Ghi nhận thuế khách hàng khấu trừ khi thanh toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Ghi nhận thuế khách hàng khấu trừ khi thanh toán
Có khi khách hàng trả ít hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng vì họ giữ lại một phần làm thuế khấu trừ. Bạn có thể ghi cả số tiền ngân hàng thực nhận và số thuế bị khấu trừ trên cùng một phiếu thu, đồng thời cấn trừ toàn bộ số còn nợ của hóa đơn.
Ví dụ: Nova Industries là công ty sản xuất và phân phối thiết bị điện tử. Khách hàng Northstar Retail có hóa đơn $699. Khách trả $664,05 và giữ lại $34,95 (5%). Kết quả hạch toán:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Ngân hàng | $664,05 | |
| Thuế bị khấu trừ phải thu (Withholding tax receivable) | $34,95 | |
| Phải thu khách hàng | $699,00 |
Hóa đơn được tất toán đủ $699, dù ngân hàng chỉ nhận $664,05.
Trước khi bắt đầu
Xác nhận khách hàng thực sự đã khấu trừ thuế, và lấy chứng từ khấu trừ hoặc thông báo thanh toán theo quy định nơi bạn hoạt động. Không được coi phần khách chưa trả là thuế khấu trừ chỉ để đóng hóa đơn.
Chuẩn bị:
- một hóa đơn bán hàng đã Gửi, còn số nợ;
- số tiền khách hàng chuyển vào ngân hàng;
- số thuế khấu trừ đã được xác nhận;
- một tài khoản Tài sản phù hợp trong hệ thống tài khoản, ví dụ Withholding Tax Receivable (thuế bị khấu trừ phải thu);
- Trung tâm chi phí (Cost Center) cần dùng cho dòng điều chỉnh.
Tài khoản này ghi khoản thuế mà khách hàng đã khấu trừ và nộp thay doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ khấu trừ của khách hàng. Hỏi kế toán xem tài khoản này đặt ở đâu trong hệ thống tài khoản và đối chiếu thế nào.
Cách làm này khác với việc thiết lập nhóm khấu trừ thuế (Tax Withholding Category) để tự khấu trừ khi trả nhà cung cấp hoặc thu thuế theo quy định từng nước. Ở đây bạn ghi nhận số tiền mà khách hàng đã tự giữ lại khi trả tiền.
Kiểm tra số còn nợ của hóa đơn
Mở hóa đơn bán hàng, kiểm tra Tổng cộng (Grand Total) và Số còn nợ (Outstanding Amount) hiện tại. Đừng chỉ nhìn giá trị hóa đơn gốc, vì có thể đã có khoản thanh toán hoặc hóa đơn trả lại được cấn trừ trước đó.
Hóa đơn ví dụ còn nợ $699.
Tạo phiếu thu từ hóa đơn
Trên hóa đơn đã Gửi, bấm Tạo (Create) > Thanh toán (Payment). ERPNext mở một phiếu thu với Loại thanh toán (Payment Type) là Thu tiền (Receive), đã điền sẵn khách hàng, tài khoản phải thu, tài khoản ngân hàng và hóa đơn tham chiếu.
Bạn cũng có thể tạo phiếu thu từ danh sách, nhưng đi từ hóa đơn giúp tránh chọn nhầm đối tượng hoặc chứng từ tham chiếu.
Nhập số tiền thực vào ngân hàng. Trong ví dụ là $664,05.
Đừng nhập $699 làm số tiền ngân hàng, vì ngân hàng không nhận được $34,95 mà khách đã giữ lại.
Cấn trừ toàn bộ số còn nợ của hóa đơn
Trong bảng Tham chiếu thanh toán (Payment References), giữ dòng hóa đơn bán hàng và phân bổ toàn bộ số còn nợ. Bấm biểu tượng bút chì để xem hoặc sửa dòng.
Ví dụ phân bổ $699, không phải $664,05. Như vậy ERPNext hiểu hóa đơn được tất toán bằng hai phần: tiền ngân hàng nhận và thuế bị khấu trừ phải thu.
Chênh lệch:
$699,00 phân bổ - $664,05 thực nhận = $34,95
Nếu Số tiền phân bổ (Allocated Amount) tự đổi theo Số tiền thanh toán (Paid Amount), mở lại dòng tham chiếu và nhập toàn bộ số mà tiền thu cộng thuế khấu trừ cùng tất toán. Nhiều người nhầm ở bước này vì chờ phần chênh lệch tự hiện ra.
Thêm dòng điều chỉnh thuế khấu trừ
Mở phần Khấu trừ hoặc lỗ (Deductions or Loss) và thêm một dòng trong bảng Khoản khấu trừ hoặc lỗ khi thanh toán (Payment Deductions or Loss). Bấm biểu tượng bút chì để sửa đầy đủ dòng.
Nhập:
| Trường | Giá trị trong ví dụ |
|---|---|
| Tài khoản (Account) | Input Tax Credit, hoặc tài khoản thuế bị khấu trừ phải thu đã được duyệt |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Main, hoặc trung tâm chi phí theo chính sách kế toán |
| Số tiền (Amount) | $34,95 |
| Mô tả (Description) | Thuế khách hàng khấu trừ trên hóa đơn |
Dùng tài khoản Tài sản cho thuế khách hàng đã khấu trừ, khi đó là khoản thuế được hoàn hoặc được trừ. Đừng dùng tài khoản thuế khấu trừ phải nộp (dành cho nhà cung cấp), một tài khoản chi phí bất kỳ, hay chính tài khoản phải thu khách hàng, trừ khi kế toán đã thiết kế cách hạch toán đó.
