Cài đặt tỷ giá hối đoái
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Cài đặt tỷ giá hối đoái
Giao dịch quốc tế ở Nova Industries đôi khi cần tỷ giá thị trường khi tài chính chưa nhập tỷ giá thủ công.
Ví dụ: một nhân viên bán hàng của Nova lập hóa đơn EUR, nhưng tài chính chưa nhập tỷ giá cho ngày đó. ERPNext có thể chặn người dùng, hoặc hỏi một dịch vụ tỷ giá trực tuyến. Cài đặt tỷ giá hối đoái (Currency Exchange Settings) quy định việc lấy tỷ giá dự phòng này: nhà cung cấp, địa chỉ API, tham số gửi đi, thông tin xác thực và cách đọc kết quả.
Đây là cài đặt chung cho cả trang, nên một cấu hình sai có thể ảnh hưởng giao dịch và đánh giá lại cuối kỳ của nhiều công ty. Dùng khi chấp nhận tỷ giá thị trường. Tắt khi tài chính chỉ cho dùng bản ghi tỷ giá hối đoái đã duyệt.
Trước khi bắt đầu
- Liệt kê các cặp tiền, ngày giao dịch và loại tỷ giá cần dùng.
- Kiểm tra nhà cung cấp có hỗ trợ tỷ giá quá khứ, ngoài tỷ giá hiện tại không.
- Xác định ai giữ thông tin xác thực của nhà cung cấp, ai duyệt nguồn tỷ giá, xử lý ra sao khi dịch vụ gián đoạn và khi nào nhập tay.
- Kích hoạt các tiền tệ cần dùng.
- Xem lại cài đặt tỷ giá cũ trong Cài đặt kế toán, vì bản ghi thủ công hợp lệ luôn được ưu tiên trước khi gọi nhà cung cấp. Nếu bật Cho phép tỷ giá cũ (Allow Stale Exchange Rates), một tỷ giá thủ công cũ có thể được dùng mãi.
Kiểm tra nhà cung cấp đã cấu hình
- Mở Cài đặt tỷ giá hối đoái.
- Nếu cần lấy tỷ giá từ nhà cung cấp, bỏ chọn Tắt (Disabled).
- Chọn Nhà cung cấp dịch vụ (Service Provider).
- Kiểm tra Địa chỉ API (API Endpoint) và giao thức.
- Chỉ nhập Khóa truy cập (Access Key) nếu nhà cung cấp yêu cầu.
- Kiểm tra bảng Tham số (Parameters) và Khóa kết quả (Result Key).
- Lưu, rồi thử trên một giao dịch ngoại tệ ở trạng thái Nháp.
ERPNext v16 có các lựa chọn frankfurter.dev, frankfurter.dev - v2, exchangerate.host và Custom. Frankfurter v2 hỗ trợ nhiều loại tiền hơn cấu hình v1 cũ. Exchangerate.host cần khóa truy cập. Phạm vi hỗ trợ và điều khoản thương mại của nhà cung cấp có thể thay đổi, nên hãy kiểm tra trực tiếp với họ trước khi triển khai.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tắt (Disabled) | Ngừng gọi nhà cung cấp. ERPNext vẫn dùng được các bản ghi tỷ giá đã lưu hợp lệ. |
| Nhà cung cấp dịch vụ (Service Provider) | Nạp cấu hình có sẵn của một nhà cung cấp, hoặc cho phép tự cấu hình (Custom). |
| Địa chỉ API (API Endpoint) | Mẫu URL ERPNext gọi. Có thể dùng các biến như {transaction_date}, {from_currency}, {to_currency}. |
| Dùng giao thức HTTP (Use HTTP Protocol) | Dùng HTTP thay cho HTTPS. Để trống, trừ khi một dịch vụ nội bộ tin cậy bắt buộc dùng HTTP. |
| Khóa truy cập (Access Key) | Thông tin xác thực một số nhà cung cấp yêu cầu. Bảo vệ như mọi khóa API bên ngoài. |
| Tham số (Parameters) | Các cặp khóa - giá trị gửi kèm yêu cầu. Giá trị có thể chứa các biến được hỗ trợ. |
| Khóa kết quả (Result Key) | Đường dẫn để lấy con số tỷ giá từ phản hồi của nhà cung cấp. |
| URL mẫu (Example URL) | Bản xem trước giúp kiểm tra định dạng yêu cầu sẽ gửi đi. |
Đừng dán khóa bí mật vào tài liệu, ảnh chụp màn hình, bài hỏi đáp hỗ trợ hay client script. Giới hạn quyền ghi trên cài đặt này.
Dùng phân quyền theo vai trò để giới hạn người được sửa nhà cung cấp hoặc thông tin xác thực. Nguồn tỷ giá là một kiểm soát kế toán, không chỉ là lựa chọn kỹ thuật. Ghi vào quy trình vận hành tài chính: người phụ trách, ngày gia hạn, các nhà cung cấp được duyệt, các cặp tiền được hỗ trợ và cách nhập tay dự phòng.
Chọn nhà cung cấp
Frankfurter v2
Dùng cấu hình v2 có sẵn khi cần tỷ giá không cần khóa, lấy từ nguồn tập trung, và các loại tiền cùng phạm vi tỷ giá quá khứ của nó đáp ứng nhu cầu. Địa chỉ API cấu hình trên trang demo lấy tỷ giá theo Từ loại tiền, Sang loại tiền và ngày giao dịch.
Frankfurter v1
Địa chỉ cũ này hỗ trợ ít loại tiền hơn. Chỉ giữ khi một tích hợp hiện có đã được kiểm tra với danh sách loại tiền của nó. Thiết lập mới nên xem xét v2 trước.
