Nhóm tài sản (Asset Category)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Nhóm tài sản (Asset Category)
Giả sử Nova Industries mua 100 laptop cho nhân viên trong hai năm tới. Nếu kế toán phải chọn thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao và tài khoản sổ cái riêng cho từng laptop, số liệu dễ thiếu nhất quán và khó tìm lỗi.
Nhóm tài sản (Asset Category) giải quyết việc này. Nó lưu một chính sách kế toán dùng lại được cho các tài sản cùng loại. Nova Industries tạo nhóm IT Equipment một lần, rồi mọi laptop thêm sau đều dùng chung mặc định khấu hao và tài khoản.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra hệ thống tài khoản của công ty đã có đủ:
- tài khoản tài sản cố định (Fixed Asset);
- tài khoản khấu hao lũy kế (Accumulated Depreciation);
- tài khoản chi phí khấu hao (Depreciation Expense);
- tài khoản tài sản dở dang (Capital Work in Progress) nếu dùng CWIP.
Tạo trước các sổ tài chính (Finance Book) cần dùng.
Tạo nhóm tài sản
- Mở Nhóm tài sản (Asset Category) và chọn Thêm nhóm tài sản (Add Asset Category).
- Nhập tên rõ nghĩa, ví dụ IT Equipment hoặc Production Equipment.
- Bật Bật hạch toán tài sản dở dang (Enable Capital Work in Progress Accounting) nếu chi phí mua cần nằm ở tài sản dở dang cho đến khi tài sản sẵn sàng sử dụng.
- Chỉ bật Nhóm không khấu hao (Non Depreciable Category) cho nhóm không áp dụng khấu hao, ví dụ đất.
Đặt mặc định khấu hao theo sổ tài chính
Thêm một dòng cho mỗi cơ sở báo cáo bạn cần. Nova Industries dùng Đường thẳng (Straight Line) cho báo cáo theo quy định (Statutory Reporting) và Số dư giảm dần kép (Double Declining Balance) cho báo cáo quản trị (Management Reporting). Chọn biểu tượng bút chì để mở trình sửa dòng khi cần các trường không hiện trên lưới.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Sổ tài chính (Finance Book) | Cơ sở báo cáo áp dụng chính sách khấu hao này. |
| Phương pháp khấu hao (Depreciation Method) | Cách ERPNext chia giá trị khấu hao. Lựa chọn: Đường thẳng, Số dư giảm dần kép, Giá trị còn lại giảm dần (Written Down Value), Thủ công (Manual). |
| Tần suất khấu hao (Frequency of Depreciation) | Số tháng giữa hai lần ghi khấu hao theo lịch. |
| Tổng số lần khấu hao (Total Number of Depreciations) | Số lần ghi khấu hao theo lịch trong suốt thời gian sử dụng. |
| Tỷ lệ giá trị thanh lý (Salvage Value Percentage) | Giá trị còn lại dự kiến khi hết thời gian sử dụng. |
| Khấu hao theo ngày thực tế (Daily Pro Rata) | Tính khấu hao theo số ngày thực tế, thay vì chia đều từng kỳ. |
| Khấu hao theo ca (Shift Based) | Cho phép tính khấu hao theo số ca máy chạy thực tế. |
Đặt tài khoản theo công ty
Mỗi dòng công ty quyết định bút toán mua, khấu hao và tài sản dở dang được ghi vào đâu. Đừng dùng tài khoản hàng tồn kho làm tài khoản tài sản cố định.
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài khoản tài sản cố định (Fixed Asset Account) | Tài khoản bảng cân đối kế toán chứa giá trị tài sản đã vốn hóa. |
| Tài khoản khấu hao lũy kế (Accumulated Depreciation Account) | Tài khoản điều chỉnh giảm tài sản, cộng dồn khấu hao. |
| Tài khoản chi phí khấu hao (Depreciation Expense Account) | Tài khoản báo cáo kết quả kinh doanh, ghi nhận chi phí khi khấu hao. |
| Tài khoản tài sản dở dang (Capital Work in Progress Account) | Tài khoản tài sản tạm dùng trước khi vốn hóa. |
Xử lý sự cố
Tài sản có mặc định khấu hao sai
Sửa nhóm tài sản cho các tài sản tạo sau. Với tài sản Nháp đã có, hãy tải lại hoặc cập nhật các dòng sổ tài chính trước khi Gửi.
ERPNext yêu cầu nhập tài khoản khi mua hoặc vốn hóa
Kiểm tra nhóm tài sản có dòng tài khoản cho đúng công ty của giao dịch, và mọi tài khoản liên kết thuộc công ty đó.
Câu hỏi thường gặp
Được. Các nhóm có thể dùng chung tài khoản nhưng khác thời gian sử dụng hoặc phương pháp khấu hao.
Được. Thêm một dòng cho mỗi sổ tài chính khi khấu hao theo quy định và theo quản trị khác nhau.
Đừng mặc định là có. Hãy kiểm tra từng tài sản và lịch khấu hao tài sản (Asset Depreciation Schedule) bị ảnh hưởng trước khi dựa vào mặc định mới.