Nhóm khấu trừ thuế
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Nhóm khấu trừ thuế
Nhóm khấu trừ thuế (Tax Withholding Category) cho ERPNext biết khi nào phải khấu trừ hoặc thu thuế tại nguồn, áp thuế suất nào và ghi số tiền đó vào tài khoản nào. Tính năng này thường dùng khi doanh nghiệp phải giữ lại một phần tiền trả nhà cung cấp để nộp cho cơ quan thuế.
Ví dụ: Nova Electronics Trading nhận hóa đơn dịch vụ chuyên môn $800. Nhóm khấu trừ thuế của công ty có thuế suất 5% và ngưỡng mỗi giao dịch $500. ERPNext khấu trừ $40, số còn phải trả nhà cung cấp là $760.
Quy định khấu trừ thuế khác nhau giữa các quốc gia. Các ví dụ ở đây chỉ hướng dẫn cách thiết lập ERPNext; hãy dùng thuế suất, ngưỡng, tài khoản và báo cáo theo quy định nơi bạn hoạt động.
Trước khi bắt đầu
Chuẩn bị:
- nhà cung cấp hoặc khách hàng liên quan;
- một tài khoản nợ phải trả hoặc tài khoản thuế trong hệ thống tài khoản cho mỗi công ty dùng nhóm này;
- ngày hiệu lực và thuế suất khấu trừ;
- ngưỡng mỗi giao dịch và ngưỡng lũy kế, nếu có;
- xác nhận khấu trừ tính trên Tổng gộp (Gross Total) hay Tổng tiền chưa thuế (Net Total).
Đừng nhầm nhóm khấu trừ thuế với nhóm thuế (Tax Category). Nhóm thuế và quy tắc thuế dùng để chọn mẫu thuế thông thường cho giao dịch. Nhóm khấu trừ thuế điều khiển việc khấu trừ hoặc thu thuế tại nguồn.
Tạo nhóm khấu trừ thuế
Vào Trang chủ > Kế toán > Thuế > Nhóm khấu trừ thuế (Tax Withholding Category), bấm Thêm mới (New).
Đặt tên cụ thể, ví dụ Professional Services Withholding (khấu trừ dịch vụ chuyên môn). Ở Tên nhóm (Category Name), mô tả loại thu nhập hoặc khoản thanh toán mà quy định này áp dụng.
Chọn Cơ sở khấu trừ thuế (Deduct Tax On Basis):
| Cơ sở | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng gộp (Gross Total) | Dùng số tiền giao dịch trước các khoản trừ theo cách tính khấu trừ thuế |
| Tổng tiền chưa thuế (Net Total) | Dùng tiền hàng chưa gồm các khoản thuế và phí thông thường |
Cơ sở đúng tùy vào luật áp dụng. Hãy xác nhận với kế toán.
Thêm thuế suất và ngưỡng
Trong bảng Thuế suất (Rates), thêm một dòng cho mỗi tổ hợp khoảng ngày hiệu lực và thuế suất. Bấm biểu tượng bút chì để sửa đầy đủ dòng.
Điền các trường:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Từ ngày, Đến ngày (From Date, To Date) | Khoảng thời gian dòng thuế suất có hiệu lực |
| Nhóm đối tượng khấu trừ (Tax Withholding Group) | Chọn thuế suất riêng khi đối tượng được chia thành các nhóm khấu trừ khác nhau |
| Thuế suất khấu trừ (Tax Withholding Rate) | Tỷ lệ phần trăm ERPNext khấu trừ |
| Ngưỡng mỗi giao dịch (Transaction Threshold) | Số tiền mà một giao dịch đạt tới thì phải khấu trừ |
| Ngưỡng lũy kế (Cumulative Threshold) | Tổng số tiền các giao dịch trong kỳ áp dụng đạt tới thì phải khấu trừ |
ERPNext hiện dùng Từ ngày và Đến ngày thay cho trường Năm tài chính (Fiscal Year) ở phiên bản cũ. Khi một nhóm dùng qua nhiều kỳ, giữ các khoảng ngày nối tiếp nhau, không bị hở.
Cách hoạt động của ngưỡng
Giả sử thuế suất 5%, ngưỡng mỗi giao dịch $500, ngưỡng lũy kế $2.000.
- Một hóa đơn $800 vượt ngưỡng mỗi giao dịch, nên bị khấu trừ.
- Nhiều hóa đơn $400: không hóa đơn nào vượt $500, nhưng vẫn có thể bị khấu trừ khi tổng lũy kế liên quan đạt $2.000.
