Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kế toán phân bổ doanh thu và chi phí
Kế toán phân bổ (Deferred Accounting) tách ngày xuất hóa đơn khỏi kỳ mà doanh thu thực sự phát sinh hoặc chi phí thực sự được sử dụng. Trong ERPNext, số tiền của dòng hóa đơn đủ điều kiện được ghi trước vào một tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Sau đó ERPNext chuyển dần từng phần sang doanh thu hoặc chi phí trong suốt thời hạn dịch vụ.
Dùng tính năng này cho hợp đồng hỗ trợ theo năm, bảo hành, gói hosting, bảo hiểm trả trước, thuê bao phần mềm, tiền thuê trả trước, hoặc dịch vụ khác kéo dài hơn một kỳ kế toán. Đừng dùng chỉ vì hóa đơn sẽ được thanh toán sau: điều khoản thanh toán thay đổi ngày đến hạn trả tiền, còn kế toán phân bổ thay đổi thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc chi phí.
Cách hoạt động
Cùng một nguyên tắc áp dụng cho cả bán và mua:
| Nghiệp vụ | Khi Gửi hóa đơn | Trong thời hạn dịch vụ |
|---|---|---|
| Doanh thu nhận trước | Ghi Có tài khoản doanh thu nhận trước (nợ phải trả) thay vì tài khoản doanh thu | Ghi Nợ doanh thu nhận trước, ghi Có doanh thu |
| Chi phí trả trước | Ghi Nợ tài khoản chi phí trả trước (tài sản) thay vì tài khoản chi phí | Ghi Có chi phí trả trước, ghi Nợ chi phí |
Ví dụ: Nova Electronics Trading xuất hóa đơn $1.200 cho gói bảo hành mở rộng 12 tháng. Hóa đơn tạo khoản phải thu khách hàng, nhưng $1.200 được ghi Có vào Customer Advances - NET, một tài khoản nợ phải trả dùng trong ví dụ. Sau đó ERPNext ghi nhận dần số tiền này vào Service - NET trong suốt thời hạn bảo hành.
Phía mua, khoản thuê bao phần mềm $1.200 một năm được ghi Nợ trước vào Prepaid Expenses - NET. Sau đó ERPNext ghi nhận dần vào Software Subscription Expenses - NET theo thời gian sử dụng.
Tài khoản cụ thể phải khớp với hệ thống tài khoản và chính sách kế toán của bạn. Tài khoản doanh thu nhận trước thường là nợ phải trả; tài khoản chi phí trả trước thường là tài sản.
Trước khi bắt đầu
Chuẩn bị:
- công ty có hệ thống tài khoản đúng;
- tài khoản doanh thu nhận trước (nợ phải trả) và/hoặc tài khoản chi phí trả trước (tài sản);
- tài khoản doanh thu hoặc chi phí đích nhận từng bút toán ghi nhận;
- một mặt hàng không phải hàng tồn kho, đại diện cho dịch vụ, gói, bảo hành hoặc chi phí trả trước;
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc dịch vụ rõ ràng;
- quyết định ghi nhận theo ngày hay theo tháng.
Thống nhất cách xử lý với kế toán. Kế toán phân bổ quyết định thời điểm ghi nhận, và kỳ phù hợp có thể khác ngày hóa đơn, ngày thanh toán, ngày hợp đồng hay ngày giao hàng.
Thiết lập kế toán phân bổ
Mở Cài đặt kế toán (Accounts Settings), tìm phần Cài đặt kế toán phân bổ (Deferred Accounting Settings) trong mục Hóa đơn và thanh toán (Invoice and Billing).
| Thiết lập | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ghi bút toán phân bổ dựa trên (Book Deferred entries based on) | Chọn Ngày (Days) hoặc Tháng (Months) làm cơ sở ghi nhận |
| Tự động xử lý bút toán phân bổ (Automatically process deferred Accounting entry) | Cho phép tác vụ định kỳ tự ghi các bút toán ghi nhận đủ điều kiện |
| Ghi bút toán phân bổ qua bút toán tổng hợp (Book deferred entries via Journal Entry) | Tạo chứng từ bút toán tổng hợp thay vì ghi trực tiếp vào sổ cái |
| Gửi bút toán tổng hợp (Submit Journal entries) | Tự động Gửi các bút toán tổng hợp được tạo; nếu bỏ chọn, chúng ở trạng thái Nháp để xem lại |
Theo ngày hay theo tháng
Chọn Ngày, ERPNext phân bổ theo số ngày dịch vụ rơi vào từng kỳ. Tháng dài ngắn khác nhau sẽ cho số tiền khác nhau.
