Cấn trừ Credit Note và phiếu thu vào hóa đơn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Cấn trừ Credit Note và phiếu thu vào hóa đơn
Khi một Credit Note hoặc một phiếu thu chưa phân bổ cần dùng để tất toán một hóa đơn bán hàng cụ thể, hãy phân bổ (cấn trừ) nó vào hóa đơn đó. Phân bổ chỉ cập nhật số còn nợ, không tạo thêm giao dịch bán hàng hay thanh toán nào.
Trước khi bắt đầu
- Hóa đơn bán hàng, Credit Note và phiếu thu đều đã Gửi, cùng khách hàng, cùng công ty, cùng loại tiền và cùng tài khoản phải thu.
- Credit Note hoặc phiếu thu vẫn còn số tiền chưa phân bổ.
Cấn trừ bằng Đối chiếu thanh toán
- Tìm Đối chiếu thanh toán (Payment Reconciliation).
- Chọn công ty, Loại đối tượng (Party Type) là Khách hàng (Customer), chọn khách hàng và tài khoản phải thu.
- Lấy danh sách các khoản thanh toán chưa phân bổ và các hóa đơn còn nợ.
- Ở phần thanh toán, chọn Credit Note hoặc phiếu thu.
- Ở phần hóa đơn, chọn hóa đơn bán hàng.
- Nhập số tiền cần phân bổ.
- Kiểm tra số còn chưa phân bổ và số còn nợ.
- Bấm Đối chiếu (Reconcile).
Công cụ đối chiếu thanh toán đặt các hóa đơn còn nợ cạnh các khoản thanh toán hoặc Credit Note còn dùng được. Chỉ chọn đúng những dòng cần khớp với nhau rồi mới phân bổ.
Có thể phân bổ một khoản thanh toán cho nhiều hóa đơn, hoặc gộp nhiều khoản tín dụng cho một hóa đơn, miễn là số phân bổ không vượt quá số tiền còn dùng được hoặc số còn nợ.
Kiểm tra kết quả
Mở báo cáo công nợ phải thu và kiểm tra:
- số còn nợ của hóa đơn bán hàng đã giảm;
- số chưa phân bổ của Credit Note hoặc phiếu thu đã giảm;
- tổng số dư của khách hàng không thay đổi do việc phân bổ.
Phân bổ chỉ ghép các bút toán Nợ và Có đã có sẵn. Nó không ghi thêm doanh thu, thuế, biến động kho hay dòng tiền.
Khi nào dùng bút toán tổng hợp
Chỉ dùng bút toán tổng hợp khi đối chiếu thanh toán không thể hiện được bút toán điều chỉnh cần làm. Ghi khách hàng vào cột Đối tượng (Party), và chọn đúng hóa đơn bán hàng hoặc Credit Note ở Loại tham chiếu (Reference Type) và Tên tham chiếu (Reference Name). Nếu thiếu tham chiếu, các chứng từ vẫn ở trạng thái còn nợ, dù số dư tài khoản trông có vẻ đúng.
Xử lý sự cố
Không thấy Credit Note hoặc hóa đơn trong danh sách
Kiểm tra trạng thái đã Gửi, khách hàng, công ty, loại tiền, tài khoản phải thu, và số còn chưa phân bổ hoặc còn nợ.
Sổ cái đã khớp nhưng hóa đơn vẫn chưa được thanh toán
Nhiều khả năng bút toán thiếu tham chiếu đến hóa đơn. Chạy đối chiếu thanh toán cho khoản thu đó, hoặc sửa tham chiếu trên bút toán tổng hợp.
Đã cấn trừ nhầm
Dùng thao tác Hủy đối chiếu (Unreconcile) nếu có, rồi đối chiếu lại đúng chứng từ. Không Hủy các chứng từ bán hàng không liên quan.