Đánh giá lại tỷ giá
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Đánh giá lại tỷ giá
Cuối tháng, Nova Industries phải trình bày lại các số dư ngoại tệ theo USD, đồng tiền hạch toán dùng để báo cáo.
Ví dụ: cuối tháng, tài khoản Euro Bank của Nova còn 1.000 EUR. Số euro không đổi, nhưng giá trị của nó trên sổ USD đã đổi. Số dư được ghi ở tỷ giá 1 EUR = 1,10 USD, tỷ giá cuối kỳ là 1,15, nên giá trị USD tăng từ 1.100 lên 1.150.
Đánh giá lại tỷ giá (Exchange Rate Revaluation) cập nhật giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán mà không đổi số dư 1.000 EUR. Chứng từ này tính ra khoản lãi chưa thực hiện 50 USD để tài chính rà soát và ghi bút toán điều chỉnh cuối kỳ chính xác.
| Chỉ tiêu | Trước | Sau khi tính đánh giá lại |
|---|---|---|
| Số dư theo loại tiền tài khoản | 1.000 EUR | 1.000 EUR |
| Tỷ giá | 1,10 | 1,15 |
| Giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán | 1.100 USD | 1.150 USD |
| Lãi chưa thực hiện | 50 USD |
Trước khi bắt đầu
- Hoàn tất thiết lập đa tiền tệ. Công ty phải có ít nhất một tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán, không phải tài khoản kho, có loại tiền khác đồng tiền hạch toán và có số dư sổ cái đủ điều kiện đánh giá lại.
- Trên công ty, đặt Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện (Unrealized Exchange Gain/Loss Account). Xem lại cả tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá thông thường, dùng cho chênh lệch đã thực hiện khi thanh toán.
- Tạo tỷ giá ngày khóa sổ trong tỷ giá hối đoái, hoặc kiểm tra nhà cung cấp đang bật trong Cài đặt tỷ giá hối đoái.
- Kiểm tra kỳ kế toán đang mở và người dùng có quyền Gửi chứng từ đánh giá lại và bút toán tổng hợp.
- Trước khi khóa sổ, xem lại các cài đặt tiền tệ trong Cài đặt kế toán, để quy định về tuổi của tỷ giá đã lưu khớp với quy trình tài chính đã duyệt.
Tạo chứng từ đánh giá lại tỷ giá
- Mở Kế toán > Đa tiền tệ (Multi Currency) > Đánh giá lại tỷ giá (Exchange Rate Revaluation).
- Chọn Thêm (Add Exchange Rate Revaluation).
- Nhập Ngày hạch toán (Posting Date) và Công ty (Company).
- Chỉ đặt Ngưỡng làm tròn (Rounding Loss Allowance) khi muốn coi một số dư rất nhỏ là bằng 0. Giá trị cho phép từ 0 (tính cả 0) đến nhỏ hơn 1.
- Bấm Lấy dữ liệu (Get Entries).
ERPNext lấy về các tài khoản ngoại tệ đủ điều kiện, kèm: số dư theo loại tiền tài khoản và theo đồng tiền hạch toán, tỷ giá ghi sổ hiện tại, tỷ giá mới tại ngày hạch toán, số dư mới theo đồng tiền hạch toán và lãi/lỗ tính ra.
Rà soát các tài khoản lấy về
Đừng Gửi ngay. Đối chiếu từng tài khoản với sổ cái, tỷ giá khóa sổ đã duyệt và số dư thực tế của ngân hàng, phải thu, phải trả hoặc khoản khác.
