Sổ công nợ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Sổ công nợ
Northstar Retail có một hóa đơn bán hàng 1.796 USD của Nova Industries và trả riêng một khoản 525 USD. Tiền đã về ngân hàng và đã ghi sổ, nhưng hóa đơn vẫn còn nợ đủ 1.796 USD cho đến khi ERPNext biết khoản tiền đó dành cho hóa đơn này. Sổ công nợ (Payment Ledger) là nơi lưu mối liên kết giữa hóa đơn và thanh toán.
Sổ công nợ là sổ chuyên dùng cho các tài khoản Phải thu và Phải trả. ERPNext dựa vào các bút toán công nợ (Payment Ledger Entry) để tính số còn nợ của hóa đơn, tiền ứng trước, phần đã cấn trừ, tuổi nợ và đối chiếu thanh toán. Sổ công nợ không ghi thêm một lần hạch toán nữa và không thay thế Sổ cái:
- Sổ cái cho biết ghi Nợ, ghi Có tài khoản nào.
- Sổ công nợ cho biết số tiền đó tất toán cho khoản phải thu, phải trả nào.
Sổ công nợ hoạt động thế nào
| Sự kiện | Ảnh hưởng trên Sổ công nợ |
|---|---|
| Gửi một hóa đơn bán hàng | Tạo một khoản phải thu của khách hàng, kèm số còn nợ ban đầu. |
| Gửi một hóa đơn mua hàng | Tạo một khoản phải trả cho nhà cung cấp, kèm số còn nợ ban đầu. |
| Gửi phiếu thu/chi có chọn hóa đơn tham chiếu | Cấn trừ ngay khoản thanh toán và giảm số còn nợ của hóa đơn đó. |
| Gửi một khoản thanh toán độc lập hoặc tiền ứng trước | Tạo một khoản tiền chưa cấn trừ của đối tượng, có thể khớp với hóa đơn sau. |
| Cấn trừ một hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) hoặc hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) | Giảm khoản phải thu hoặc phải trả tương ứng. |
| Đối chiếu hoặc hủy đối chiếu một khoản thanh toán | Cập nhật liên kết hóa đơn – thanh toán, giao dịch ngân hàng gốc vẫn giữ nguyên. |
Chạy báo cáo Sổ công nợ
- Vào Kế toán, chọn Sổ công nợ (Payment Ledger).
- Chọn công ty Nova Industries và khoảng ngày cần xem.
- Khi kiểm tra một khách hàng hoặc nhà cung cấp, chọn Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party).
- Muốn truy một khoản phải thu, phải trả, thanh toán hoặc hóa đơn cụ thể, lọc theo Tài khoản (Account), Số chứng từ (Voucher No) hoặc Số chứng từ đối ứng (Against Voucher No).
- Làm mới và đợi tải xong toàn bộ bút toán và các dòng còn nợ.
Chứng từ và chứng từ đối ứng
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại chứng từ, Số chứng từ (Voucher Type, Voucher No) | Chứng từ sinh ra bút toán công nợ này, ví dụ hóa đơn, phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp. |
| Loại chứng từ đối ứng, Số chứng từ đối ứng (Against Voucher Type, Against Voucher No) | Hóa đơn hoặc khoản tham chiếu khác mà chứng từ đang tất toán. |
| Số tiền (Amount) | Giá trị mà dòng này tạo ra, cấn trừ, đảo ngược hoặc còn để ngỏ. |
| Tài khoản, Đối tượng (Account, Party) | Tài khoản phải thu hoặc phải trả, và khách hàng hoặc nhà cung cấp bị ảnh hưởng số dư. |
| Loại tiền của tài khoản (Account Currency) | Loại tiền của tài khoản công nợ, khi báo cáo có hiện giá trị theo loại tiền của tài khoản. |
Dòng của hóa đơn lúc đầu có thể trỏ đối ứng vào chính nó, vì chính nó tạo ra khoản còn nợ gốc. Dòng phiếu thu/chi sau đó trỏ đối ứng vào hóa đơn này. Báo cáo cộng các dòng liên quan lại để ra số còn nợ còn lại.