Exchangerate.host
Nhà cung cấp này là dịch vụ thương mại rộng hơn, nhưng cấu hình có sẵn hiện tại yêu cầu khóa truy cập. Xem lại gói miễn phí hay trả phí, giới hạn số lần gọi, phạm vi tỷ giá quá khứ, giấy phép và độ ổn định trước khi dùng.
Custom
Dùng Custom cho một dịch vụ ngân quỹ đã duyệt hoặc một địa chỉ tỷ giá nội bộ. Cấu hình URL, tham số và đường dẫn kết quả cẩn thận. Phản hồi phải trả về một con số tỷ giá theo đúng chiều ERPNext yêu cầu.
Thứ tự tìm tỷ giá
Khi ERPNext cần tỷ giá cho một chiều quy đổi, một ngày và ngữ cảnh mua hoặc bán:
- Tìm trong các bản ghi tỷ giá hối đoái đã lưu.
- Nếu không có bản ghi phù hợp, gọi nhà cung cấp.
- Nếu nhà cung cấp lỗi hoặc không trả về giá trị dùng được, ERPNext yêu cầu tạo bản ghi thủ công.
Thứ tự này quan trọng khi người dùng báo hệ thống không dùng tỷ giá thị trường. Nguyên nhân có thể là một bản ghi đã lưu hợp lệ, không phải nhà cung cấp. Xem Khóa tỷ giá và cài đặt tỷ giá cũ trước khi sửa cấu hình API.
Chạy thử cấu hình
Tạo một hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng ở trạng thái Nháp, ngày là một ngày làm việc đã biết. Chọn một ngoại tệ được hỗ trợ và kiểm tra:
- trường Tỷ giá (Exchange Rate) được điền;
- chiều quy đổi trên nhãn trường đúng;
- tổng theo đồng tiền hạch toán khớp với tỷ giá;
- ngày trong quá khứ trả về tỷ giá quá khứ hợp lý;
- một cặp tiền cố ý chọn không được hỗ trợ dẫn đến quy trình dự phòng rõ ràng;
- người dùng thông thường không thấy khóa API hay chi tiết phản hồi.
Thử thêm một phiếu thu/chi, vì loại tiền của tài khoản nguồn và đích có thể yêu cầu chiều quy đổi khác. Thử riêng đánh giá lại tỷ giá cho một ngày khóa sổ.
Lặp lại sau mỗi lần nâng cấp ứng dụng hoặc đổi cấu hình nhà cung cấp. So giá trị trả về với một nguồn tham chiếu độc lập đã duyệt tại một ngày đã biết, và xác nhận yêu cầu đó không vô tình dùng một bản ghi thủ công cũ.
Tắt lấy tỷ giá từ nhà cung cấp
Chọn Tắt (Disabled) khi mọi tỷ giá phải lấy từ bản ghi thủ công đã duyệt hoặc một quy trình có kiểm soát khác. Trước đó, tạo đủ bản ghi theo chiều và theo ngày, rồi thử xem hệ thống xử lý thế nào khi thiếu tỷ giá. Bản thân việc tắt nhà cung cấp không tạo ra quy trình phê duyệt hay cảnh báo nào.
Nếu tài chính nhập tỷ giá hàng loạt, dùng nhập dữ liệu (Data Import) với mẫu và bước kiểm tra có kiểm soát. Đừng để bản ghi trùng hoặc sai chiều tích tụ mà không ai biết.
Xử lý sự cố
ERPNext không tìm được tỷ giá cho một loại tiền
Kiểm tra nhà cung cấp có hỗ trợ cả hai loại tiền và ngày quá khứ được yêu cầu không. Một nhà cung cấp có thể hỗ trợ USD và EUR nhưng không hỗ trợ một đồng tiền khu vực. Thử nhà cung cấp thay thế đã duyệt hoặc tạo bản ghi thủ công.
Đã cấu hình nhà cung cấp nhưng lại hiện tỷ giá khác
Tìm trong Tỷ giá hối đoái bản ghi thủ công phù hợp. Kiểm tra ngày giao dịch, chiều quy đổi, cờ mua/bán, Cho phép tỷ giá cũ và Số ngày tỷ giá cũ (Stale Days).
Nhà cung cấp tự cấu hình trả dữ liệu nhưng ERPNext đọc ra 0
Xem lại đường dẫn Khóa kết quả và kiểm tra giá trị lấy ra là số. So URL yêu cầu với cấu trúc phản hồi, không để lộ thông tin xác thực.
Lấy được tỷ giá hiện tại nhưng không lấy được tỷ giá quá khứ
Nhà cung cấp hoặc gói dịch vụ có thể không hỗ trợ ngày quá khứ. Dùng nhà cung cấp phù hợp hoặc nhập các bản ghi tỷ giá quá khứ đã duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Không. Bản ghi tỷ giá thủ công phù hợp luôn được ưu tiên.
Chọn theo phạm vi loại tiền, hỗ trợ tỷ giá quá khứ, chính sách về độ chính xác, giấy phép, giới hạn số lần gọi, độ ổn định và bảo mật. Không có nhà cung cấp tốt nhất cho mọi trường hợp.
Không. Tỷ giá lấy về chỉ điền vào chứng từ. Sổ cái chỉ thay đổi khi một giao dịch kế toán hoặc bút toán tổng hợp tạo ra được Gửi.
Cài đặt tỷ giá hối đoái là bản ghi duy nhất cho toàn trang. Nếu các công ty cần nguồn tỷ giá được duyệt riêng, dùng bản ghi thủ công có kiểm soát hoặc tùy biến.
Không. Dùng HTTPS cho dịch vụ bên ngoài. Chỉ dùng HTTP trong một kiến trúc nội bộ đã được bảo mật có chủ đích.