Đổi tài khoản cha
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Đổi tài khoản cha
Tài khoản cha xác định vị trí của một tài khoản trong cây hệ thống tài khoản và cách số dư của nó được tổng hợp trong các báo cáo tài chính. Đổi tài khoản cha khi một tài khoản chi tiết hoặc tài khoản tổng hợp hiện có bị đặt sai nhánh và cần được phân loại lại.
Ví dụ, Nova Electronics Trading ban đầu đặt Warranty Fulfilment Costs (chi phí thực hiện bảo hành) dưới Indirect Expenses (chi phí gián tiếp). Vì các chi phí này phát sinh trực tiếp từ việc thực hiện bảo hành sản phẩm, bộ phận kế toán chuyển tài khoản này sang dưới Direct Expenses (chi phí trực tiếp).
Việc thay đổi tài khoản cha không tạo ra tài khoản mới và không viết lại các số tiền giao dịch. Nó thay đổi phân loại cấu trúc của tài khoản hiện có, bao gồm cách số dư hiện tại và lịch sử của nó được tổng hợp trong các báo cáo.
Trước khi bắt đầu
Thống nhất với kế toán về lý do di chuyển tài khoản. Thay đổi tài khoản cha có thể ảnh hưởng đến các khoản tổng phụ, lợi nhuận gộp, chi phí vận hành và cách trình bày của các kỳ trước mặc dù tổng ghi Nợ và ghi Có vẫn không thay đổi.
Xem lại tài khoản trong sổ cái, sau đó lưu bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính liên quan trước khi thay đổi. Những dữ liệu này cung cấp điểm so sánh sau khi phân loại lại.
Tài khoản cha mục tiêu phải:
| Yêu cầu | Lý do |
|---|---|
| Thuộc cùng một công ty | Mỗi công ty duy trì một hệ thống tài khoản riêng. |
| Là tài khoản tổng hợp (Group) | Tài khoản chi tiết không thể chứa tài khoản con. |
| Thuộc nhánh gốc chính xác | Tài khoản phải nằm dưới cấu trúc tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu hoặc Chi phí dự kiến. |
| Hỗ trợ phân loại báo cáo dự kiến | Tài khoản cha xác định xem số dư được tổng hợp vào bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả kinh doanh. |
Không sử dụng quy trình này để kết hợp các tài khoản trùng lặp. Nếu thật sự trùng, dùng Gộp tài khoản (Merge Account). Đừng tạo trung tâm chi phí mới chỉ để sửa hệ thống phân cấp tài khoản; Trung tâm chi phí phục vụ mục đích báo cáo khác.
Mở tài khoản
Mở Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts), chọn công ty và tìm tài khoản cần di chuyển. Chọn tài khoản và mở Sửa (Edit), hoặc mở trực tiếp tài khoản từ danh sách tài khoản.
Tài khoản ví dụ hiện có Indirect Expenses - NET là tài khoản cha.
Trước khi sửa, kiểm tra tên tài khoản, công ty, loại gốc (Root Type), loại báo cáo (Report Type), loại tiền (Currency), loại tài khoản (Account Type) và ô Là tài khoản tổng hợp (Is Group) có được bật không. Nếu là tài khoản tổng hợp, mọi tài khoản con bên dưới cũng di chuyển theo.
Chọn tài khoản cha mới
Trong Tài khoản cha (Parent Account), chọn đúng tài khoản tổng hợp đích. Đối với ví dụ này, hãy chọn Direct Expenses - NET.
Kiểm tra tên đầy đủ của tài khoản đích và hậu tố viết tắt công ty, rồi chọn Lưu (Save). ERPNext kiểm tra tài khoản đích là tài khoản tổng hợp cùng công ty, rồi cập nhật quan hệ trong cây.
Kiểm tra kết quả sau khi lưu
Sau khi lưu, tài khoản giữ nguyên danh tính nhưng hiển thị tài khoản cha mới. Dòng thời gian hoạt động ghi lại thay đổi tài khoản cha.
Quay lại hệ thống tài khoản và kiểm tra tài khoản đã nằm dưới nhánh dự kiến. Chạy lại các báo cáo đã sử dụng trước khi thay đổi.
Đối với ví dụ:
| Trước | Sau | Điều gì giữ nguyên |
|---|---|---|
| Warranty Fulfilment Costs cộng dồn vào Indirect Expenses. | Warranty Fulfilment Costs cộng dồn vào Direct Expenses. | Danh tính tài khoản, chứng từ liên kết, số tiền ghi Nợ và ghi Có, đối tượng và ngày hạch toán. |
Các bút toán kế toán vẫn liên kết với cùng một tài khoản. Cách trình bày của chúng thay đổi vì tài khoản hiện được tổng hợp thông qua một tài khoản cha khác.
