Thêm tham chiếu vào bút toán tổng hợp
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Thêm tham chiếu vào bút toán tổng hợp
Một tham chiếu kết nối một dòng kế toán trong bút toán tổng hợp với chứng từ ERPNext giải trình cho số tiền đó. Trên một dòng phải thu hoặc phải trả, tham chiếu cũng có thể phân bổ số tiền Nợ hoặc Có đối với một hóa đơn cụ thể và cập nhật số còn nợ của hóa đơn đó khi bút toán tổng hợp được Gửi.
Chỉ thêm tham chiếu khi bút toán tổng hợp thực sự tất toán, điều chỉnh, điều chuyển hoặc ghi đảo một khoản tiền liên quan đến chứng từ đó. Tham chiếu không phải là ghi chú. Thông tin giải trình không được ảnh hưởng đến việc phân bổ hóa đơn thì ghi vào Ghi chú (User Remark) hoặc tệp đính kèm.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra các điều sau:
- Chứng từ được tham chiếu thuộc cùng công ty và đủ điều kiện cho việc điều chỉnh dự kiến.
- Tài khoản, đối tượng, hướng Nợ hoặc Có và số tiền là chính xác.
- Không có chứng từ chuyên dụng nào phù hợp hơn, chẳng hạn phiếu thu/chi, chứng từ trả hàng, hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) hoặc hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note).
- Hóa đơn có đủ số còn nợ để phân bổ.
- Bạn có sự phê duyệt kế toán và bằng chứng hỗ trợ cho việc xóa nợ hoặc điều chỉnh thủ công.
Ví dụ dưới đây xóa nợ 221 USD từ hóa đơn bán hàng đã Gửi của Northstar Retail ACC-SINV-2026-00009 bằng một bút toán tổng hợp ở trạng thái Nháp.
Thêm tham chiếu
Tạo hoặc mở bút toán tổng hợp. Thêm các dòng kế toán cân đối và nhập số tiền Nợ hoặc Có đã được phê duyệt.
Đối với điều chỉnh liên quan đến hóa đơn, sử dụng tài khoản phải thu hoặc phải trả trên dòng đối tượng. Chọn biểu tượng bút chì để mở trình chỉnh sửa dòng con đầy đủ.
Đặt Loại đối tượng (Party Type) thành Khách hàng (Customer) hoặc Nhà cung cấp (Supplier), sau đó chọn đối tượng tương ứng. ERPNext sử dụng các trường này với tài khoản phải thu hoặc phải trả để cập nhật sổ cái đối tượng chính xác.
Trong phần Tham chiếu (Reference):
- Đặt Loại tham chiếu (Reference Type) thành loại chứng từ, ví dụ như Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice).
- Đặt Tên tham chiếu (Reference Name) thành chứng từ chính xác, ví dụ như
ACC-SINV-2026-00009. - Xem lại ngày đến hạn tham chiếu khi ERPNext truy xuất nó.
- Kiểm tra số tiền trên dòng là số tiền bạn dự định phân bổ.
Thu gọn dòng và kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có. Lưu Nháp, rà lại toàn bộ tài khoản và tham chiếu, rồi Gửi.
Tham chiếu thay đổi những gì
Tác động phụ thuộc vào chứng từ được tham chiếu và dòng kế toán.
Đối với việc xóa nợ hóa đơn bán hàng:
| Tài khoản | Nợ | Có | Tác động tham chiếu |
|---|---|---|---|
| Chi phí xóa nợ được phê duyệt | 221 USD | Ghi nhận khoản lỗ hoặc điều chỉnh. | |
| Phải thu khách hàng cho Northstar Retail | 221 USD | Phân bổ 221 USD cho hóa đơn bán hàng đã chọn và giảm số còn nợ của nó. |
Đối với điều chỉnh nhà cung cấp, dòng phải trả và hướng Nợ hoặc Có phụ thuộc vào sự kiện kinh doanh. Không đảo chiều Nợ/Có chỉ để Gửi được chứng từ. Thống nhất trước với kế toán về bút toán sẽ ghi vào sổ cái.
Sau khi Gửi, mở hóa đơn được tham chiếu và kiểm tra số còn nợ. Bạn cũng có thể sử dụng Xem > Sổ cái (View > Ledger), sổ cái và Báo cáo phải thu hoặc phải trả để kiểm tra việc phân bổ.
Các chứng từ có thể được tham chiếu
ERPNext hiện cung cấp các tùy chọn Loại tham chiếu này trên dòng kế toán bút toán tổng hợp:
| Nhóm | Các loại tham chiếu |
|---|---|
| Bán hàng và mua hàng | Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, đơn bán hàng, đơn mua hàng |
| Kế toán và thanh toán | Bút toán tổng hợp, phiếu thu/chi, giao dịch ngân hàng, đánh giá lại tỷ giá, chiết khấu hóa đơn |
| Chi phí và lương | Đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim), Payroll Entry, tạm ứng nhân viên (Employee Advance), quyết toán khi nghỉ việc (Full and Final Statement) |
| Tài sản, khoản vay và giáo dục | Tài sản (Asset), khoản vay (Loan), học phí (Fees) |
Phiếu thu/chi (Payment Entry) và giao dịch ngân hàng có trong danh sách vì hệ thống tự điền khi đối chiếu. Không tự chọn Phiếu thu/chi làm loại tham chiếu; ERPNext sẽ cảnh báo rằng giá trị này không được đặt thủ công. Xem Bút toán tổng hợp.
