Gộp tài khoản
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Gộp tài khoản
Gộp tài khoản khi hai tài khoản trong cùng một hệ thống tài khoản đại diện cho cùng một tài khoản chi tiết hoặc cùng một tài khoản tổng hợp, và bạn chỉ muốn giữ lại một. ERPNext thay thế các tham chiếu đến tài khoản nguồn bằng tài khoản đích, sau đó xóa bản ghi nguồn trùng lặp.
Ví dụ, Nova Industries có cả SaaS Subscription Expenses và Software Subscription Expenses cho cùng một khoản chi phí phần mềm định kỳ. Bộ phận Kế toán quyết định giữ Software Subscription Expenses và gộp tài khoản trùng lặp vào đó.
Việc gộp làm thay đổi các liên kết lịch sử. Hãy coi đây là một thao tác dọn dẹp dữ liệu có kiểm soát, không phải là cách tiện lợi để đổi tên tài khoản.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra chắc chắn tài khoản nguồn đúng là tài khoản trùng. So sánh mục đích, tài khoản cha, loại tiền tệ, loại tài khoản, mục đích sử dụng thuế, sử dụng tài khoản mặc định và các giao dịch lịch sử với tài khoản đích dự kiến.
ERPNext chỉ cho phép gộp khi cả hai tài khoản có cùng các thuộc tính:
| Thuộc tính | Lý do phải khớp |
|---|---|
| Là tài khoản tổng hợp (Is Group) | Không gộp được tài khoản tổng hợp vào tài khoản chi tiết, và ngược lại. |
| Loại gốc (Root Type) | Tài khoản tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu và Chi phí không thể kết hợp giữa các loại gốc. |
| Công ty (Company) | Mỗi công ty có một hệ thống tài khoản riêng. |
| Loại tiền của tài khoản (Account Currency) | Số liệu sổ cái hiện có phải giữ nguyên một loại tiền. |
Chạy sổ cái cho cả hai tài khoản và so sánh số dư trong bảng cân đối số phát sinh. Nếu tài khoản nào có mục đích đặc biệt hoặc cần được báo cáo riêng, đừng gộp nó.
Hãy sao lưu dữ liệu trước khi gộp các tài khoản quan trọng trên hệ thống thật. Không có thao tác nào trên giao diện để tách lại hai tài khoản.
Chọn tài khoản nguồn
Mở Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts), chọn công ty và tìm tài khoản sẽ bị xóa sau khi gộp. Bạn cũng có thể mở danh sách tài khoản và lọc theo tên.
Mở tài khoản nguồn và kiểm tra công ty, loại gốc (Root Type), loại báo cáo (Report Type), loại tiền (Currency), loại tài khoản (Account Type) và tài khoản có phải tài khoản tổng hợp không. Trong ví dụ này, SaaS Subscription Expenses - NET là nguồn trùng lặp.
Mở lệnh gộp tài khoản
Trên tài khoản nguồn, chọn Thao tác > Gộp tài khoản (Actions > Merge Account).
Không dùng Cập nhật tên/số tài khoản (Update Account Name / Number) cho việc này. Thao tác đó đổi tên một tài khoản; nó không kết hợp hai bản ghi tài khoản hiện có.
Chọn tài khoản đích
Trong hộp thoại Gộp với tài khoản hiện có (Merge with Existing Account), nhập tên đầy đủ của tài khoản cần giữ lại. Trong ví dụ, đích là Software Subscription Expenses - NET.
Xem lại hướng trước khi chọn Gộp (Merge):
| Vai trò | Ví dụ | Kết quả |
|---|---|---|
| Tài khoản nguồn | SaaS Subscription Expenses - NET | Bị xóa sau khi các tham chiếu được di chuyển. |
| Tài khoản đích | Software Subscription Expenses - NET | Giữ lại và nhận các tham chiếu từ nguồn. |
Chỉ chọn Gộp sau khi một người kiểm duyệt khác đã xác nhận chiều gộp và tài khoản đích.
Thay đổi sau khi gộp
ERPNext cập nhật các liên kết trước đây trỏ đến tài khoản nguồn để chúng trỏ đến tài khoản đích. Do đó, các giao dịch hiện có sẽ hiển thị tên tài khoản đích khi được mở sau khi gộp.
Các bút toán kế toán, số tiền ghi Nợ và ghi Có, ngày chứng từ và đối tượng không thay đổi chỉ vì danh mục tài khoản đã được gộp. Những gì thay đổi là tài khoản mà các bút toán đó được nhóm và báo cáo.
Sau khi gộp:
- Tìm tài khoản nguồn và kiểm tra nó không còn tồn tại như một bản ghi danh mục riêng biệt.
