Tiền tệ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tiền tệ
Ví dụ: Nova Industries sản xuất và phân phối thiết bị điện tử, ghi sổ bằng USD. Một khách hàng châu Âu muốn nhận hóa đơn bằng EUR. Việc đầu tiên là kích hoạt EUR.
Để hiển thị EUR đúng, ERPNext cần biết mã, ký hiệu, đơn vị lẻ và định dạng số của nó. Bản ghi Tiền tệ (Currency) lưu các quy tắc hiển thị này.
Kích hoạt EUR chỉ giúp EUR có trong danh sách chọn. Việc này không quy đổi tiền, không tạo tài khoản EUR, không đổi đồng tiền hạch toán của công ty. Những việc đó nằm ở công ty, tài khoản ngoại tệ, khách hàng, bảng giá, giao dịch và bản ghi tỷ giá.
Trước khi bắt đầu
- Xác nhận mã chính thức, ký hiệu, đơn vị lẻ và cách hiển thị của loại tiền. Dùng mã ba chữ cái chuẩn nếu đã có sẵn.
- Sửa một bản ghi tiền tệ đang dùng rộng rãi sẽ đổi cách hiển thị số tiền trên biểu mẫu, báo cáo và mẫu in. Hãy thử trước khi sửa một bản ghi chuẩn.
- Bạn cần quyền đọc hoặc cập nhật danh mục tiền tệ.
- Muốn nhập tỷ giá quy đổi? Dùng tỷ giá hối đoái.
- Muốn đổi đồng tiền hạch toán của công ty? Xem lại công ty và các bút toán sổ cái hiện có trước. Bản ghi tiền tệ không tự quy đổi dữ liệu kế toán cũ.
Kích hoạt và kiểm tra một loại tiền
- Mở danh sách tiền tệ tại Kế toán > Đa tiền tệ (Multi Currency) > Tiền tệ (Currency).
- Tìm mã chuẩn, ví dụ EUR.
- Mở bản ghi và chọn Kích hoạt (Enabled).
- Kiểm tra đơn vị lẻ, ký hiệu và định dạng số.
- Lưu.
Kích hoạt một loại tiền không biến nó thành tiền mặc định của công ty, đối tượng, tài khoản, bảng giá hay chứng từ nào.
Trước khi dùng loại tiền này trên chứng từ gửi khách hàng, hãy thử với một số tiền thực tế có cả hàng nghìn và phần thập phân để kiểm tra ký hiệu và dấu phân cách.
Sau khi lưu, tải lại bản ghi, rồi kiểm tra số tiền trên một giao dịch Nháp và bản xem trước khi in. Cách này xác nhận cả màn hình làm việc lẫn chứng từ gửi đối tượng đều hiển thị đúng vị trí ký hiệu, dấu phân cách và cách đọc đơn vị lẻ.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên tiền tệ (Currency Name) | Mã tiền chuẩn, dùng làm tên bản ghi, ví dụ EUR, USD, GBP. |
| Kích hoạt (Enabled) | Cho phép chọn loại tiền này ở các trường liên kết. Chỉ tắt khi chắc chắn không quy trình nào còn cần nó. |
| Đơn vị lẻ (Fraction) | Tên đơn vị lẻ (số ít), dùng khi đọc số tiền bằng chữ, ví dụ Cent hoặc Penny. |
| Số đơn vị lẻ (Fraction Units) | Số đơn vị lẻ trong một đơn vị tiền. EUR là 100 vì 1 euro bằng 100 cent. |
| Mệnh giá lẻ nhỏ nhất (Smallest Currency Fraction Value) | Mệnh giá nhỏ nhất đang lưu hành, nhập dạng số thập phân. Với EUR, 0,01 là một cent. Đây không phải độ chính xác khi tính toán. |
| Ký hiệu (Symbol) | Ký hiệu hiển thị, ví dụ €, $, £. |
| Hiện ký hiệu bên phải (Show Currency Symbol on Right Side) | Đặt ký hiệu sau con số, nếu đó là thói quen của loại tiền này. |
| Định dạng số (Number Format) | Quy định dấu phân cách hàng nghìn và thập phân. Ví dụ với số mười hai nghìn ba trăm bốn mươi lăm phẩy sáu mươi bảy: #,###.## hiển thị 12,345.67, còn #.###,## hiển thị 12.345,67. |
Cài đặt hệ thống (System Settings) và độ chính xác của từng trường vẫn quyết định số chữ số thập phân ERPNext tính và hiển thị. Định dạng số chỉ đổi cách trình bày, không nhất thiết làm tròn giá trị trên sổ cái. Nếu dùng loại tiền không có đơn vị lẻ hoặc cần độ chính xác cao bất thường, hãy kiểm tra các báo cáo.