Ví dụ: $12.000 cho 12 tháng, tháng 30 ngày có thể ghi nhận khoảng $986,30, tháng 31 ngày khoảng $1.019,17, tùy ngày dịch vụ cụ thể. Tổng của cả thời hạn vẫn là $12.000.
Chọn Tháng, một thời hạn trọn 12 tháng thường ghi nhận $1.000 mỗi tháng. ERPNext vẫn tính theo tỷ lệ cho tháng đầu hoặc tháng cuối nếu dịch vụ không phủ trọn tháng đó.
Chọn một chính sách và áp dụng nhất quán. Đổi thiết lập sẽ ảnh hưởng đến cách các lần xử lý sau tính lịch phân bổ.
Ghi trực tiếp vào sổ cái hay qua bút toán tổng hợp
Ghi trực tiếp tạo bút toán ghi nhận mà không có chứng từ bút toán tổng hợp riêng. Cách này đơn giản hơn khi đội ngũ tin vào tính toán tự động và kiểm tra kết quả qua sổ cái và báo cáo phân bổ.
Ghi qua bút toán tổng hợp cho mỗi đợt ghi nhận một chứng từ để xem lại. Nếu không chọn Gửi bút toán tổng hợp, các bút toán được tạo ở trạng thái Nháp và chưa ảnh hưởng đến sổ cái cho tới khi có người Gửi. Cách này tăng kiểm soát, nhưng thêm một bước duyệt trong vận hành.
Bật trên mặt hàng
Mở mặt hàng dịch vụ và đánh dấu Bật doanh thu nhận trước (Enable Deferred Revenue), Bật chi phí trả trước (Enable Deferred Expense), hoặc cả hai nếu cùng dịch vụ vừa bán vừa mua. Số tháng (không bắt buộc) chỉ gợi ý thời hạn chuẩn; ngày dịch vụ trên dòng hóa đơn mới quyết định kỳ ghi nhận thực tế.
Bật trên mặt hàng không tạo bút toán nào. Hạch toán chỉ bắt đầu khi một hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng đã Gửi có dòng được bật, kèm tài khoản phân bổ và thời hạn dịch vụ hợp lệ.
Điền dòng hóa đơn
Trên hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng, thêm mặt hàng rồi bấm biểu tượng bút chì trên dòng hàng. Điền tài khoản phân bổ, Ngày bắt đầu dịch vụ (Service Start Date) và Ngày kết thúc dịch vụ (Service End Date).
Thời hạn dịch vụ thuộc từng dòng, nên một hóa đơn có thể có nhiều mặt hàng với kỳ ghi nhận khác nhau. Kiểm tra từng dòng có phân bổ, đừng giả định ngày đó áp dụng cho cả hóa đơn.
Chạy ghi nhận
Nếu bật xử lý tự động, ERPNext chạy kế toán phân bổ bằng tác vụ nền. Bạn cũng có thể tự tạo và Gửi chứng từ Xử lý phân bổ doanh thu và chi phí (Process Deferred Accounting).
Chọn Doanh thu (Income) cho doanh thu nhận trước, hoặc Chi phí (Expense) cho chi phí trả trước. Đặt ngày hạch toán và khoảng ngày dịch vụ cần xử lý. Nếu muốn, chọn một tài khoản phân bổ để giới hạn lần chạy.
Quy trình xét các hóa đơn đã Gửi đủ điều kiện và tạo bút toán ghi nhận theo thiết lập. Chứng từ Xử lý phân bổ cũng là nhật ký xử lý, nên hãy giữ lại để phục vụ kiểm tra và tìm lỗi.