- Mở tài khoản đích và dùng Xem > Sổ cái (View > General Ledger).
- Kiểm tra các bút toán lịch sử từ cả hai tài khoản xuất hiện dưới tài khoản đích.
- Chạy lại bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, hoặc Báo cáo kết quả kinh doanh, tùy trường hợp.
- So sánh tổng số với các báo cáo trước khi gộp. Việc gộp chỉ thay đổi cách trình bày, không làm thay đổi tổng ghi Nợ, ghi Có, lợi nhuận hoặc tài sản thuần của công ty.
Sổ cái bất biến vẫn bảo toàn tác động kế toán của các chứng từ đã Gửi. Gộp danh mục tài khoản chỉ gán lại liên kết; nó không hủy rồi ghi sổ lại từng chứng từ.
Các trường và kiểm soát quan trọng
| Trường hoặc kiểm soát | Ý nghĩa | Kiểm tra trước khi gộp |
|---|---|---|
| Tài khoản nguồn (Source Account) | Tài khoản được mở khi bạn bắt đầu thao tác | Bản ghi này sẽ không còn tồn tại riêng biệt. |
| Tên (Name) | ID tài khoản đích đầy đủ đã nhập trong hộp thoại | Kiểm tra hậu tố viết tắt công ty và đúng tài khoản đích. |
| Là tài khoản tổng hợp (Is Group) | Tài khoản có chứa tài khoản con không | Phải khớp giữa nguồn và đích. |
| Loại gốc (Root Type) | Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu hoặc Chi phí | Phải khớp giữa nguồn và đích. |
| Công ty (Company) | Thực thể pháp lý sở hữu tài khoản | Phải khớp giữa nguồn và đích. |
| Loại tiền (Currency) | Loại tiền tệ của sổ cái tài khoản | Phải khớp giữa nguồn và đích. |
| Gộp (Merge) | Chạy việc gộp | Chỉ chọn sau khi kiểm duyệt và sao lưu. |
Xử lý sự cố
ERPNext thông báo các tài khoản có các thuộc tính khác nhau
So sánh Là tài khoản tổng hợp (Is Group), Loại gốc (Root Type), Công ty (Company) và Loại tiền (Currency) trên cả hai bản ghi. ERPNext hiện tại yêu cầu cả bốn thuộc tính này phải khớp nhau. Không thay đổi thuộc tính chỉ để bỏ qua xác thực trừ khi thiết lập kế toán cơ bản thực sự sai.
ERPNext thông báo hệ thống đang được sử dụng
Gộp tài khoản sẽ khóa và cập nhật nhiều bản ghi liên kết. ERPNext hiện tại chặn thao tác này khi các bút toán sổ cái được cập nhật gần đây. Hãy dừng hoạt động kế toán, đợi ít nhất năm phút sau lần cập nhật sổ cái cuối cùng, sau đó thử lại trong thời gian hệ thống ít hoạt động.
Không tìm thấy tài khoản đích
Nhập đầy đủ ID tài khoản, bao gồm cả hậu tố công ty. Kiểm tra tài khoản đích tồn tại trong cùng công ty và vai trò của bạn có quyền ghi cho cả hai tài khoản.
Tổng số tài chính thay đổi ngoài dự kiến
Dừng việc dọn dẹp. So sánh các báo cáo trước khi gộp, sổ cái đích và các bút toán tổng hợp bị ảnh hưởng. Gộp tài khoản chỉ gom lại cách phân loại, không làm thay đổi tổng số tiền bút toán kép. Khôi phục bản sao lưu hoặc báo cho quản trị viên nếu kết quả không rõ ràng.
Cây hệ thống tài khoản trông không chính xác
Tải lại cây trước. Nếu sự cố cấu trúc vẫn còn, hãy điều tra trước khi sử dụng bất kỳ công cụ sửa chữa nào. Gộp tài khoản không thay thế được cho việc sửa các mối quan hệ cha-con hoặc xây dựng lại cây bị hỏng.
Câu hỏi thường gặp
Không. Hai tài khoản phải cùng là tài khoản tổng hợp hoặc cùng là tài khoản chi tiết.
Không. Tài khoản nguồn và tài khoản đích phải thuộc cùng một công ty.
Không. ERPNext đổi tham chiếu tài khoản của các giao dịch đó sang tài khoản đích. Hãy kiểm tra sổ cái của tài khoản đích sau khi gộp.
Không có lệnh tách hay hủy gộp. Bản sao lưu đã kiểm tra là cách khôi phục đáng tin cậy khi gộp nhầm.
Không. Hãy dùng Thao tác > Cập nhật tên / số tài khoản (Actions > Update Account Name / Number) khi chỉ có một tài khoản và bạn cần sửa tên hoặc số của nó.