Bấm biểu tượng bút chì được đánh dấu để mở trình sửa đầy đủ của dòng.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài khoản (Account) | Tài khoản ngoại tệ thuộc bảng cân đối kế toán đang được đánh giá lại. |
| Loại tiền tài khoản (Account Currency) | Loại tiền cố định của tài khoản đó. |
| Số dư theo loại tiền tài khoản (Balance in Account Currency) | Nợ trừ Có bằng ngoại tệ, tính đến ngày hạch toán. |
| Số dư theo đồng tiền hạch toán (Balance in Base Currency) | Giá trị ghi sổ hiện tại theo đồng tiền hạch toán. |
| Tỷ giá hiện tại (Current Exchange Rate) | Số dư theo đồng tiền hạch toán chia cho số dư ngoại tệ, khi số dư ngoại tệ khác 0. |
| Tỷ giá mới (New Exchange Rate) | Tỷ giá ngày khóa sổ dùng để đánh giá lại. Kiểm tra trước khi Gửi. |
| Số dư mới theo loại tiền tài khoản (New Balance in Account Currency) | Thường giữ nguyên bằng số dư ngoại tệ hiện có. |
| Số dư mới theo đồng tiền hạch toán (New Balance in Base Currency) | Số dư ngoại tệ nhân tỷ giá mới. |
| Lãi/Lỗ (Gain/Loss) | Chênh lệch giữa số dư mới và số dư hiện tại theo đồng tiền hạch toán. |
| Số dư bằng 0 (Zero Balance) | Đánh dấu trường hợp số dư theo đồng tiền hạch toán hoặc theo loại tiền tài khoản được coi là bằng 0. |
Trong ví dụ, số dư vẫn là 1.000 EUR nhưng giá trị USD thay đổi 50 USD.
Rà soát các dòng tổng
Chứng từ tách lãi/lỗ đánh giá lại thông thường khỏi lãi/lỗ đã tích lũy ở các trường hợp số dư bằng 0.
| Dòng tổng | Ý nghĩa |
|---|---|
| Lãi/lỗ từ đánh giá lại (Gain/Loss from Revaluation) | Thay đổi chưa ghi sổ, tính cho các số dư ngoại tệ khác 0 thông thường. |
| Lãi/lỗ đã ghi sổ (Gain/Loss already booked) | Chênh lệch gắn với các tài khoản có số dư theo loại tiền tài khoản hoặc theo đồng tiền hạch toán bằng 0. |
| Tổng lãi/lỗ (Total Gain/Loss) | Kết quả cộng gộp của chứng từ. |
Từ ERPNext v14, các trường hợp số dư bằng 0 được xử lý bằng một bút toán tổng hợp lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá riêng ở trạng thái Nháp. Cách này xử lý tình huống số dư ngoại tệ bằng 0 nhưng vẫn còn số dư theo đồng tiền hạch toán, hoặc ngược lại.
Gửi và tạo bút toán tổng hợp
- Lưu chứng từ đánh giá lại, sửa các tài khoản hoặc tỷ giá sai.
- Gửi. Các dòng không có lãi/lỗ sẽ bị loại bỏ.
- Ở nút Tạo (Create), chọn Bút toán tổng hợp (Journal Entries).
- Mở bút toán vừa tạo, kiểm tra các dòng tài khoản, Nợ/Có theo đồng tiền hạch toán, tham chiếu đến chứng từ đánh giá lại và ngày hạch toán.
- Chỉ Gửi bút toán sau khi đã rà soát.
Gửi chứng từ đánh giá lại là chốt kết quả đã tính, nhưng sổ cái chỉ thay đổi khi bút toán tổng hợp tạo ra được Gửi. Nếu bút toán còn ở trạng thái Nháp, báo cáo chưa có số liệu đánh giá lại.
Áp dụng nhất quán quyền trên bút toán tổng hợp và các kiểm soát khóa sổ. Tài khoản lãi/lỗ chưa thực hiện là bên đối ứng của khoản điều chỉnh trên tài khoản ngoại tệ.
Kiểm tra kết quả
Chạy sổ cái cho tài khoản ngoại tệ tại ngày đánh giá lại. Kiểm tra:
- số dư theo loại tiền tài khoản không đổi;
- giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán thay đổi đúng bằng khoản lãi/lỗ dự kiến;
- bút toán tổng hợp có tham chiếu đến chứng từ đánh giá lại tỷ giá;
- bên đối ứng ghi vào tài khoản lãi/lỗ chưa thực hiện đã cấu hình;
- báo cáo tài chính đã dùng số dư mới theo đồng tiền hạch toán.
