Xử lý chênh lệch tỷ giá

Nova Industries thường nhận tiền từ khách nước ngoài sau khi đã xuất hóa đơn, nên tỷ giá có thể thay đổi trước khi thanh toán xong.

Ví dụ: Nova xuất hóa đơn 1.200 EUR khi 1 EUR = 1,10 USD, nên khoản phải thu trị giá 1.320 USD. Khi khách trả tiền, tỷ giá là 1,15 và ngân hàng nhận 1.380 USD. Phần chênh 60 USD phải được ghi nhận, không được giấu đi bằng cách sửa số tiền thanh toán.

Phiếu thu/chi tất toán khoản chênh lệch đã thực hiện này qua tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá đã cấu hình. Việc này khác với đánh giá lại tỷ giá, vốn đo thay đổi chưa thực hiện khi số dư còn mở. Hãy ghi đúng khoản tất toán và tách chênh lệch tỷ giá khỏi phí ngân hàng hay khoản xóa nợ.

Ví dụCopy Anchor Link

Nova Electronics Distribution xuất hóa đơn bán hàng 1.200 EUR khi 1 EUR = 1,10 USD.

Khách đã trả đủ số EUR, nên khoản phải thu EUR về 0. Ngân hàng USD nhận 1.380 USD, trong khi khoản phải thu ban đầu ghi 1.320 USD. Phần chênh 60 USD là lãi.

Với thanh toán cho nhà cung cấp, chiều Nợ/Có đổi ngược. Kết quả là lãi hay lỗ tùy tỷ giá trên hóa đơn, tỷ giá khi thanh toán, và công ty đang nhận hay trả ngoại tệ.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

• Hoàn tất thiết lập đa tiền tệ. Khách hàng hoặc nhà cung cấp nước ngoài nên dùng tài khoản phải thu, phải trả cùng loại tiền. Tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt phải đúng loại tiền thực tế.
• Trên công ty, cấu hình Tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá (Exchange Gain / Loss Account).
• Trong Cài đặt kế toán, xem lại Ngày hạch toán của bút toán lãi/lỗ tỷ giá (Posting Date inheritance for exchange gain / loss). Trong ERPNext v16, có thể lấy theo ngày hóa đơn, ngày thanh toán hoặc ngày đối chiếu.

• Kiểm tra ngày giao dịch và tỷ giá đã duyệt trong tỷ giá hối đoái, hoặc kiểm tra cài đặt nhà cung cấp tỷ giá.

Tạo phiếu thu/chiCopy Anchor Link

Cách an toàn nhất là tạo phiếu từ hóa đơn đã Gửi, để tham chiếu và số còn nợ được chuyển sang.

1. Mở hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng đã Gửi.
2. Chọn Tạo (Create) > Thanh toán (Payment).
3. Kiểm tra Loại thanh toán (Payment Type), Công ty, Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party).
4. Kiểm tra tài khoản chi (Paid From) và tài khoản nhận (Paid To).
5. Nhập số tiền thực tế theo loại tiền của từng tài khoản.
6. Nhập hoặc kiểm tra tỷ giá tại ngày thanh toán.
7. Kiểm tra hóa đơn trong bảng Tham chiếu thanh toán (Payment References) và số tiền phân bổ.

Trên phiếu thu/chi, loại tiền không chọn tự do được. Nó lấy từ các tài khoản đã chọn.

Tính chênh lệch tỷ giáCopy Anchor Link

Khi phiếu có Số chênh lệch (Difference Amount) khác 0 do tỷ giá thay đổi, bấm Ghi lãi/lỗ tỷ giá (Set Exchange Gain/Loss). ERPNext thêm một dòng điều chỉnh vào bảng Khấu trừ hoặc lỗ (Payment Deductions or Loss) với tài khoản đã cấu hình. Hãy kiểm tra dòng này, đừng mặc định cứ có nút là hạch toán đúng.

Dấu âm/dương cụ thể tùy nghiệp vụ. Kiểm tra bằng bút toán Nợ/Có tạo ra, thay vì nhập số dương hay số âm theo trí nhớ.

Đừng nhầm các khoản sau:

Một khoản thanh toán có thể có nhiều khoản trên cùng lúc, nhưng mỗi khoản cần một dòng và một tài khoản riêng. Trước khi Gửi, Số chênh lệch phải bằng 0.