Kiểm tra kết quả
Sau khi xử lý, kiểm tra cả ba chỗ:
- Mở hóa đơn, kiểm tra tài khoản phân bổ và ngày dịch vụ trên từng dòng liên quan.
- Xem Báo cáo doanh thu nhận trước/chi phí trả trước (Deferred Revenue/Expense Report): số đã xuất hóa đơn, đã ghi nhận và còn chờ.
- Mở sổ cái của tài khoản phân bổ và tài khoản doanh thu hoặc chi phí đích.
Số dư tài khoản phân bổ giảm dần theo mỗi lần ghi nhận; doanh thu hoặc chi phí đích tăng đúng số đó. Hết thời hạn dịch vụ, tổng đã ghi nhận phải bằng số tiền của các dòng có phân bổ, trừ các trường hợp Hủy, trả hàng, hóa đơn trả lại và làm tròn.
Sửa sai và thay đổi
Nên sửa hóa đơn khi còn ở trạng thái Nháp. Sau khi Gửi, dùng quy trình Hủy và Sửa đổi (Amend) thay vì sửa trực tiếp bút toán sổ cái. Nếu dịch vụ dừng sớm, nhập Ngày dừng dịch vụ (Service Stop Date) trên dòng hàng (nếu giao dịch và phiên bản hỗ trợ), rồi chạy lại và kiểm tra lịch đã điều chỉnh.
Đừng ghi một bút toán tổng hợp cân đối bằng tay chỉ để báo cáo phân bổ trông đúng. Trước hết tìm nguyên nhân: thiếu tài khoản, sai ngày dịch vụ, bút toán tổng hợp được tạo nhưng chưa Gửi, tắt xử lý tự động, khoảng ngày xử lý bỏ sót, hay hóa đơn đã bị Sửa đổi.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Không thấy trường phân bổ trên dòng hóa đơn | Mặt hàng đã bật tùy chọn phân bổ tương ứng chưa; mở lại dòng hàng |
| Toàn bộ doanh thu hoặc chi phí ghi ngay | Trước khi Gửi: tùy chọn bật trên dòng, tài khoản phân bổ và ngày dịch vụ |
| Không thấy bút toán hằng tháng | Xử lý tự động, tác vụ nền, khoảng ngày xử lý và các bút toán tổng hợp Nháp |
| Số tiền mỗi tháng khác nhau | Có đang chọn Ngày không; tháng dài ngắn khác nhau cho kết quả khác nhau |
| Báo cáo phân bổ và sổ cái không khớp | Trạng thái chứng từ, bộ lọc, ngày dịch vụ, bút toán được tạo, các lần Hủy và ngày hạch toán |
Câu hỏi thường gặp
Không. Tiền ứng trước ghi nhận tiền đã nhận hoặc đã trả trước khi cấn trừ. Kế toán phân bổ quyết định khi nào doanh thu hoặc chi phí trên hóa đơn được ghi nhận. Một giao dịch có thể có cả hai, nhưng chúng giải quyết hai vấn đề kế toán khác nhau.
Được. Tùy chọn phân bổ và ngày dịch vụ được lưu trên từng dòng hàng. Các dòng khác vẫn hạch toán bình thường.
Theo yêu cầu của chính sách kế toán. Ngày bám đúng số ngày dịch vụ trong từng kỳ. Tháng chia đều cho các tháng trọn và tính theo tỷ lệ cho tháng lẻ.
Vì đã bật Ghi bút toán phân bổ qua bút toán tổng hợp nhưng chưa bật Gửi bút toán tổng hợp. Hãy xem lại và Gửi các chứng từ, hoặc chỉ đổi thiết lập sau khi đã cân nhắc ảnh hưởng đến kiểm soát.
Dùng quy trình Hủy, Sửa đổi hoặc Ngày dừng dịch vụ mà hệ thống hỗ trợ. Sửa trực tiếp dữ liệu kế toán đã ghi sổ có thể làm mất liên kết giữa hóa đơn, báo cáo phân bổ và sổ cái.