Nhóm khấu trừ còn có các tùy chọn:
| Tùy chọn | Tác dụng |
|---|---|
| Tắt ngưỡng mỗi giao dịch (Disable Transaction Threshold) | Bỏ qua ngưỡng mỗi giao dịch |
| Tắt ngưỡng lũy kế (Disable Cumulative Threshold) | Bỏ qua ngưỡng lũy kế |
| Chỉ khấu trừ trên phần vượt ngưỡng (Only Deduct Tax On Excess Amount) | Chỉ tính khấu trừ trên phần vượt ngưỡng |
| Làm tròn số thuế (Round Off Tax Amount) | Làm tròn số thuế tính ra theo quy tắc độ chính xác của ERPNext |
Tùy chọn cũ Consider Entire Party Ledger Amount không còn trên biểu mẫu ở phiên bản hiện hành. Đừng xây quy trình mới dựa trên trường này nếu chưa kiểm tra phiên bản đang dùng.
Thêm tài khoản cho công ty
Trong bảng Tài khoản (Accounts), thêm từng công ty và Tài khoản (Account Head) dùng để ghi Có hoặc ghi Nợ số thuế khấu trừ, tùy giao dịch. Bấm biểu tượng bút chì để mở dòng.
Chọn công ty và tài khoản tương ứng. Tài khoản phải thuộc đúng công ty đó.
Với khấu trừ thuế nhà cung cấp, tài khoản này thường là Nợ phải trả, thể hiện số thuế đã giữ lại và phải nộp cho cơ quan thuế. Xác nhận loại gốc và vị trí trên báo cáo của tài khoản với kế toán.
Gán nhóm khấu trừ cho nhà cung cấp
Mở Nhà cung cấp (Supplier), vào tab Thuế (Tax), chọn Nhóm khấu trừ thuế.
Dùng Nhóm đối tượng khấu trừ (Tax Withholding Group) khi nhóm khấu trừ có các dòng thuế suất riêng theo nhóm, ví dụ thuế suất khác nhau cho tổ chức và cá nhân. Nhóm đối tượng của nhà cung cấp giúp ERPNext chọn đúng dòng thuế suất trong nhóm khấu trừ.
Khấu trừ thuế trên hóa đơn mua hàng
Tạo hóa đơn mua hàng cho nhà cung cấp. Khi giao dịch đủ điều kiện, ERPNext hiện ô Áp dụng khấu trừ thuế (Consider for Tax Withholding).
Khi đánh dấu, ERPNext xét nhóm khấu trừ, thuế suất còn hiệu lực, nhóm đối tượng, cơ sở tính, các ngưỡng và các giao dịch liên quan trước đó. Trong ví dụ:
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Tổng tiền chưa thuế | $800,00 |
| Khấu trừ 5% | $40,00 |
| Số phải trả nhà cung cấp | $760,00 |
ERPNext thêm $40 thành một dòng trừ trong bảng Thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges).
Bảng Bút toán khấu trừ thuế (Tax Withholding Entries) ghi nhóm khấu trừ, số tiền tính thuế, thuế suất, số thuế và chứng từ gốc. Xem bảng này để hiểu cách tính, đừng chỉ nhìn Tổng cộng (Grand Total).
Khi Gửi, một hóa đơn chi phí đơn giản thường ghi:
- Nợ tài khoản chi phí;
- Có phải trả nhà cung cấp theo số còn lại sau khấu trừ;
- Có tài khoản thuế khấu trừ phải nộp theo số đã khấu trừ.
Bút toán thực tế phụ thuộc vào giao dịch và tài khoản, nên hãy xem sổ cái.
Khấu trừ thuế trên tiền ứng trước cho nhà cung cấp
Có trường hợp phải khấu trừ ngay khi trả tiền ứng trước theo đơn mua hàng, trước khi có hóa đơn mua hàng.
- Tạo phiếu chi với Loại thanh toán (Payment Type) là Trả tiền (Pay).
- Chọn Loại đối tượng (Party Type) là Nhà cung cấp (Supplier) và chọn nhà cung cấp.
- Nhập số tiền ứng trước, chưa trừ khấu trừ thuế.
- Đánh dấu Áp dụng khấu trừ thuế.
- Kiểm tra nhóm khấu trừ thuế.
- Lưu, xem bút toán khấu trừ thuế được tạo, rồi mới Gửi.
