Hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là hóa đơn sơ bộ, không ràng buộc, gửi cho khách trước khi giao hàng hoặc trước khi xuất hóa đơn chính thức (hóa đơn thuế). Thường dùng để:

• yêu cầu khách ứng trước tiền;
• làm hồ sơ cho thư tín dụng hoặc thủ tục hải quan;
• cho khách một bản kê chính thức về giá trị đơn hàng.

Trong ERPNext, hóa đơn chiếu lệ được lập từ một Đơn bán hàng. Đây chỉ là chứng từ thông tin:

• Không tạo bút toán sổ cái hay bút toán kho.
• Không ảnh hưởng trạng thái giao hàng hoặc thanh toán của Đơn bán hàng.
• Không trừ vào số lượng đã đặt.
• Một Đơn bán hàng có thể có nhiều hóa đơn chiếu lệ.

Để tạo hóa đơn chiếu lệ, trước hết bật tính năng này, sau đó tạo từ Đơn bán hàng đã Gửi.

Bật hóa đơn chiếu lệCopy Anchor Link

Tính năng này mặc định tắt. Để bật:

1. Vào Cài đặt bán hàng (Selling Settings) > Giao dịch (Transaction).
2. Chọn Bật hóa đơn chiếu lệ (Enable Proforma Invoice).
3. Nếu muốn, chọn Mẫu in hóa đơn chiếu lệ mặc định (Default Proforma Print Format). Mẫu này được chọn sẵn mỗi khi tạo hóa đơn chiếu lệ.

Mẫu đánh sốCopy Anchor Link

Cấu hình mẫu đánh số (Naming Series) cho hóa đơn chiếu lệ tại Cài đặt bán hàng > Đánh số chứng từ (Document Naming) > Hóa đơn chiếu lệ. Mặc định dùng mẫu PRO-.YYYY.-.

Tạo hóa đơn chiếu lệCopy Anchor Link

1. Mở Đơn bán hàng đã Gửi.
2. Chọn Tạo > Hóa đơn chiếu lệ (Create > Proforma Invoice). Một hộp thoại mở ra.
3. Điền hộp thoại (xem bên dưới).
4. Nhập số lượng hoặc số tiền cho các dòng muốn đưa vào. Đặt 0 để bỏ một dòng.
5. Chọn Tạo (Create).

Hệ thống tạo hóa đơn chiếu lệ, tạo và đính kèm file PDF, rồi tự mở tab Chiếu lệ (Proforma) của Đơn bán hàng.

Các trường trong hộp thoại:

• Mẫu đánh số (Series): mẫu đánh số cho hóa đơn này.
• Mẫu in (Print Format) và Đầu thư (Letter Head): quyết định bản in trông thế nào. Mẫu in mặc định trong Cài đặt bán hàng được chọn sẵn, bạn có thể đổi cho từng hóa đơn.
• Dựa trên (Based On): nhập từng dòng theo Số lượng (Quantity) hay Số tiền (Amount) (xem bên dưới).
• Mặt hàng (Items): các dòng của Đơn bán hàng. Mỗi dòng được điền sẵn phần còn lại (số đã đặt trừ đi phần đã lập hóa đơn chiếu lệ).

Dựa trên số lượngCopy Anchor Link

Đây là lựa chọn mặc định. Nhập Số lượng cho từng mặt hàng. Số tiền tự tính từ đơn giá trong Đơn bán hàng: Số tiền = Số lượng × Đơn giá.

Dùng khi hóa đơn chiếu lệ đại diện cho một lô giao một phần (hoặc toàn bộ), ví dụ giao hàng theo đợt.

Dựa trên số tiềnCopy Anchor Link

Đổi Dựa trên sang Số tiền để nhập thẳng số tiền cho từng dòng. Cả Số lượng và Số tiền đều sửa được, đơn giá được suy ra từ hai số này: Đơn giá = Số tiền ÷ Số lượng.

Dùng cho hóa đơn theo giá trị hoặc hóa đơn ứng trước. Ví dụ "ứng trước 30% cho đơn hàng này": đơn hàng 100.000.000 đ thì nhập số tiền 30.000.000 đ.

Ẩn số lượng mặt hàng khi inCopy Anchor Link

Khi Dựa trên là Số tiền, có thêm tùy chọn Ẩn số lượng mặt hàng khi in (Hide Item Quantity in Print). Bật tùy chọn này để bản in bỏ cột số lượng và đơn giá, chỉ còn mặt hàng và số tiền. Dùng khi muốn có chứng từ gọn theo giá trị và không muốn lộ đơn giá từng đơn vị.

Cảnh báo số lượng và số tiềnCopy Anchor Link

Hệ thống không chặn số lượng và số tiền trên hóa đơn chiếu lệ vì đây chỉ là chứng từ thông tin. Tuy nhiên, nếu tổng số lượng hoặc số tiền của một dòng (hóa đơn này cộng các hóa đơn chiếu lệ đã lập trước đó) vượt quá giá trị đã đặt, một cảnh báo hiện dưới bảng mặt hàng. Bạn vẫn tạo được hóa đơn, cảnh báo chỉ để bạn lưu ý.

Tab Chiếu lệCopy Anchor Link

Khi Đơn bán hàng có ít nhất một hóa đơn chiếu lệ, tab Chiếu lệ (Proforma) xuất hiện trên đơn. Tab này liệt kê mọi hóa đơn chiếu lệ lập từ đơn đó, gồm số chứng từ, ngày, tổng cộng và trạng thái.

Từ danh sách này bạn có thể:

• Xem PDF (View PDF): mở file PDF đã đính kèm.
• Gửi email (Send Email): gửi PDF cho khách qua email.
• Mới (New): tạo thêm một hóa đơn chiếu lệ.

In và gửi emailCopy Anchor Link

Mỗi hóa đơn chiếu lệ được tạo PDF và đính kèm tự động khi tạo, theo mẫu in và đầu thư đã chọn. Bạn có thể:

• Mở PDF từ tab Chiếu lệ (Xem PDF) hoặc từ chính hóa đơn chiếu lệ.
• Gửi email cho khách bằng Gửi email trong tab, hoặc dùng các tùy chọn in/email thông thường trên hóa đơn chiếu lệ.

Hủy hóa đơn chiếu lệCopy Anchor Link

Để vô hiệu một hóa đơn chiếu lệ, mở nó và chọn Hủy. Hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã hủy (Cancelled) nhưng vẫn giữ PDF để tham khảo. Hóa đơn đã hủy vẫn hiện trong tab Chiếu lệ (trạng thái Đã hủy màu đỏ) để bạn có đủ dấu vết kiểm toán. Hóa đơn đã hủy không còn tính vào tổng số lượng/số tiền dùng cho cảnh báo ở trên.

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

1. Đơn bán hàng
2. Hóa đơn bán hàng
3. Cài đặt bán hàng