Kế toán đối tượng chung

Dùng Kế toán đối tượng chung (Common Party Accounting) khi cùng một tổ chức thực tế vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp của bạn và bạn muốn bù trừ các khoản phải thu và phải trả đủ điều kiện giữa hai hồ sơ đối tượng trong ERPNext.

ERPNext giữ khách hàng và nhà cung cấp là các bản ghi danh mục riêng biệt vì hành vi về bán hàng, mua hàng, giá cả, thuế, tín dụng và cổng thông tin của họ khác nhau. Liên kết đối tượng (Party Link) cho ERPNext biết rằng hai hồ sơ đại diện cho cùng một đối tượng kinh doanh cho quy trình kế toán này.

Ví dụ, Nova Electronics Trading mua dịch vụ từ Vertex Components và nợ 1.200 USD. Sau đó, Vertex mua 800 USD dịch vụ thiết lập thiết bị từ Nova. Khi các hồ sơ được liên kết với nhà cung cấp là đối tượng chính và khách hàng là đối tượng phụ, việc Gửi hóa đơn bán hàng trị giá 800 USD sẽ tạo ra một bút toán tổng hợp do hệ thống tự động tạo. Hóa đơn bán hàng được tất toán và khoản ứng trước nhà cung cấp 800 USD trở nên khả dụng để đối chiếu với hóa đơn mua hàng 1.200 USD, để lại 400 USD cần thanh toán.

Khi nào nên dùngCopy Anchor Link

Dùng kế toán đối tượng chung khi:

• cùng một đối tượng pháp lý hoặc thương mại tồn tại với tư cách là cả khách hàng và nhà cung cấp;
• chính sách của bạn cho phép bù trừ số dư phải thu và phải trả cho đối tượng đó;
• bạn muốn ERPNext tự động tạo điều chỉnh kế toán giữa các đối tượng khi hóa đơn đối tượng phụ đủ điều kiện được Gửi;
• bộ phận tài chính sẽ xem xét bút toán tổng hợp được tạo và đối chiếu khoản ứng trước kết quả.

Đừng bật tính năng này chỉ để thể hiện rằng hai bản ghi danh mục có liên quan. Tính năng này tự động hóa kế toán. Nếu các hóa đơn thường nên độc lập, hãy giữ các hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp riêng biệt, liên kết liên hệ và địa chỉ của họ để có khả năng hiển thị, và chỉ thực hiện điều chỉnh có chủ đích khi chính sách cho phép.

Quy trìnhCopy Anchor Link

Hướng của liên kết rất quan trọng:

Kiểm tra hướng với các hóa đơn mẫu có kiểm soát trước khi kích hoạt quy trình cho người dùng thông thường.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Kiểm tra các điều sau:

1. cả hai hồ sơ đối tượng đều đại diện cho cùng một thực thể;
2. loại tiền của công ty và đối tượng tương thích với điều chỉnh dự định;
3. các tài khoản phải thu và phải trả chính xác được cấu hình;
4. người dùng có quyền Gửi hóa đơn và xem xét bút toán tổng hợp được tạo;
5. bộ phận tài chính đã xác định khi nào việc bù trừ giữa các đối tượng được phép;
6. một hóa đơn đối tượng chính chưa thanh toán tồn tại nếu khoản ứng trước mới cần được phân bổ ngay lập tức.

Kích hoạt kế toán đối tượng chungCopy Anchor Link

1. Mở Cài đặt kế toán (Accounts Settings).
2. Chọn tab Hóa đơn (Invoice and Billing).
3. Bật Kích hoạt kế toán đối tượng chung (Enable Common Party Accounting).
4. Lưu.

Cài đặt áp dụng cho toàn hệ thống (site). Không có công tắc riêng biệt ở cấp hóa đơn để ngăn chặn việc điều chỉnh tự động trong khi tính năng đang hoạt động. Chỉ kích hoạt sau khi chính sách và kết quả kiểm tra được phê duyệt.

Tạo hoặc xác định cả hai hồ sơ đối tượngCopy Anchor Link

Tạo khách hàng và nhà cung cấp theo cách thông thường. Họ có thể sử dụng cùng tên vì họ là các DocType khác nhau. Giữ chính xác chi tiết thuế, loại tiền, điều khoản thanh toán, kiểm soát tín dụng, liên hệ, địa chỉ và mặc định công ty của mỗi bản ghi danh mục.

Không gộp các danh mục hoặc tạo một sổ cái phải thu-phải trả chung. ERPNext tiếp tục theo dõi khách hàng trên tài khoản phải thu và nhà cung cấp trên tài khoản phải trả.

Liên kết khách hàng và nhà cung cấpCopy Anchor Link

Nếu nhà cung cấp đã tồn tại:

1. Mở nhà cung cấp.
2. Chọn Thao tác > Liên kết với khách hàng (Actions > Link with Customer).
3. Chọn hoặc tạo khách hàng tương ứng.

Nếu khách hàng đã tồn tại, hãy mở nó và chọn Thao tác > Liên kết với nhà cung cấp (Actions > Link with Supplier).

ERPNext tạo một Liên kết đối tượng. Xem xét cẩn thận các vai trò và đối tượng vì hướng chính và phụ xác định hóa đơn nào kích hoạt bút toán tự động và nơi khoản ứng trước được tạo.

Gửi hóa đơn của đối tượng phụCopy Anchor Link

Tạo và Gửi hóa đơn theo quy trình thông thường. Trong ví dụ này, Vertex Components là nhà cung cấp chính và khách hàng phụ, vì vậy hóa đơn bán hàng là hóa đơn kích hoạt.

Sau khi Gửi, hóa đơn bán hàng 800 USD có số còn nợ bằng 0 vì bút toán tổng hợp được tạo sẽ tất toán khoản phải thu.

ERPNext tạo và Gửi một bút toán tổng hợp do hệ thống tự sinh:

Kiểm tra bút toán đã tạo trước khi đối chiếu. Kiểm tra công ty, các đối tượng, tài khoản, số tiền, tham chiếu hóa đơn, tiền tệ và ngày hạch toán. Số bút toán tổng hợp có thể xuất hiện trong sổ cái vì đây là chứng từ thực hiện điều chỉnh giữa các đối tượng.

Đối chiếu khoản ứng trướcCopy Anchor Link

Số tiền được tạo ra phía đối tượng chính là một khoản ứng trước cho đến khi nó được phân bổ. Sử dụng đối chiếu thanh toán để khớp nó với hóa đơn còn nợ của đối tượng chính đó.

1. Mở đối chiếu thanh toán.
2. Chọn công ty, Loại đối tượng chính và Đối tượng chính.
3. Tùy chọn lọc theo hóa đơn và bút toán tổng hợp đã tạo.
4. Chọn Lấy bút toán chưa đối chiếu (Get Unreconciled Entries).
5. Chọn các dòng hóa đơn và bút toán tổng hợp.

6. Chọn Phân bổ (Allocate).
7. Kiểm tra số tiền phân bổ, rồi chọn Đối chiếu (Reconcile).

Trong ví dụ này, khoản ứng trước 800 USD làm giảm hóa đơn mua hàng 1.200 USD xuống còn nợ 400 USD.

Hành vi quan trọngCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn mua hàng
• Bút toán tổng hợp
• Đối chiếu thanh toán
• Sổ cái