Thiết lập đa tiền tệ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Thiết lập đa tiền tệ
Trước khi Nova Industries bán hàng bằng ngoại tệ, tài khoản, đối tượng, bảng giá, tỷ giá và cài đặt thanh toán phải khớp nhau.
Ví dụ: Nova muốn xuất hóa đơn bằng EUR cho EuroTech Retail, nhưng báo cáo bằng USD. Chỉ kích hoạt EUR là chưa đủ. Khách hàng, tài khoản phải thu, bảng giá, nguồn tỷ giá, tài khoản nhận tiền và tài khoản lãi/lỗ phải khớp nhau, nếu không hóa đơn hoặc phiếu thu đầu tiên có thể báo lỗi lệch loại tiền.
Làm theo thứ tự dưới đây. Xong, Nova có thể lập hóa đơn EUR, thu tiền, ghi chênh lệch tỷ giá (nếu có) và báo cáo kết quả bằng USD. Hãy chạy thử toàn bộ trên một công ty thử nghiệm trước khi áp dụng cho công ty thật.
Chọn mô hình kế toán
Trả lời các câu hỏi sau trước khi cấu hình:
| Câu hỏi | Gợi ý ban đầu |
|---|---|
| Đồng tiền hạch toán của công ty là gì? | Dùng đồng tiền báo cáo theo luật hoặc đồng tiền báo cáo chính. Đây không phải lựa chọn theo từng giao dịch. |
| Cần giữ số dư ngoại tệ nào? | Tạo tài khoản riêng cho mỗi số dư ngân hàng, phải thu, phải trả theo từng loại tiền. |
| Mỗi đối tượng có thường dùng một loại tiền không? | Đặt Loại tiền thanh toán và tài khoản mặc định cùng loại tiền. |
| Tỷ giá theo thị trường hay do tài chính duyệt? | Dùng nhà cung cấp tỷ giá cho tỷ giá thị trường, bản ghi Tỷ giá hối đoái (Currency Exchange) cho tỷ giá cần kiểm soát. |
| Đánh giá lại số dư cuối kỳ thế nào? | Cấu hình tài khoản lãi/lỗ chưa thực hiện và lịch rà soát. |
Phần khái niệm đằng sau các lựa chọn này nằm ở Kế toán đa tiền tệ.
1. Kiểm tra đồng tiền hạch toán
Mở công ty và kiểm tra Tiền tệ mặc định (Default Currency). ERPNext dùng đồng tiền này cho giá trị Nợ/Có gốc và báo cáo tài chính của công ty. Đổi nó khi đã có giao dịch là việc chuyển đổi dữ liệu, không phải thiết lập thông thường.
2. Kích hoạt các loại tiền cần dùng
Mở Tiền tệ, kích hoạt EUR, kiểm tra ký hiệu, đơn vị lẻ và định dạng số. Kích hoạt chỉ giúp loại tiền có trong danh sách chọn, không tạo tài khoản hay tỷ giá.
3. Tạo tài khoản ngoại tệ
Trong hệ thống tài khoản, tạo các tài khoản cần giữ số dư ngoại tệ. Trong ví dụ:
- Euro Bank: Loại tài khoản Ngân hàng (Bank), Loại tiền EUR
- Euro Receivables: Loại tài khoản Phải thu (Receivable), Loại tiền EUR
- Euro Payables: Loại tài khoản Phải trả (Payable), Loại tiền EUR
Làm bước này trước khi ghi bút toán. ERPNext không cho đổi loại tiền của tài khoản khi đã có bút toán. Mỗi loại tiền ngân hàng dùng một tài khoản riêng, kể cả khi cùng một ngân hàng giữ cả hai số dư.
4. Thiết lập khách hàng và nhà cung cấp
Trên khách hàng, đặt Loại tiền thanh toán (Billing Currency) là EUR. Trong bảng Tài khoản mặc định (Default Accounts), gắn công ty Nova Electronics Distribution với tài khoản Euro Receivables. Bấm biểu tượng bút chì ở dòng để mở trình sửa đầy đủ.
Làm tương tự trên nhà cung cấp với tài khoản Euro Payables. Loại tiền thanh toán và loại tiền của tài khoản công nợ nên trùng với loại tiền thường dùng trên hóa đơn của đối tượng.
5. Tạo bảng giá theo loại tiền
Tạo bảng giá EUR khi bạn lưu giá hợp đồng hoặc giá thị trường bằng euro, rồi thêm giá mặt hàng bằng EUR. Việc này độc lập với tỷ giá hạch toán. Trên giao dịch:
- Tỷ giá (Exchange Rate) quy đổi tổng giao dịch sang đồng tiền hạch toán.
- Tỷ giá bảng giá (Price List Exchange Rate) quy đổi giá mặt hàng khi loại tiền của bảng giá khác tiền giao dịch.
Khi cả giao dịch và bảng giá đều dùng EUR, tỷ giá bảng giá bằng 1.
6. Quy định chính sách tỷ giá
- Tạo bản ghi tỷ giá hối đoái cho tỷ giá đã duyệt hoặc tỷ giá quá khứ.
- Cấu hình Cài đặt tỷ giá hối đoái để lấy tỷ giá từ nhà cung cấp khi không có bản ghi.
- Quyết định cách dùng Cho phép tỷ giá cũ (Allow Stale Exchange Rates) và Số ngày tỷ giá cũ (Stale Days) trong Cài đặt kế toán.
