Khóa tỷ giá
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Khóa tỷ giá
Nhân viên bán hàng của Nova Industries có thể gặp trường hợp không sửa được tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ.
Ví dụ: một nhân viên mở hóa đơn ngoại tệ, thấy Tỷ giá (Exchange Rate) không như mong đợi và không sửa được. Trường có thể bị "khóa" vì chứng từ đã Gửi, vì tài khoản đã chọn quyết định loại tiền, vì người dùng không có quyền, hoặc vì ERPNext đang áp dụng chính sách tỷ giá đã lưu trong Cài đặt kế toán.
Hãy tìm đúng nguyên nhân trên một chứng từ Nháp trước khi đổi cấu hình. Hóa đơn đã Gửi bị khóa có chủ đích, không nên định giá lại chỉ để chữa một lỗi thiết lập. Khi việc ghi đè tỷ giá được duyệt, hãy ghi lại nguồn để sau này tài chính giải thích được.
Trước khi bắt đầu
- Kiểm tra chứng từ đang ở trạng thái Nháp và có ít nhất hai loại tiền. Giao dịch bằng đồng tiền hạch toán, dùng tài khoản bằng đồng tiền hạch toán thì không cần tỷ giá.
- Kiểm tra người dùng có quyền ghi trên giao dịch và trên Cài đặt kế toán.
- Đọc kỹ nhãn tỷ giá.
1 EUR = 1,15 USDlà một chiều quy đổi, không phải một tỷ lệ chung chung. Kiểm tra bản ghi tỷ giá hối đoái đúng chiều và đúng ngày đó.
Xem lại "Cho phép tỷ giá cũ"
Mở Kế toán > Cài đặt > Cài đặt kế toán (Accounts Settings), tìm phần Cài đặt tỷ giá hối đoái (Currency Exchange Settings).
Hãy hiểu cài đặt này là chính sách chọn tỷ giá:
| Cài đặt | Cách tìm tỷ giá |
|---|---|
| Bật Cho phép tỷ giá cũ (Allow Stale Exchange Rates) | Có thể dùng tỷ giá đã lưu phù hợp mới nhất, không giới hạn tuổi. Phù hợp với tỷ giá còn hiệu lực đến khi có tỷ giá mới. |
| Tắt Cho phép tỷ giá cũ | ERPNext giới hạn tuổi của tỷ giá đã lưu theo Số ngày tỷ giá cũ (Stale Days), rồi thử nhà cung cấp đã cấu hình khi không có bản ghi thủ công phù hợp. |
Một số tài liệu cũ nói cài đặt này quyết định trường Tỷ giá có sửa được hay không. Cách trường hoạt động đã thay đổi qua các phiên bản và có thể khác nhau theo chứng từ, nên hãy thử trên chứng từ Nháp sau khi đổi cài đặt, đừng chỉ dựa vào chữ "cũ" (stale). Trong ERPNext v16, người dùng thường ghi đè được tỷ giá lấy về trên chứng từ Nháp, nếu quyền hạn và logic chứng từ cho phép.
Khi cần một tỷ giá cố định có kiểm soát
Tạo bản ghi tỷ giá hối đoái có ngày, với giá trị đã duyệt và cờ mua/bán đúng. Sau đó quyết định bản ghi này có được dùng tiếp cho đến khi có bản ghi khác không.
- Tỷ giá hợp đồng: có thể bật tỷ giá cũ, vì bản ghi thủ công mới nhất vẫn được dùng.
- Tỷ giá ngân quỹ hằng ngày: tắt tỷ giá cũ, đặt Số ngày tỷ giá cũ nhỏ, hoặc nhập tỷ giá mới đã duyệt đều đặn.
Đây không phải một kiểu "khóa" thật sự trên bản ghi để ngăn người có quyền sửa danh mục. Nếu tỷ giá cần được bảo vệ, hãy kiểm soát quyền cập nhật và lập quy trình duyệt.
Để kiểm soát chặt hơn, giao việc cập nhật tỷ giá cho một vai trò tài chính nhỏ, và để người khác rà soát giao dịch Nháp trước khi Gửi. Lưu nguồn tỷ giá đã duyệt và ngày hiệu lực trong hồ sơ ngân quỹ. Cách này tách việc duyệt tỷ giá khỏi việc nhập giao dịch, không dùng sai cài đặt tỷ giá cũ như một biện pháp bảo mật.
Khi cần tỷ giá hiện tại của nhà cung cấp
Tắt tỷ giá cũ, hoặc đảm bảo không còn bản ghi thủ công phù hợp nào được ưu tiên. Xem lại Cài đặt tỷ giá hối đoái, kiểm tra nhà cung cấp hỗ trợ cặp tiền và ngày quá khứ cần dùng.
ERPNext luôn tìm bản ghi đã lưu phù hợp trước. Nhà cung cấp chỉ là phương án dự phòng, nên đổi cài đặt nhà cung cấp không ghi đè được một bản ghi thủ công phù hợp.
Khi cần nhập tay tỷ giá trên giao dịch
- Giữ giao dịch ở trạng thái Nháp.
- Chọn đúng ngoại tệ.
- Kiểm tra loại tiền của tài khoản phải thu, phải trả, ngân hàng hoặc tiền mặt.