Khi tạo hóa đơn mua hàng sau đó, phân bổ tiền ứng trước theo quy trình phân bổ thông thường. ERPNext dựa vào các bút toán khấu trừ để biết còn phải khấu trừ thêm hay không. Thời điểm khấu trừ mỗi nơi quy định khác nhau, nên hãy chạy thử quy trình này theo quy định của bạn.
Thu thuế từ khách hàng
Một số quy định yêu cầu người bán thu thuế của khách hàng đủ điều kiện khi vượt ngưỡng. ERPNext có thể dùng nhóm khấu trừ thuế trên khách hàng cho các quy định này, ở những nơi bản địa hóa hỗ trợ quy trình.
Gán nhóm khấu trừ cho khách hàng, thiết lập đúng thuế suất và ngưỡng, rồi thử với một hóa đơn bán hàng. Khi bật Chỉ khấu trừ trên phần vượt ngưỡng, ERPNext chỉ áp thuế suất cho phần vượt ngưỡng.
Đừng dùng lại tài khoản khấu trừ của nhà cung cấp cho việc thu thuế từ khách hàng mà không cân nhắc. Thiết lập đúng tài khoản cho công ty và kiểm tra báo cáo theo luật do ứng dụng bản địa hóa cung cấp.
Cẩn trọng khi bỏ qua ngưỡng hoặc sửa tay
Giao dịch ở bản hiện hành có thể có ô Bỏ qua ngưỡng khấu trừ thuế (Ignore Tax Withholding Threshold) và Sửa bút toán khấu trừ thuế (Edit Tax Withholding Entries). Chỉ dùng khi có ngoại lệ được ghi nhận rõ ràng, cần kết quả nhập tay.
Trước khi sửa, ghi lại: lý do, giấy chứng nhận hoặc phê duyệt kèm theo, số tiền tính thuế đúng, thuế suất áp dụng và số khấu trừ mong đợi. Sau đó kiểm tra bảng thuế, các bút toán chi tiết và bút toán sổ cái. Sửa tay sẽ bỏ qua một phần cơ chế kiểm soát của nhóm khấu trừ.
Xử lý sự cố
Không thấy ô Áp dụng khấu trừ thuế
Kiểm tra đối tượng đã được gán nhóm khấu trừ thuế, loại giao dịch có hỗ trợ khấu trừ, và nhóm khấu trừ có dòng thuế suất cùng tài khoản công ty hợp lệ.
Hóa đơn không bị khấu trừ thuế
Có thể giao dịch chưa đạt cả hai ngưỡng, nằm ngoài khoảng ngày của dòng thuế suất, thuộc nhóm đối tượng không có dòng phù hợp, hoặc đang tắt ngưỡng theo cách khiến không áp dụng. Xem bảng Bút toán khấu trừ thuế và thiết lập của nhóm khấu trừ.
ERPNext áp sai thuế suất
Kiểm tra Ngày hạch toán (Posting Date), Từ ngày, Đến ngày, Nhóm đối tượng khấu trừ và các dòng thuế suất chồng nhau. Tránh để hai dòng cùng khớp với một đối tượng và một ngày.
Khấu trừ trên tiền ứng trước bị lặp lại trên hóa đơn
Kiểm tra phiếu chi đã được phân bổ đúng, và xem bút toán khấu trừ trên cả hai chứng từ. Đừng thêm khoản trừ bằng tay khi ERPNext đã ghi nhận khấu trừ trên tiền ứng trước.
Câu hỏi thường gặp
Ngưỡng mỗi giao dịch xét từng chứng từ. Ngưỡng lũy kế xét tổng số tiền liên quan của nhiều giao dịch với cùng đối tượng trong cùng kỳ.
Thông thường là có. Bật Chỉ khấu trừ trên phần vượt ngưỡng khi quy định chỉ tính thuế trên phần vượt ngưỡng.
Được. Thêm một dòng tài khoản riêng cho từng công ty, và bảo đảm các công ty thực sự có chung thuế suất và cách xử lý theo luật.
Có. Phiếu chi hỗ trợ khấu trừ cho tiền ứng trước nhà cung cấp và các quy trình khấu trừ khi thanh toán. Đừng khấu trừ lại trên hóa đơn cho cùng số tiền tính thuế.
Phần khấu trừ phải nộp cho cơ quan thuế thay vì trả nhà cung cấp. Chi phí vẫn ghi theo giá trị mua chịu thuế, còn số phải trả được chia thành phần trả nhà cung cấp và phần thuế khấu trừ phải nộp.