Khóa tài khoản
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Khóa tài khoản
Khóa (Freeze) một tài khoản chi tiết khi người dùng vẫn cần xem lịch sử nhưng không được phép hạch toán các giao dịch mới vào đó. Việc này hữu ích sau khi thay thế một tài khoản ngân hàng, chi phí, doanh thu, phải thu hoặc phải trả mà không cần xóa tài khoản cũ.
Khóa tài khoản không xóa tài khoản hoặc các bút toán sổ cái hiện có. Nó ngăn người dùng thông thường sử dụng tài khoản đó trong các giao dịch kế toán mới. Một vai trò được ủy quyền cụ thể vẫn có thể thiết lập các tài khoản đã khóa và tạo hoặc sửa đổi các bút toán đối với chúng.
Chỉ khóa tài khoản không còn nhận hạch toán. Nếu bạn cần ngăn chặn các bút toán trong một khoảng thời gian quá khứ, hãy sử dụng Khóa bút toán kế toán hoặc kỳ kế toán.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra các điều sau:
- Tài khoản là tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp dùng để sắp xếp hệ thống tài khoản.
- Người dùng cần giữ quyền truy cập vào các giao dịch và số dư lịch sử của nó.
- Có sẵn một tài khoản thay thế nếu các hóa đơn, khoản thanh toán hoặc bút toán tổng hợp trong tương lai vẫn cần một tài khoản cho cùng mục đích.
- Các mặc định trong công ty, khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, mẫu thuế và phương thức thanh toán không còn trỏ đến tài khoản bạn dự định khóa.
- Vai trò được phép quản lý các tài khoản đã khóa đã được xem xét.
Cấp quyền cho vai trò quản lý tài khoản đã khóa
Quyền này là đặc thù cho từng công ty trong giao diện ERPNext hiện tại.
- Mở Công ty (Company) cần thiết lập.
- Chọn tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing).
- Trong Vai trò được phép thiết lập và sửa bút toán của tài khoản đã khóa (Roles Allowed to Set and Edit Frozen Account Entries), chọn vai trò có thể khóa tài khoản và hạch toán hoặc sửa đổi các bút toán đối với chúng.
- Lưu công ty.
Hãy cấp quyền này một cách thận trọng. Người dùng có quyền này có thể bỏ qua hạn chế khi hạch toán vào tài khoản đã khóa. Tài liệu ERPNext cũ có thể mô tả quyền này là một trường trong Cài đặt kế toán (Accounts Settings). Trong ERPNext v16, nó nằm trong tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing) của công ty.
Khóa một tài khoản
- Mở Kế toán > Hệ thống tài khoản (Accounting > Chart of Accounts).
- Chọn công ty.
- Mở tài khoản chi tiết cần ngừng nhận giao dịch.
- Đặt Đã khóa (Frozen) thành Có (Yes).
- Lưu tài khoản.
Sau khi lưu, người dùng thông thường không thể sử dụng tài khoản đó trong các giao dịch kế toán. Các bút toán tổng hợp, hóa đơn, các khoản thanh toán và báo cáo hiện có vẫn được kết nối với nó.
Khóa tài khoản thay đổi những gì
| Khu vực | Kết quả |
|---|---|
| Giao dịch kế toán mới | Người dùng thông thường không thể hạch toán các bút toán đối với tài khoản đã khóa. |
| Vai trò được ủy quyền | Người dùng có vai trò công ty được cấu hình cho các bút toán tài khoản đã khóa có thể thiết lập tài khoản là đã khóa và hạch toán hoặc sửa đổi các bút toán đối với nó. |
| Lịch sử sổ cái hiện có | Vẫn khả dụng trong sổ cái và các báo cáo tài chính. |
| Danh mục tài khoản | Vẫn nằm trong hệ thống tài khoản và có thể mở khóa sau này. |
| Mặc định tham chiếu đến tài khoản | Không được tự động thay thế. Hãy cập nhật chúng trước khi người dùng tạo các giao dịch mới. |
| Khóa theo ngày | Không thay đổi. Khóa một tài khoản khác với khóa bút toán theo ngày hoặc đóng một kỳ kế toán. |
Kiểm tra thay đổi
Sau khi lưu:
- Mở lại tài khoản, kiểm tra Đã khóa là Có.