Lưu Nháp và xem trước bút toán trước khi Gửi, để tài chính kiểm tra được cả số tiền theo loại tiền từng tài khoản lẫn bút toán cân bằng theo đồng tiền hạch toán.

Gửi và kiểm traCopy Anchor Link

Gửi phiếu thu/chi, rồi kiểm tra:

• số còn nợ của hóa đơn giảm hoặc về 0;
• khoản phải thu hoặc phải trả ngoại tệ được tất toán đúng bằng số ngoại tệ đã phân bổ;
• tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt khớp số tiền trên sao kê;
• tài khoản lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá chỉ chứa chênh lệch do tỷ giá;
• tổng Nợ và Có trên sổ cái cân bằng theo đồng tiền hạch toán;
• báo cáo công nợ phải thu và phải trả khớp với sao kê công nợ của đối tượng.

Nếu phiếu được nhập riêng, không tạo từ hóa đơn, dùng đối chiếu thanh toán để phân bổ vào hóa đơn. Đối chiếu cũng có thể sinh chênh lệch tỷ giá, tùy loại tiền tài khoản, tỷ giá và cài đặt ngày hạch toán.

Thanh toán từng phần và thanh toán nhiều hóa đơnCopy Anchor Link

Mỗi lần thanh toán dùng tỷ giá thực tế của nó. Một hóa đơn 1.200 EUR có thể được trả 500 EUR ở một tỷ giá và 700 EUR ở tỷ giá khác. Mỗi phiếu chỉ phân bổ phần của mình và ghi nhận chênh lệch cho phần đó. Đừng sửa tỷ giá gốc trên hóa đơn cho khớp với sao kê ngân hàng cuối cùng.

Khi một phiếu thu/chi thanh toán nhiều hóa đơn, kiểm tra số tiền phân bổ và cách xử lý tỷ giá của từng tham chiếu. Dùng phiếu thu/chi hoặc quy trình thanh toán hàng loạt phù hợp, rồi kiểm tra số còn nợ của từng hóa đơn.

Tiền ứng trướcCopy Anchor Link

Có thể ghi tiền ứng trước khi chưa có hóa đơn. Tỷ giá lúc đó xác định giá trị khoản ứng trước theo đồng tiền hạch toán. Khi sau này phân bổ khoản ứng trước vào hóa đơn, chênh lệch (nếu có) có thể được ghi nhận theo cài đặt đối chiếu và ngày hạch toán. Giữ khoản ứng trước trên tài khoản công nợ đúng loại tiền, và đừng âm thầm sửa tỷ giá cũ của nó.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Đã trả đủ ngoại tệ nhưng hóa đơn vẫn còn nợ một khoản nhỏCopy Anchor Link

Kiểm tra số tiền phân bổ, loại tiền của tài khoản công nợ, tỷ giá thanh toán, và chênh lệch tỷ giá đã được đưa vào bảng Khấu trừ hoặc lỗ chưa. Không nhập chênh lệch tỷ giá vào bảng Thuế và phí ứng trước (Advance Taxes and Charges).

Số tiền ngân hàng sai sau khi thêm dòng điều chỉnhCopy Anchor Link

Tách riêng phí ngân hàng, khấu trừ thuế, xóa nợ và chênh lệch tỷ giá. Tính lại số tiền chi và nhận theo sao kê ngân hàng thực tế, rồi dùng các dòng điều chỉnh riêng.

Không thấy nút Ghi lãi/lỗ tỷ giáCopy Anchor Link

Kiểm tra có thật sự có chênh lệch tỷ giá không, tài khoản trên công ty đã cấu hình chưa, chứng từ đang ở trạng thái Nháp, và tài khoản cùng tham chiếu đã chọn đúng. Nút có hiện hay không có thể tùy trạng thái của phiếu.

Trường tỷ giá bị khóa chỉ đọcCopy Anchor Link

Xem Khóa tỷ giá, cài đặt tỷ giá cũ, quyền hạn và trạng thái chứng từ. Giao dịch đã Gửi không thể tùy tiện định giá lại.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Phiếu thu/chi
• Đối chiếu thanh toán
• Kế toán đa tiền tệ
• Tỷ giá hối đoái
• Đánh giá lại tỷ giá