Loại đơn bán hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Loại đơn bán hàng
Đơn bán hàng là cam kết bán hàng hóa hoặc dịch vụ đã được khách hàng xác nhận. Trong ERPNext, Loại đơn hàng (Order Type) cho hệ thống biết quy trình nào sẽ diễn ra tiếp sau khi đơn được Gửi.
ERPNext có ba loại đơn bán hàng chuẩn:
- Bán hàng (Sales)
- Bảo trì (Maintenance)
- Giỏ hàng (Shopping Cart)
Cả ba dùng chung một chứng từ Đơn bán hàng, chỉ khác nhau ở các bước phía sau.
1. Loại Bán hàng (Sales)
Dùng khi khách mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo quy trình bán hàng thông thường. Đây là loại phổ biến nhất.
Đơn loại Bán hàng thường bắt đầu sau khi khách chấp nhận báo giá, hoặc khi nhân viên bán hàng ghi trực tiếp một đơn khách đã xác nhận.
Ví dụ:
- Bán hàng tồn kho cho khách
- Bán thành phẩm
- Bán dịch vụ cần lập hóa đơn
- Bán sản phẩm cần giao hàng trước khi lập hóa đơn
Chu trình bán hàng thường gặp
Đường đi cụ thể phụ thuộc cách công ty vận hành:
- Hàng có sẵn trong kho: tạo Phiếu soạn hàng (Pick List) và Phiếu xuất kho.
- Hàng cần mua hoặc sản xuất: từ Đơn bán hàng có thể tạo Yêu cầu vật tư (Material Request), Đơn mua hàng, Lệnh sản xuất (Work Order) hoặc Kế hoạch sản xuất (Production Plan).
Hóa đơn bán hàng có thể lập sau khi giao, trước khi giao, hoặc độc lập, tùy chính sách và cấu hình của công ty.
Khi nào dùng
Dùng loại Bán hàng khi đơn thường dẫn đến giao hàng, lập hóa đơn, hoặc cả hai.
2. Loại Bảo trì (Maintenance)
Dùng khi khách đặt dịch vụ sau bán hàng, sửa chữa, bảo trì hằng năm, các lượt hỗ trợ hoặc bảo trì theo lịch.
Loại này phù hợp khi việc chính không phải giao hàng mà là thực hiện công việc dịch vụ cho khách.
Ví dụ:
- Hợp đồng bảo trì hằng năm
- Các lượt đến sửa thiết bị
- Bảo trì phòng ngừa
- Các lượt hỗ trợ khách hàng
- Dịch vụ gắn với sản phẩm đã lắp đặt
Chu trình bảo trì thường gặp
- Lịch bảo trì (Maintenance Schedule) dùng khi dịch vụ phải diễn ra vào các ngày đã lên kế hoạch.
- Lượt bảo trì (Maintenance Visit) dùng để ghi lại công việc thực tế đã làm.
- Đơn vẫn có thể lập hóa đơn bằng Hóa đơn bán hàng.
Khi nào dùng
Dùng loại Bảo trì khi khách mua công việc dịch vụ cần được lên lịch, đến thực hiện, theo dõi hoặc hoàn thành theo thời gian.
3. Loại Giỏ hàng (Shopping Cart)
Dùng khi Đơn bán hàng được tạo từ luồng thanh toán trên website hoặc thương mại điện tử.
Loại này vẫn là Đơn bán hàng, nhưng thường bắt đầu từ việc khách tự đặt hàng online, thay vì nhân viên bán hàng nhập tay.
Ví dụ:
- Đơn hàng từ website
- Thanh toán thương mại điện tử
- Đơn khách tự đặt
- Đơn online dùng mã giảm giá hoặc điểm thưởng
Chu trình giỏ hàng thường gặp
Đơn Giỏ hàng có thể kèm thông tin riêng của website như điểm thưởng, mã giảm giá, phí vận chuyển hoặc thông tin thanh toán online. Sau khi Gửi đơn, các bước giao hàng và lập hóa đơn tương tự đơn Bán hàng thông thường.
Khi nào dùng
Dùng loại Giỏ hàng khi đơn xuất phát từ website hoặc luồng thương mại điện tử.
So sánh nhanh
| Loại đơn hàng | Phù hợp với | Chứng từ thường tạo tiếp theo |
|---|---|---|
| Bán hàng (Sales) | Bán hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường | Phiếu soạn hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Yêu cầu vật tư, Lệnh sản xuất, Kế hoạch sản xuất |
| Bảo trì (Maintenance) | Dịch vụ, sửa chữa, hỗ trợ, các lượt bảo trì theo lịch | Lịch bảo trì, Lượt bảo trì, Hóa đơn bán hàng |
| Giỏ hàng (Shopping Cart) | Đơn hàng từ website hoặc thương mại điện tử | Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu |
Chọn đúng loại đơn bán hàng
- Chọn Bán hàng khi đơn thuộc quy trình bán và giao hàng thông thường.
- Chọn Bảo trì khi khách đặt công việc dịch vụ cần lên lịch, đến thực hiện hoặc theo dõi hoàn thành.
- Chọn Giỏ hàng khi đơn đến từ website hoặc cổng thông tin khách hàng.
Trong mọi trường hợp, Đơn bán hàng vẫn là chứng từ trung tâm, xác nhận khách đã đặt gì, với giá nào và theo điều khoản nào. Loại đơn hàng chỉ giúp định hướng các bước tiếp theo.