- Kiểm tra các giá trị mặc định đang dùng đã chuyển sang tài khoản thay thế.
- Mở báo cáo sổ cái, kiểm tra số dư cũ của tài khoản vẫn hiện.
- Nếu các kiểm soát của bạn yêu cầu thử nghiệm, hãy dùng một giao dịch Nháp với người dùng thử không có vai trò ngoại lệ. Đừng Gửi một bút toán sai chỉ để thử hạn chế.
Mở khóa tài khoản
Người dùng được ủy quyền có thể mở lại tài khoản, đặt Đã khóa thành Không (No) và lưu. Trước khi mở khóa, hãy làm rõ lý do cần tiếp tục hạch toán và liệu một tài khoản mới hơn đã thay thế nó hay chưa. Việc cho phép cả hai tài khoản vẫn hoạt động có thể làm phân tách các giao dịch và khiến việc đối chiếu báo cáo tài chính trở nên khó khăn hơn.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Không đổi được trạng thái Đã khóa (Frozen) | Kiểm tra người dùng của bạn có vai trò được chọn trong tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing) của công ty. |
| Giao dịch vẫn hạch toán vào tài khoản đã khóa | Kiểm tra xem người dùng có vai trò được ủy quyền hay không. Đồng thời kiểm tra giao dịch đúng là dùng tài khoản bạn đã khóa, không phải một tài khoản có tên gần giống. |
| Các giao dịch mới mặc định vào tài khoản đã khóa | Thay thế tài khoản trong công ty và các giá trị mặc định trong danh mục, mẫu thuế, phương thức thanh toán và mẫu giao dịch. |
| Cần khóa một kỳ kế toán trước đó | Dùng Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date) hoặc kỳ kế toán. Khóa tài khoản kiểm soát một tài khoản, không phải một khoảng thời gian. |
| Báo cáo vẫn hiển thị tài khoản | Điều này là bình thường. Khóa tài khoản chỉ chặn bút toán mới và không xóa các số dư lịch sử. |
Câu hỏi thường gặp
Không. Tài khoản và các bút toán sổ cái lịch sử của nó vẫn khả dụng. Sự hạn chế áp dụng cho các bút toán kế toán mới hoặc đã sửa đổi.
Không. Đã khóa (Frozen) là một kiểm soát kế toán chặn các bút toán thông thường trong khi cho phép một vai trò được cấu hình xử lý các trường hợp ngoại lệ. Vô hiệu hóa (Disable) là kiểm soát trạng thái danh mục, phạm vi rộng hơn. Sử dụng tùy chọn phù hợp với mục tiêu kiểm soát của bạn.
Có. Người dùng có vai trò được chọn trong Vai trò được phép thiết lập và sửa bút toán của tài khoản đã khóa (Roles Allowed to Set and Edit Frozen Account Entries) có thể tạo hoặc sửa đổi các bút toán đối với tài khoản đó. Hãy giữ vai trò đó ở mức hạn chế và xem xét các phân quyền của nó.
Không. Các phát sinh ghi Nợ, ghi Có và số dư hiện có vẫn không thay đổi. Tài khoản tiếp tục xuất hiện trong các báo cáo dựa trên các bút toán lịch sử của nó.
Dùng Ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date) khi sự hạn chế cần áp dụng cho các bút toán kế toán trước một ngày giới hạn. Sử dụng kỳ kế toán khi các loại giao dịch được chọn phải được đóng cho một kỳ đã hoàn thành. Dùng Đã khóa (Frozen) trên tài khoản khi một tài khoản cụ thể cần ngừng nhận các bút toán bất kể ngày tháng.