopy Anchor Link

Trong Cài đặt kế toán, chọn:

• ERPNext phân bổ theo Ngày (Days) hay Tháng (Months);
• có chạy xử lý tự động hay không;
• ghi nhận trực tiếp vào sổ cái hay qua bút toán tổng hợp.

Nếu $12.000 cho dịch vụ 12 tháng, chọn Tháng thường ghi nhận $1.000 cho mỗi tháng trọn. Chọn Ngày thì tháng 30 ngày có thể ghi nhận khoảng $986,30, tháng 31 ngày khoảng $1.019,17, tùy ngày cụ thể. Ví dụ này cho thấy vì sao số ghi nhận mỗi tháng có thể khác nhau mà không phải là sai.

Xem chi tiết các thiết lập tại Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí.

Bật doanh thu nhận trước trên mặt hàngCopy Anchor Link

Mở mặt hàng dùng cho dịch vụ hoặc gói, vào tab Kế toán (Accounting), đánh dấu Doanh thu nhận trước (Deferred Revenue). Nếu hữu ích, nhập số tháng ghi nhận doanh thu mặc định cho mặt hàng.

Ở bản hiện hành, tài khoản doanh thu nhận trước và ngày dịch vụ thực tế được nhập trên dòng hàng của hóa đơn bán hàng. Tùy chọn trên mặt hàng chỉ đánh dấu dòng hàng đó được áp dụng phân bổ.

Tạo hóa đơn bán hàngCopy Anchor Link

Tạo hóa đơn bán hàng cho khách hàng và thêm mặt hàng có doanh thu nhận trước. Kiểm tra công ty, ngày hạch toán, loại tiền, đơn giá, thuế và trung tâm chi phí như mọi hóa đơn khác.

Trong bảng mặt hàng, bấm biểu tượng bút chì để mở đầy đủ dòng hàng.

Mở phần Doanh thu nhận trước (Deferred Revenue) và điền:

Ảnh chụp dùng Customer Advances - NET làm tài khoản doanh thu nhận trước và Service - NET làm tài khoản doanh thu đích. Bạn có thể tạo tài khoản riêng nếu cần báo cáo rõ hơn.

Chỉ Gửi hóa đơn sau khi đã kiểm tra mọi dòng có phân bổ. Một hóa đơn có thể có nhiều dòng với thời hạn dịch vụ khác nhau.

Điều gì xảy ra khi Gửi hóa đơnCopy Anchor Link

ERPNext vẫn ghi khoản phải thu khách hàng như bình thường, nhưng với dòng có phân bổ, hệ thống ghi Có tài khoản doanh thu nhận trước thay vì ghi Có ngay vào tài khoản doanh thu. Nhờ vậy phần chưa thực hiện không xuất hiện trên Báo cáo kết quả kinh doanh.

Nếu có thuế, thuế được hạch toán theo thiết lập thuế. Doanh thu nhận trước chỉ điều khiển việc ghi nhận tiền hàng chưa thuế của dòng đó; nó không tự động phân bổ mọi khoản thuế hoặc phí trên hóa đơn.

Ghi nhận doanh thuCopy Anchor Link

Nếu bật xử lý tự động, ERPNext xử lý các lịch phân bổ bằng tác vụ chạy nền. Nếu không, tạo chứng từ Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting) với Loại (Type) là Doanh thu (Income).

Mỗi kỳ, bút toán ghi nhận ghi Nợ tài khoản doanh thu nhận trước và ghi Có tài khoản doanh thu của dòng hóa đơn. Nếu bật ghi nhận qua bút toán tổng hợp, ERPNext tạo các bút toán tổng hợp; chúng ở trạng thái Nháp để xem lại hoặc được Gửi tự động, tùy Cài đặt kế toán.

Khi bật ghi nhận qua bút toán tổng hợp, mỗi kỳ ghi nhận có một bút toán tổng hợp riêng. Nếu ghi trực tiếp, sổ cái có cùng kết quả hạch toán nhưng không có chứng từ bút toán tổng hợp riêng.

Kiểm tra doanh thu đã ghi nhận và còn chờCopy Anchor Link

Chạy Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước (Deferred Revenue/Expense Report). Kiểm tra hóa đơn, thời hạn dịch vụ, số đã xuất hóa đơn, số đã ghi nhận và số còn chờ.

Sau đó xem sổ cái:

• Tài khoản doanh thu nhận trước bắt đầu bằng số tiền trên hóa đơn.
• Mỗi kỳ ghi nhận làm giảm số dư này.
• Cùng số tiền đó làm tăng tài khoản doanh thu.
• Hết thời hạn dịch vụ, phần doanh thu nhận trước phải được ghi nhận hết, trừ chênh lệch làm tròn hoặc thay đổi đã được duyệt.

Kiểm tra riêng khoản phải thu khách hàng. Hóa đơn có thể chưa trả, trả một phần hoặc trả đủ, trong khi doanh thu vẫn được ghi nhận theo thời hạn dịch vụ.

Dừng, Hủy hoặc Sửa đổi dịch vụCopy Anchor Link

Nếu dịch vụ kết thúc sớm, nhập Ngày dừng dịch vụ và làm theo cách xử lý của phiên bản đang dùng. Kiểm tra báo cáo phân bổ sau lần chạy tiếp theo.

Nếu chính hóa đơn bị sai, dùng quy trình Hủy và Sửa đổi (Amend) thông thường. Không xóa tay các bút toán ghi nhận trên sổ cái. Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note), việc Hủy hoặc hóa đơn Sửa đổi có thể cần xử lý phân bổ tương ứng và kiểm tra lại.

VideoCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí
• Chi phí trả trước
• Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí
• Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước
• Hóa đơn bán hàng
• Bút toán tổng hợp
• Sổ cái