Khi có số dư công nợ của đối tượng, xem thêm báo cáo công nợ phải thu và phải trả. Tùy chọn Bút toán đánh giá lại (Revaluation Journals) của báo cáo quyết định cách tính các bút toán đánh giá lại vào số còn nợ.
Tự động tạo: làm thận trọng
Công ty có thể tự động tạo chứng từ đánh giá lại tỷ giá theo tần suất hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. Ô Gửi bút toán đánh giá lại? (Submit ERR Journals?) quyết định các bút toán tổng hợp tạo ra có được tự động Gửi hay không.
Hãy bắt đầu bằng rà soát thủ công. Chỉ tự động hóa khi tài chính đã tin cậy nhà cung cấp tỷ giá, cách chọn ngày khóa sổ, phạm vi tài khoản, tài khoản lãi/lỗ chưa thực hiện và quy trình đảo bút toán hoặc khóa sổ. Tự động Gửi làm giảm cơ hội phát hiện một tỷ giá hay số dư bất thường.
Đảo bút toán và các kỳ sau
ERPNext v16 cho phép tạo bút toán tổng hợp đảo ngược sau khi bút toán đánh giá lại đã được ghi sổ. Có đảo hay không, và đảo khi nào, tùy chính sách kế toán và chu kỳ báo cáo của bạn. Đừng tự hủy hoặc tạo trùng bút toán khi chưa kiểm tra chứng từ đánh giá lại liên quan và các kỳ sau.
Lần đánh giá lại sau dùng giá trị ghi sổ mới nhất và tỷ giá khóa sổ mới. Nó không sửa lại hóa đơn, phiếu thu/chi gốc hay bản ghi tỷ giá cũ.
Xử lý sự cố
Bấm Lấy dữ liệu nhưng không có tài khoản nào
Kiểm tra:
- loại tiền của tài khoản khác đồng tiền hạch toán;
- tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán và không phải tài khoản kho;
- tài khoản có số dư đủ điều kiện tính đến ngày hạch toán;
- đã chọn đúng công ty.
Tỷ giá mới bằng 0 hoặc bị trống
Kiểm tra đúng chiều quy đổi, ngày giao dịch, quy tắc tỷ giá cũ, bản ghi tỷ giá đã lưu và phạm vi hỗ trợ của nhà cung cấp. Tạo tỷ giá thủ công đã duyệt nếu cần.
Đã Gửi chứng từ đánh giá lại nhưng sổ cái không đổi
Mở bút toán tổng hợp liên kết. Bút toán phải được tạo và Gửi. Bút toán ở trạng thái Nháp không ảnh hưởng sổ cái.
Số dư ngoại tệ bằng 0 nhưng vẫn còn số dư theo đồng tiền hạch toán
Xem dòng Số dư bằng 0 và bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá riêng cho trường hợp này. Đừng nhập một số tiền ngoại tệ giả chỉ để ép số dư theo đồng tiền hạch toán về 0.
Câu hỏi thường gặp
Không. Đánh giá lại ghi thay đổi chưa thực hiện của số dư còn mở tại ngày báo cáo. Thanh toán ghi chênh lệch đã thực hiện.
Không. Nó đổi giá trị ghi sổ theo đồng tiền hạch toán, giữ nguyên số tiền theo loại tiền tài khoản.
Không. Đánh giá lại các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán còn số dư và đủ điều kiện, theo chính sách báo cáo của bạn, thường vào cuối kỳ.
Rà soát và, nếu được phép, sửa trước khi Gửi bằng một tỷ giá đã duyệt. Nếu quy trình kiểm soát yêu cầu, hãy lưu nguồn tỷ giá và người duyệt ở nơi khác ngoài phần diễn giải.
Chỉ khi quy trình đã được thử và tài chính chấp nhận bỏ bớt bước rà soát. Trong giai đoạn triển khai, để bút toán ở trạng thái Nháp an toàn hơn.