- Xem trường Tỷ giá và chiều quy đổi của nó.
- Nhập tỷ giá đã duyệt nếu trường sửa được.
- So tổng theo tiền giao dịch với tổng theo đồng tiền hạch toán.
- Lưu và tải lại chứng từ Nháp để chắc giá trị đã được lưu.
Tỷ giá bảng giá (Price List Exchange Rate) là một trường khác. Nó quy đổi loại tiền của bảng giá sang tiền giao dịch. Đừng sửa trường này khi vấn đề nằm ở quy đổi hạch toán giữa tiền giao dịch và đồng tiền hạch toán.
Giao dịch đã Gửi
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng hoặc phiếu thu/chi đã Gửi là một nghiệp vụ kế toán đã ghi sổ. ERPNext khóa các trường quan trọng để giữ dấu vết kiểm toán. Nếu tỷ giá sai đáng kể, làm theo quy trình Hủy và Sửa đổi (Amend) của chứng từ, tùy quyền hạn, các chứng từ liên kết, quy tắc sổ cái bất biến và kỳ kế toán còn mở.
Sửa bản ghi tỷ giá hối đoái không làm thay đổi chứng từ cũ đã Gửi. Chúng giữ tỷ giá đã lưu của riêng mình.
Trước khi Hủy, kiểm tra các phiếu thu/chi, hàng trả lại, hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note), ảnh hưởng tới kho và các lần đối chiếu phía sau. Bản Sửa đổi đúng phải tái hiện đúng nghiệp vụ thương mại với tỷ giá đã duyệt và giữ dấu vết kiểm toán dễ đọc. Hỏi tài chính xem chênh lệch đó thật sự là lỗi hóa đơn, hay là biến động tỷ giá hợp lệ cần ghi nhận khi thanh toán.
Các nguyên nhân thường gặp khiến trường bị khóa
| Nguyên nhân | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Chứng từ đã Gửi | Chỉ Hủy và Sửa đổi khi chính sách kế toán và các liên kết cho phép. |
| Không cần quy đổi | Đồng tiền hạch toán, tiền giao dịch và loại tiền tài khoản liên quan đều giống nhau. |
| Loại tiền tài khoản quyết định luồng tiền | Tài khoản công nợ hoặc ngân hàng đã chọn cố định loại tiền của số tiền. |
| Chính sách tỷ giá đã lưu quyết định | Xem lại Cho phép tỷ giá cũ, Số ngày tỷ giá cũ, ngày, chiều quy đổi và cờ mua/bán. |
| Giá trị do nhà cung cấp trả về | Kiểm tra nhà cung cấp và việc ghi đè trên chứng từ Nháp có được phép không. |
| Người dùng thiếu quyền | Xem lại phân quyền theo vai trò, thay vì nới lỏng kiểm soát kế toán. |
| Script hoặc tùy biến | Thử với một vai trò sạch, kiểm tra các tùy biến phía client hoặc server. |
Xử lý sự cố
Đã đổi Cài đặt kế toán mà trường vẫn bị khóa
Tải lại giao dịch, kiểm tra nó đang ở trạng thái Nháp, rồi kiểm tra loại tiền tài khoản, quyền hạn và tùy biến. Thử trên một chứng từ Nháp mới, thay vì chứng từ đã từng Gửi hoặc được tạo từ giao dịch khác.
ERPNext cứ dùng tỷ giá cũ
Tìm trong Tỷ giá hối đoái bản ghi phù hợp mới nhất. Kiểm tra Cho phép tỷ giá cũ và Số ngày tỷ giá cũ. Ngày giao dịch mới hơn không buộc hệ thống gọi nhà cung cấp, chừng nào vẫn còn một bản ghi thủ công phù hợp được ưu tiên.
Tắt tỷ giá cũ xong thì ERPNext không lấy được tỷ giá
Nhà cung cấp có thể không hỗ trợ cặp tiền hoặc ngày quá khứ đó. Tạo bản ghi thủ công, hoặc chọn một nhà cung cấp đã duyệt có hỗ trợ.
Đổi tỷ giá thì giá mặt hàng cũng đổi
Phân biệt Tỷ giá với Tỷ giá bảng giá. Nếu bảng giá dùng loại tiền khác, đơn giá mặt hàng có thể được quy đổi riêng.
Câu hỏi thường gặp
Không. Nó cho phép bản ghi thủ công phù hợp mới nhất tiếp tục được dùng mà không giới hạn tuổi. Trường có sửa được hay không là do quyền hạn và logic giao dịch.
Giới hạn quyền ghi trên Tỷ giá hối đoái và dùng quy trình duyệt hoặc nhập dữ liệu có kiểm soát. Riêng tùy chọn tỷ giá cũ không khóa được bản ghi danh mục.
Khi Gửi, chứng từ đã ghi sổ kế toán và khóa các trường quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn khi kiểm toán.
Không nhất thiết. Tải lại hoặc chọn lại loại tiền và ngày để hệ thống tính lại, rồi kiểm tra giá trị đã lưu. Chứng từ đã Gửi giữ nguyên.
Được, nhưng trước đó hãy đảm bảo mọi chiều quy đổi và ngày cần dùng đều có bản ghi thủ công, và quy định rõ người dùng phải làm gì khi thiếu tỷ giá.