Có trong danh sách không có nghĩa là mọi kết hợp đều hợp lệ. ERPNext lọc các lựa chọn Tên tham chiếu và xác thực tài khoản, đối tượng, công ty, trạng thái và số tiền theo chứng từ đã chọn.
Các đơn hàng có thể được tham chiếu để truy xuất nguồn gốc, nhưng chúng không có số dư hóa đơn còn lại để tất toán. Sử dụng tham chiếu hóa đơn khi bút toán tổng hợp phải cập nhật các khoản phải thu hoặc phải trả.
Các trường quan trọng và ý nghĩa của chúng
| Trường | Ý nghĩa | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| Tài khoản (Account) | Tài khoản sổ cái bị ảnh hưởng bởi dòng này | Sử dụng đúng tài khoản phải thu hoặc phải trả để phân bổ hóa đơn. |
| Loại đối tượng (Party Type) | Loại của bên đối ứng (khách hàng, nhà cung cấp…) | Bắt buộc để phân bổ sổ cái khách hàng hoặc nhà cung cấp. |
| Đối tượng (Party) | Khách hàng, nhà cung cấp, Nhân viên hoặc đối tượng được hỗ trợ cụ thể khác | Phải khớp với giao dịch được tham chiếu nếu có. |
| Loại tham chiếu (Reference Type) | DocType kết nối với dòng này | Chọn chứng từ kinh doanh giải thích cho khoản điều chỉnh. |
| Tên tham chiếu (Reference Name) | Chứng từ cụ thể kết nối với dòng này | Chọn đúng giao dịch đã Gửi. |
| Ngày đến hạn tham chiếu (Reference Due Date) | Ngày đến hạn được lấy từ tham chiếu | Hữu ích cho việc phân tích tuổi nợ phải thu và phải trả. |
| Nợ hoặc Có | Số tiền đã ghi sổ và phân bổ bởi dòng này | Hướng phải khớp với tác động kế toán dự định. |
Xử lý sự cố
Tên tham chiếu trống
Chọn Loại tham chiếu trước. Kiểm tra chứng từ nguồn đã được Gửi, thuộc cùng công ty, khớp với đối tượng đã chọn và khả dụng cho tài khoản và khoản điều chỉnh đó.
ERPNext thông báo tham chiếu không có số còn nợ
Hóa đơn có thể đã được thanh toán đầy đủ, xóa nợ, trả lại hoặc phân bổ. Mở hóa đơn và kiểm tra số còn nợ và các tham chiếu thanh toán trước khi thêm một khoản điều chỉnh khác.
Bút toán tổng hợp đã Gửi nhưng số còn nợ của hóa đơn không thay đổi
Kiểm tra dòng phải thu hoặc phải trả chứa đúng loại đối tượng, Đối tượng, Loại tham chiếu và Tên tham chiếu. Một tham chiếu trên dòng chi phí, thu nhập, ngân hàng hoặc tiền mặt không liên quan sẽ không phân bổ cho hóa đơn đối tượng.
Số tiền đã phân bổ lớn hơn số còn nợ
Giảm dòng bút toán tổng hợp xuống số còn nợ dự định hoặc điều tra các phân bổ trước đó. Không phân bổ quá mức chỉ để bù đắp chênh lệch.
Hóa đơn bị tham chiếu sai
Nếu bút toán tổng hợp vẫn là bản Nháp, hãy sửa dòng đó. Nếu đã Gửi, hãy thực hiện quy trình hủy và sửa đổi có kiểm soát, cân nhắc sổ cái bất biến và các hạn chế của kỳ đã khóa sổ.
Câu hỏi thường gặp
Không, hãy sử dụng khi dòng đó liên quan đến chứng từ ERPNext được hỗ trợ. Các khoản trích trước, chuyển khoản và điều chỉnh đầu kỳ thông thường có thể không yêu cầu tham chiếu chứng từ.
Nên ưu tiên phiếu thu/chi. Nó được thiết kế cho biến động tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt, phân bổ hóa đơn, tiền ứng trước, loại tiền và đối chiếu. Chỉ dùng bút toán tổng hợp cho khoản điều chỉnh kế toán đã được phê duyệt, khi không có chứng từ chuyên dụng nào xử lý tốt hơn.
Có, thêm các dòng kế toán riêng biệt với đối tượng, tham chiếu hóa đơn và số tiền phân bổ phù hợp. Giữ cho chứng từ cân và kiểm tra lại từng hóa đơn sau khi Gửi.
Có, để truy vết nguồn gốc. Nhưng đơn hàng chỉ là cam kết, nên tham chiếu đơn hàng không làm giảm số còn nợ của hóa đơn.
Không, việc phân bổ chỉ ảnh hưởng đến kế toán và số còn nợ khi bút toán tổng hợp được Gửi.