Kiểm tra phiếu thu đã cân
Sau khi điều chỉnh:
- Số tiền thanh toán (Paid Amount) bằng số ngân hàng nhận: $664,05.
- Tổng số phân bổ (Total Allocated Amount) bằng số tất toán hóa đơn: $699,00.
- Tổng Khấu trừ hoặc lỗ (Deductions or Loss) bằng $34,95.
- Số chênh lệch (Difference Amount) bằng $0,00.
Lưu Nháp và kiểm tra cả ba phần trước khi Gửi. Số chênh lệch khác 0 nghĩa là phiếu thu chưa cân.
Ví dụ cũ trong tài liệu ERPNext dùng hóa đơn $20.000, ngân hàng nhận $19.600 và điều chỉnh thuế khấu trừ $400. Cấu trúc vẫn như vậy:
$19.600 ngân hàng + $400 thuế bị khấu trừ phải thu = $20.000 phân bổ cho hóa đơn
Gửi và kiểm tra kết quả
Gửi phiếu thu, rồi mở lại hóa đơn bán hàng. Số còn nợ phải giảm theo toàn bộ số đã phân bổ, không chỉ theo số tiền thực nhận.
Xem sổ cái:
- Ghi Nợ ngân hàng theo số tiền thực nhận.
- Ghi Nợ thuế bị khấu trừ phải thu theo số khách giữ lại.
- Ghi Có phải thu khách hàng theo toàn bộ số phân bổ cho hóa đơn.
Xem thêm số dư của khách hàng trên báo cáo công nợ phải thu (Accounts Receivable). Nếu số thuế khấu trừ được chấp nhận hợp lệ để tất toán, hóa đơn không được còn nợ một phần.
Đối chiếu tài khoản thuế bị khấu trừ phải thu với chứng từ khấu trừ và tờ khai thuế. Số dư cứ tăng mà không có chứng từ đi kèm có thể là dấu hiệu thiếu chứng từ hoặc bút toán điều chỉnh sai.
Khi nào không dùng cách này
Không dùng cách này cho:
- Khách trả thiếu và vẫn còn nợ: chỉ phân bổ số tiền thực nhận, để phần còn lại là số còn nợ.
- Chiết khấu thương mại: dùng quy trình chiết khấu hoặc xóa nợ đã được duyệt, với đúng tài khoản.
- Phí ngân hàng công ty phải chịu: dùng tài khoản phí ngân hàng trong quy trình đối chiếu ngân hàng.
- Chênh lệch tỷ giá: dùng cách xử lý lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá phù hợp.
- Thuế bạn khấu trừ khi trả nhà cung cấp: dùng quy trình khấu trừ thuế nhà cung cấp mô tả trong trang Nhóm khấu trừ thuế.
Sửa điều chỉnh đã Gửi
Không sửa trực tiếp phiếu thu đã Gửi. Nếu số thuế khấu trừ, tài khoản hoặc phân bổ bị sai, Hủy và Sửa đổi (Amend) phiếu thu nếu được phép. Nếu sau này có chứng từ làm thay đổi cách xử lý, dùng một bút toán điều chỉnh đã được duyệt, ghi rõ tham chiếu đến chứng từ gốc.
Đừng ghi một bút toán tổng hợp không liên quan chỉ để ép số còn nợ của hóa đơn về 0. Bút toán sửa phải giữ được tham chiếu đối tượng và dấu vết kiểm tra rõ ràng.
Xử lý sự cố
Không thấy số chênh lệch sau khi giảm số tiền thanh toán
ERPNext có thể đã giảm luôn số phân bổ. Mở dòng hóa đơn tham chiếu và đặt Số tiền phân bổ bằng tổng số được tất toán bằng tiền thu cộng thuế khấu trừ.
Hóa đơn vẫn còn nợ một phần
Kiểm tra Số tiền phân bổ đã bằng toàn bộ số được tất toán chưa, và phiếu thu đã Gửi chưa. Chỉ riêng dòng khấu trừ không phân bổ được cho hóa đơn.
Số chênh lệch khác 0
Kiểm tra tiền ngân hàng nhận cộng dòng điều chỉnh có bằng số phân bổ không. Kiểm tra cả dấu âm/dương, tỷ giá và các dòng khấu trừ khác.
Số thuế khấu trừ bị ghi thành chi phí
Tài khoản được chọn có thể sai loại gốc hoặc sai mục đích. Dùng tài khoản thuế bị khấu trừ phải thu đã được duyệt, và sửa bút toán theo quy trình Hủy hoặc điều chỉnh thông thường.
Câu hỏi thường gặp
Phân bổ toàn bộ số được tất toán bằng tiền thu và thuế khấu trừ. Ô Số tiền thanh toán chỉ nhập số ngân hàng thực nhận.
Thường là không. Số thuế khấu trừ hợp lệ là khoản thuế được trừ hoặc khoản phải thu có chứng từ theo luật, không phải số tiền doanh nghiệp bỏ qua cho khách.
Được. Phân bổ cẩn thận cho từng hóa đơn, và bảo đảm tổng số điều chỉnh thuế khấu trừ khớp với thông báo thanh toán và chứng từ khấu trừ của khách hàng.
Thường là không. Thuế khách hàng khấu trừ của bạn thường là tài sản, còn thuế bạn khấu trừ của nhà cung cấp thường là nợ phải trả. Xác nhận thiết kế tài khoản với kế toán.
Chỉ ghi nhận khi có căn cứ hợp lý về khoản khấu trừ. Sau đó đối chiếu tài khoản phải thu khi nhận được chứng từ hoặc khi khoản thuế được ghi nhận theo luật.