Ghi rõ ai được sửa tỷ giá thủ công, bao lâu rà soát một lần, và mua với bán có dùng chung tỷ giá không. Nếu quy trình cần cả EUR sang USD lẫn USD sang EUR, hãy lưu cả hai chiều.
7. Thiết lập tài khoản lãi/lỗ tỷ giá
Trong phần mặc định kế toán của công ty, đặt:
| Trường | Dùng cho |
|---|---|
| Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (Exchange Gain / Loss Account) | Chênh lệch đã thực hiện, thường phát sinh khi thanh toán hóa đơn ở tỷ giá khác. |
| Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện (Unrealized Exchange Gain/Loss Account) | Đánh giá lại tại ngày báo cáo cho các số dư còn mở. |
Dùng các tài khoản được kế toán của bạn và quy định báo cáo tại nơi bạn hoạt động chấp thuận. Một số tổ chức tách riêng lãi và lỗ, hoặc tách đã thực hiện và chưa thực hiện chi tiết hơn qua hệ thống tài khoản và thiết kế báo cáo.
8. Chạy thử toàn bộ chu trình
Trước khi nhập dữ liệu thật:
- Tạo hóa đơn bán hàng EUR ở trạng thái Nháp, kiểm tra tổng EUR và USD.
- Kiểm tra Ghi Nợ vào (Debit To) là Euro Receivables.
- Tạo hóa đơn mua hàng EUR ở trạng thái Nháp, kiểm tra Ghi Có vào (Credit To) là Euro Payables.
- Tạo phiếu thu/chi với tài khoản ngân hàng định dùng, kiểm tra số tiền chi, số tiền nhận và số tiền theo đồng tiền hạch toán.
- Chạy báo cáo sổ cái và công nợ phải thu và phải trả.
- Chạy thử đánh giá lại tỷ giá ở trạng thái Nháp cho một ngày khóa sổ.
Đừng dừng lại khi hóa đơn lưu được. Bước thử thanh toán và báo cáo mới lộ ra lỗi lệch loại tiền tài khoản, vốn rất dễ bỏ sót khi thiết lập.
Ghi lại tên các chứng từ thử, tỷ giá mong đợi, số dư tài khoản và bộ lọc báo cáo vào danh sách kiểm tra triển khai. Lặp lại cho mỗi loại tiền thường dùng, cho cả thu lẫn chi. Thử bán hàng EUR thành công không chứng minh được việc trả tiền nhà cung cấp bằng GBP hay chuyển khoản ngoại tệ đã cấu hình đúng.
Danh sách kiểm tra
| Hạng mục | Cần xác nhận |
|---|---|
| Tiền tệ | Các mã cần dùng đã kích hoạt và hiển thị đúng. |
| Công ty | Đồng tiền hạch toán đúng và cố định. |
| Tài khoản | Mỗi tài khoản ngân hàng, phải thu, phải trả ngoại tệ có đúng loại tiền và loại tài khoản. |
| Đối tượng | Loại tiền thanh toán và tài khoản mặc định theo công ty khớp nhau. |
| Giá bán/mua | Loại tiền của bảng giá và giá mặt hàng khớp với thỏa thuận thương mại. |
| Tỷ giá | Đã hiểu rõ bản ghi thủ công, nhà cung cấp, chiều quy đổi, ngày và cờ mua/bán. |
| Thanh toán | Loại tiền của tài khoản nguồn và đích cho ra đúng số tiền mong muốn. |
| Khóa sổ | Đã cấu hình tài khoản lãi/lỗ đã thực hiện và chưa thực hiện. |
| Báo cáo | Tài chính đã kiểm tra số liệu theo loại tiền tài khoản và theo đồng tiền hạch toán. |
Xử lý sự cố
ERPNext không cho đổi loại tiền của tài khoản
Tài khoản đã có bút toán. Tạo tài khoản mới đúng loại tiền và cùng kế toán lên kế hoạch chuyển đổi.
Khách hàng mặc định EUR nhưng hóa đơn lại dùng USD
Kiểm tra công ty đang chọn, tài khoản Ghi Nợ vào, Loại tiền thanh toán, loại tiền giao dịch, và tùy chọn hóa đơn đa tiền tệ trên một tài khoản đối tượng có đang nới lỏng giới hạn thông thường không.
Phiếu thu/chi có loại tiền chi và nhận không như mong đợi
Xem lại tài khoản chi (Paid From) và tài khoản nhận (Paid To). Loại tiền của hai tài khoản này quyết định các trường đó.
Câu hỏi thường gặp
Không. Nhiều khách hàng EUR có thể dùng chung một tài khoản phải thu EUR, và báo cáo công nợ phải thu vẫn tách theo từng đối tượng. Chỉ tách tài khoản theo loại tiền hoặc theo nhu cầu kế toán, không tự động tách theo khách hàng.
Chỉ bật khi doanh nghiệp thật sự xuất hóa đơn cho cùng một đối tượng bằng nhiều loại tiền, và đã thử thanh toán, số còn nợ, đối chiếu và báo cáo. Mỗi loại tiền thường dùng có một tài khoản riêng thì dễ theo dõi hơn.
Nhà cung cấp lấy được tỷ giá thị trường cho các cặp tiền họ hỗ trợ. Bản ghi thủ công vẫn cần cho tỷ giá đã duyệt, tỷ giá quá khứ, cặp tiền không được hỗ trợ hoặc tỷ giá hợp đồng.
Hãy bắt đầu bằng quy trình thủ công có rà soát. Chỉ bật tự động khi nguồn tỷ giá, tài khoản, tần suất, chính sách Gửi bút toán và kiểm soát khóa sổ đã chạy ổn định.