Gói định kỳ (Subscription)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Gói định kỳ (Subscription)
Northstar Retail, một khách hàng của Nova Industries, mua gói chăm sóc thiết bị hằng tháng cho số điện thoại họ bán lại. Lập tay từng hóa đơn bán hàng mỗi tháng vừa lặp đi lặp lại, vừa dễ bỏ sót kỳ xuất hóa đơn.
Gói định kỳ (Subscription) biến mối quan hệ lâu dài đó thành lịch xuất hóa đơn tự động. ERPNext dùng Kế hoạch gói (Subscription Plan) đã chọn để tạo hóa đơn bán hàng định kỳ cho Northstar Retail. Ngược lại, gói định kỳ với nhà cung cấp sẽ tạo hóa đơn mua hàng định kỳ cho dịch vụ mà Nova Industries mua vào.
Dùng gói định kỳ khi cùng một sản phẩm hay dịch vụ được tính tiền theo lịch đều đặn, ví dụ bảo trì, quyền dùng phần mềm, cho thuê, phí dịch vụ trọn gói (retainer) hoặc gói hỗ trợ.
Trước khi bắt đầu
- Tạo mặt hàng (Item) cho khoản phí định kỳ.
- Tạo Kế hoạch gói để khai báo giá và chu kỳ xuất hóa đơn.
- Kiểm tra các mặc định của công ty về tài khoản doanh thu, phải thu, thuế và trung tâm chi phí trước khi tạo hóa đơn.
Tạo kế hoạch gói
Trong kế hoạch gói, chọn mặt hàng và loại tiền, rồi chọn cách ERPNext xác định giá:
| Cách tính giá | Dùng khi |
|---|---|
| Giá cố định (Fixed Rate) | Mọi người đăng ký đều trả cùng một giá |
| Theo bảng giá (Based On Price List) | Giá lấy từ đơn giá mặt hàng (Item Price) |
| Giá theo tháng (Monthly Rate) | Phí được tính theo tỷ lệ từ một mức giá tháng |
Đặt chu kỳ xuất hóa đơn và số chu kỳ. Ví dụ: chọn Tháng (Month) với số chu kỳ 1 là xuất hóa đơn hằng tháng; số chu kỳ 3 là ba tháng một lần.
Tạo gói định kỳ
- Tìm Subscription và chọn Thêm Subscription (Add Subscription).
- Chọn Khách hàng (Customer) hoặc Nhà cung cấp (Supplier), rồi chọn đối tượng và công ty.
- Nhập ngày bắt đầu và, nếu có, ngày kết thúc.
- Cấu hình thời điểm tạo hóa đơn.
- Thêm một hoặc nhiều kế hoạch gói.
- Thêm thuế, trung tâm chi phí hoặc chiết khấu bổ sung nếu cần.
- Lưu.
Chọn thời điểm tạo hóa đơn
| Tạo hóa đơn lúc (Generate Invoice At) | Kết quả |
|---|---|
| Cuối kỳ hiện tại (End of the current subscription period) | Hóa đơn được tạo sau khi kỳ dịch vụ kết thúc |
| Đầu kỳ hiện tại (Beginning of the current subscription period) | Hóa đơn được tạo vào đầu kỳ |
| Trước kỳ hiện tại N ngày (Days before the current subscription period) | Hóa đơn được tạo trước ngày bắt đầu kỳ đúng số ngày đã khai |
Các tùy chọn khác:
- Số ngày đến hạn (Days Until Due): quyết định ngày đến hạn của hóa đơn.
- Tự Gửi hóa đơn đã tạo (Submit Generated Invoices): hóa đơn được tạo ra sẽ tự Gửi. Để tắt nếu cần người kiểm tra từng hóa đơn trước.
- Vẫn xuất hóa đơn dù hóa đơn trước chưa trả (Bill Even If Previous Invoice Unpaid): tiếp tục tạo hóa đơn kể cả khi hóa đơn cũ chưa được thanh toán. Cân nhắc kỹ, vì công nợ của khách có thể tăng lên.
- Theo tháng dương lịch (Follow Calendar Months): bật khi cần xuất hóa đơn theo đầu/cuối tháng dương lịch thay vì theo ngày bắt đầu ban đầu.
- Hủy khi hết kỳ (Cancel When Period Ends): bật khi gói phải dừng vào cuối kỳ xuất hóa đơn hiện tại.
Kế hoạch gói, thuế và chiết khấu
Thêm mỗi khoản phí định kỳ thành một dòng trong bảng Kế hoạch (Plans). Có thể kết hợp gói cơ bản với các gói bổ sung trong cùng một gói định kỳ. Hóa đơn được tạo sẽ dùng số lượng của từng kế hoạch, mẫu thuế và chiết khấu bổ sung đã lưu trên gói định kỳ.
Lịch sử xuất hóa đơn và trạng thái
Lịch sử xuất hóa đơn cho thấy các kỳ đã lên lịch và các kỳ đã tạo hóa đơn. Trạng thái gói định kỳ thay đổi theo ngày và tình hình thanh toán, qua các trạng thái như Dùng thử (Trialing), Đang hoạt động (Active), Thời gian ân hạn (Grace Period), Chưa thanh toán (Unpaid), Hoàn tất (Completed), Đã hủy (Cancelled) và Đã hoàn tiền (Refunded).
Xem các hóa đơn bán hàng đã tạo ngay trên bảng điều khiển (dashboard) của gói định kỳ. Hủy gói định kỳ sẽ dừng xuất hóa đơn về sau, nhưng không Hủy các hóa đơn đã có.
Xử lý sự cố
Không có hóa đơn nào được tạo
Kiểm tra ngày bắt đầu, kỳ xuất hóa đơn tiếp theo, thời điểm tạo hóa đơn, trình lập lịch (scheduler), và xem có hóa đơn cũ nào chưa trả không. Kiểm tra cả mặt hàng trong kế hoạch gói và các mặc định kế toán của công ty.
Số tiền hóa đơn không như mong đợi
Mở kế hoạch gói được liên kết, kiểm tra cách tính giá, đơn giá, chu kỳ, số lượng, thuế và chiết khấu.
Muốn gói dừng sau kỳ hiện tại
Bật Hủy khi hết kỳ thay vì Hủy ngay.