Tiền tệ được chọn ở đâu
Tiền tệ đóng nhiều vai trò khác nhau trong ERPNext:
| Bản ghi | Tiền tệ quyết định điều gì |
|---|---|
| Công ty | Đồng tiền hạch toán của sổ sách công ty. |
| Tài khoản | Loại tiền cố định của tài khoản đó. Mỗi tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt nên chỉ dùng một loại tiền. |
| Khách hàng hoặc nhà cung cấp | Loại tiền thanh toán mặc định và, nếu được cấu hình, tài khoản phải thu hoặc phải trả tương ứng. Xem thiết lập đa tiền tệ. |
| Bảng giá | Loại tiền dùng để lưu giá mặt hàng. |
| Giao dịch mua hoặc bán | Loại tiền hiện cho đối tượng và dùng cho tổng chứng từ. ERPNext cũng ghi giá trị quy đổi theo đồng tiền hạch toán bằng tỷ giá. |
Kích hoạt EUR không tự tạo tài khoản ngân hàng EUR hay tài khoản phải thu EUR. Hãy chủ động tạo các tài khoản này trong hệ thống tài khoản, rồi gán cho khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan.
Định dạng số và độ chính xác
Định dạng số quyết định con số trông thế nào. Độ chính xác quyết định giữ lại hoặc hiển thị bao nhiêu chữ số thập phân. Một định dạng có hai chữ số thập phân không đảm bảo mọi bút toán đều được làm tròn đến hai chữ số. Nếu báo cáo hiện số lẻ bất ngờ, hãy kiểm tra độ chính xác của loại tiền và của các trường liên quan.
Chọn định dạng quen thuộc với người đọc chứng từ:
#,###.##: dấu phẩy phân cách hàng nghìn, dấu chấm phân cách thập phân.#.###,##: dấu chấm phân cách hàng nghìn, dấu phẩy phân cách thập phân.
Người dùng nhập số theo ngôn ngữ (locale) và cách nhập đã cấu hình cho trang, rồi kiểm tra lại giá trị hệ thống hiểu được trước khi lưu giao dịch.
Sau khi kích hoạt một loại tiền
Cấu hình phần còn lại theo thứ tự:
- Tạo các tài khoản ngoại tệ cần thiết.
- Đặt Loại tiền thanh toán (Billing Currency) và tài khoản mặc định cho đối tượng thường giao dịch bằng loại tiền đó.
- Tạo bảng giá tương ứng nếu giá được lưu bằng ngoại tệ.
- Thêm tỷ giá thủ công trong Tỷ giá hối đoái (Currency Exchange) hoặc kiểm tra nhà cung cấp tỷ giá đã cấu hình.
- Lập thử một hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng hoặc phiếu thu/chi ở trạng thái Nháp, rồi so tổng theo tiền giao dịch với tổng theo đồng tiền hạch toán.
Xử lý sự cố
Loại tiền không hiện trong giao dịch
Mở bản ghi tiền tệ, kiểm tra đã chọn Kích hoạt. Sau đó xem tài khoản của đối tượng hoặc bảng giá có đang buộc giao dịch dùng loại tiền khác không. Tài khoản công nợ bằng ngoại tệ thường yêu cầu tiền giao dịch phải trùng với loại tiền của tài khoản.
Ký hiệu hoặc dấu phân cách hiển thị sai
Kiểm tra lại ký hiệu, vị trí ký hiệu và định dạng số của loại tiền. Kiểm tra thêm định dạng số và độ chính xác tiền tệ của trang. Sau khi sửa danh mục, xóa bộ nhớ đệm trình duyệt hoặc tải lại chứng từ.
Loại tiền không có số lẻ vẫn hiện phần thập phân trên báo cáo
Ẩn chữ số thập phân khác với đổi độ chính xác đã lưu. Trước khi dùng một báo cáo chỉ "trông" đã làm tròn cho mục đích pháp lý, hãy xem lại cài đặt hệ thống, cách báo cáo hoạt động, làm tròn thuế, định giá kho và độ chính xác của trường liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Không. Hầu hết các loại tiền chuẩn đã có sẵn. Chỉ kích hoạt loại tiền mà công ty, đối tượng, tài khoản, bảng giá, giao dịch hoặc báo cáo của bạn cần.
Hãy coi mã tiền là định danh cố định. Tạo hoặc kích hoạt đúng loại tiền chuẩn, thay vì đổi tên một mã đã được các bản ghi khác dùng.
Không. Loại tiền chỉ biến mất khỏi danh sách chọn, các giá trị cũ không bị quy đổi hay xóa. Trước khi tắt, kiểm tra báo cáo, chứng từ định kỳ, tích hợp và tệp nhập liệu không còn cần đến nó.
Không. Mệnh giá lẻ nhỏ nhất mô tả đồng tiền đang lưu hành. Độ chính xác quyết định mức chi tiết khi tính toán hoặc hiển thị số ở những chỗ khác trong hệ thống.
Dùng Tỷ giá hối đoái (Currency Exchange) để lưu tỷ giá, hoặc để ERPNext lấy từ nhà cung cấp tỷ giá đang bật khi không có tỷ giá thủ công phù hợp. Bản thân danh mục tiền tệ không chứa tỷ giá.