Cách tài khoản cha ảnh hưởng đến các trường khác
ERPNext lấy các giá trị cấu trúc từ tài khoản cha. Hãy hiểu sự khác biệt trước khi thay đổi bất cứ điều gì:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài khoản cha (Parent Account) | Tài khoản tổng hợp nằm ngay trên tài khoản trong cây hệ thống. |
| Loại gốc (Root Type) | Loại kế toán cấp cao nhất: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, hoặc Chi phí. |
| Loại báo cáo (Report Type) | Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) hoặc Báo cáo kết quả kinh doanh (Profit and Loss), suy ra từ nhánh gốc. |
| Là tài khoản tổng hợp (Is Group) | Cho biết tài khoản này chứa các tài khoản con và không thể nhận các bút toán giao dịch thông thường. |
| Loại tài khoản (Account Type) | Mô tả mục đích sử dụng đặc biệt như Ngân hàng (Bank), Phải thu (Receivable), Phải trả (Payable), Thuế (Tax) hoặc Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold). Đây không phải là tài khoản cha hay Loại gốc. |
Nếu bạn di chuyển một tài khoản sang một nhánh gốc khác, ERPNext sẽ cập nhật phân loại cấu trúc từ tài khoản cha đích. Việc di chuyển như vậy có thể làm thay đổi đáng kể các báo cáo tài chính và cần được xem xét kỹ lưỡng.
Các trường và điều khiển quan trọng
| Trường hoặc điều khiển | Hướng dẫn |
|---|---|
| Tài khoản (Account) | Tài khoản chi tiết hoặc tổng hợp đang được di chuyển. Không tạo bản sao. |
| Tài khoản cha (Parent Account) | Chọn đúng tài khoản tổng hợp sẽ chứa tài khoản này. |
| Công ty (Company) | Phải khớp với tài khoản cha đích. |
| Loại gốc (Root Type) | Xem lại phân loại cấp cao nhất thu được. |
| Loại báo cáo (Report Type) | Kiểm tra số dư thuộc bảng cân đối kế toán hay báo cáo kết quả kinh doanh. |
| Là tài khoản tổng hợp (Is Group) | Nếu bật, mọi tài khoản con di chuyển theo. |
| Loại tài khoản (Account Type) | Kiểm tra công dụng đặc biệt vẫn phù hợp trong nhánh mới. |
| Lưu (Save) | Áp dụng thay đổi cấu trúc và ghi lại vào dòng thời gian. |
Xử lý sự cố
Tài khoản đích không xuất hiện trong trường tài khoản cha
Kiểm tra đó là tài khoản tổng hợp thuộc cùng công ty. Không chọn được tài khoản chi tiết làm tài khoản cha. Nếu chưa có tài khoản tổng hợp đó, hãy tạo nó từ cây hệ thống tài khoản trước khi di chuyển tài khoản con.
Không thể chỉnh sửa loại báo cáo
Điều này là bình thường. ERPNext suy ra Loại báo cáo từ tài khoản cha và nhánh gốc. Hãy chọn đúng tài khoản cha thay vì ép sửa trường này bằng tùy chỉnh (customization) hoặc script trên trình duyệt.
Các báo cáo tài chính lịch sử đã thay đổi
Số dư của tài khoản hiện được tổng hợp thông qua tài khoản cha mới, bao gồm cả các giao dịch lịch sử. Hãy so sánh các báo cáo trước và sau khi thay đổi để chắc chắn đây đúng là việc phân loại lại mong muốn. Tổng số tiền ghi Nợ và ghi Có cân bằng trong các bút toán tổng hợp của công ty không được thay đổi.
Di chuyển một tài khoản tổng hợp thì nhiều tài khoản khác đi theo
Điều đó là bình thường. Tài khoản tổng hợp mang theo toàn bộ nhánh con. Rà lại mọi tài khoản con trước khi lưu.
Cây vẫn hiển thị cấu trúc cũ
Tải lại hệ thống tài khoản và mở rộng nhánh đích. Nếu tài khoản cha đã lưu là chính xác nhưng cây hệ thống vẫn không nhất quán, hãy điều tra trước khi sử dụng công cụ sửa chữa.
Câu hỏi thường gặp
Không. Tài khoản cha là tài khoản tổng hợp nằm ngay trên tài khoản. Loại gốc là loại kế toán cấp cao nhất được kế thừa thông qua cây hệ thống.
Các giao dịch vẫn được liên kết với cùng một tài khoản. Số dư của chúng được trình bày theo phân cấp tài khoản cha mới.
Chỉ khi có lý do kế toán hợp lệ và được xem xét kỹ lưỡng. Việc di chuyển như vậy làm thay đổi phân loại báo cáo của tất cả số dư liên kết với tài khoản đó.
Không. Tài khoản cha phải là tài khoản tổng hợp. Chỉ chuyển đổi hoặc tạo tài khoản tổng hợp phù hợp khi tài khoản không có các giao dịch hoặc tài khoản con không tương thích và thiết kế kế toán hỗ trợ việc đó.
Đối với một số lượng nhỏ tài khoản, hãy sử dụng biểu mẫu tài khoản để mỗi thay đổi có thể được xem xét. Đối với việc di chuyển hoặc thiết kế lại quy mô lớn, hãy sử dụng kế hoạch Công cụ nhập hệ thống tài khoản đã được kiểm thử trên hệ thống thử trước khi cập nhật dữ liệu thật.