Ví dụ: đối chiếu khoản 525 USD
Trước khi đối chiếu, hóa đơn bán hàng 1.796 USD vẫn còn nợ đủ dù đã có phiếu thu 525 USD. Lý do: phiếu thu được Gửi mà không chọn hóa đơn này trong bảng Tham chiếu (References).
Dùng Đối chiếu thanh toán để khớp khoản tiền chưa cấn trừ với hóa đơn. Sau khi đối chiếu, hóa đơn còn nợ 1.271 USD và chuyển sang trạng thái Đã thanh toán một phần (Partly Paid).
Phiếu thu giờ có một dòng tham chiếu cấn trừ 525 USD vào hóa đơn bán hàng. ERPNext không ghi thêm 525 USD nào qua ngân hàng, mà chỉ cập nhật khoản tiền đã có được tất toán cho hóa đơn nào.
Dữ liệu Sổ công nợ được dùng ở đâu
- Báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả dựa vào Sổ công nợ để tính số còn nợ và tuổi nợ theo từng hóa đơn.
- Xử lý sao kê công nợ (Process Statement of Accounts) dùng các số còn nợ này khi lập sao kê cho khách hàng.
- Các công cụ đối chiếu dùng chính sổ này để tìm các khoản chưa cấn trừ hợp lệ và cập nhật tham chiếu của chúng.
Sổ công nợ và Sổ cái
| Câu hỏi | Dùng |
|---|---|
| Đã ghi Nợ, ghi Có tài khoản nào? | Sổ cái |
| Vì sao hóa đơn này vẫn còn nợ? | Sổ công nợ |
| Số dư ngân hàng có thay đổi không? | Sổ cái và phiếu thu/chi gốc |
| Khoản thanh toán đã cấn trừ vào hóa đơn nào? | Sổ công nợ và bảng Tham chiếu của phiếu thu/chi |
| Hóa đơn nào cần đi thu hoặc cần trả? | Báo cáo công nợ phải thu hoặc phải trả |
Xử lý sự cố
Không thấy một hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn đã Gửi và ghi vào tài khoản có Loại tài khoản (Account Type) là Phải thu (Receivable) hoặc Phải trả (Payable). Kiểm tra các bộ lọc công ty, đối tượng, ngày và tài khoản. Hóa đơn Nháp chưa sinh bút toán công nợ.
Đã có thanh toán mà hóa đơn vẫn còn nợ
Phiếu thu/chi có thể chưa được cấn trừ, đã cấn trừ vào hóa đơn khác, hoặc ghi cho đối tượng hay tài khoản khác. Xem bảng Tham chiếu của phiếu. Nếu lúc lập phiếu chưa chọn đúng hóa đơn, dùng Đối chiếu thanh toán.
Số còn nợ thay đổi bất ngờ
Xem các phiếu thu/chi, hóa đơn trả lại (Credit Note, Debit Note), bút toán tổng hợp, các lần đối chiếu và các lần hủy có liên kết với hóa đơn. So Số chứng từ với Số chứng từ đối ứng để biết bút toán nào đã làm đổi số dư.
Sổ công nợ và Sổ cái trông khác nhau
Hai báo cáo trả lời hai câu hỏi khác nhau. Hãy so trên cùng công ty, khoảng ngày, tài khoản, đối tượng, chứng từ và loại tiền. Số trên Sổ cái là bút toán hạch toán, còn số trên Sổ công nợ thể hiện các khoản còn nợ và việc cấn trừ.
Câu hỏi thường gặp
Thông thường là không. Đối chiếu chỉ đổi hóa đơn tham chiếu gắn với một khoản thanh toán đã có. Phiếu thu/chi đã Gửi trước đó đã ghi nhận biến động ngân hàng.
Được. Một phiếu thu/chi có thể cấn trừ vào nhiều hóa đơn hợp lệ của cùng đối tượng và cùng tài khoản. Mỗi phần cấn trừ làm giảm số còn nợ của hóa đơn tương ứng.
Không. ERPNext sinh các dòng này từ chứng từ gốc đã Gửi và từ các thao tác đối chiếu. Hãy sửa chứng từ gốc, hoặc dùng đối chiếu và hủy đối chiếu.
Không. Sổ công nợ chỉ tập trung vào tài khoản có loại Phải thu hoặc Phải trả và các đối tượng gắn với chúng. Với các loại tài khoản khác, dùng Sổ cái.