Tự động lặp lại đơn hàng và hóa đơn định kỳ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tự động lặp lại đơn hàng và hóa đơn định kỳ
Nova Industries lập hóa đơn cho Northstar Retail vào ngày đầu mỗi tháng, theo hợp đồng hỗ trợ thiết bị hằng tháng. Tạo lại cùng một hóa đơn bán hàng bằng tay dễ quên lập hóa đơn và dễ sai điều khoản. Tự động lặp lại (Auto Repeat) lấy một chứng từ gốc đã duyệt làm mẫu và tạo đơn hàng hoặc hóa đơn mới theo lịch.
Dùng Tự động lặp lại cho giao dịch định kỳ ổn định. Dùng Gói định kỳ (Subscription) khi thỏa thuận dựa trên kế hoạch gói và cần ngày của gói, số lượng theo kế hoạch, thời gian dùng thử hoặc quản lý vòng đời gói.
Trước khi bắt đầu
- Rà lại chứng từ gốc: đối tượng, công ty, mặt hàng, đơn giá, thuế, điều khoản thanh toán, chiều phân tích kế toán, địa chỉ.
- Quyết định chứng từ được tạo sẽ để ở trạng thái Nháp cho người duyệt, hay tự động Gửi.
- Xác định ai nhận email và đính kèm mẫu in nào.
Tạo Tự động lặp lại
- Mở Tự động lặp lại (Auto Repeat), tạo bản ghi mới.
- Chọn Loại chứng từ tham chiếu (Reference Document Type) và đúng đơn hàng hoặc hóa đơn cần lặp lại.
- Nhập ngày bắt đầu. Nếu hợp đồng có thời hạn, nhập ngày kết thúc.
- Chỉ bật Gửi khi tạo (Submit on Creation) khi chứng từ được tạo không cần người kiểm tra.
Đặt lịch
Chọn Tần suất (Frequency) và các tùy chọn lịch liên quan. Với hóa đơn hằng tháng, nhập ngày lặp mong muốn, hoặc chọn lặp vào ngày cuối tháng nếu hợp đồng quy định như vậy.
Theo dõi chứng từ được tạo
Kiểm tra ngày lặp tiếp theo và các chứng từ đã tạo. Giá, thuế, địa chỉ và điều khoản hợp đồng có thể thay đổi sau khi chứng từ gốc được duyệt. Vì vậy, dù tạo tự động, vẫn cần một người chịu trách nhiệm rà soát.
Xử lý sự cố
Không có chứng từ nào được tạo
Kiểm tra:
- Tự động lặp lại đang được bật;
- khoảng ngày bắt đầu – ngày kết thúc có bao gồm hôm nay;
- lịch đã khai báo đầy đủ;
- chứng từ tham chiếu còn hợp lệ;
- tác vụ nền (background jobs) đang chạy.
Chứng từ được tạo vẫn dùng điều khoản cũ
Cập nhật chứng từ tham chiếu, hoặc tạo một chứng từ gốc mới đã duyệt và trỏ Tự động lặp lại sang đó. Đừng cho rằng sửa danh mục liên quan (khách hàng, mặt hàng…) sẽ tự cập nhật đúng mọi trường đã sao chép.
Câu hỏi thường gặp
Được. Có thể dùng đơn bán hàng, đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng làm chứng từ tham chiếu. Với loại chứng từ khác, hãy kiểm tra loại đó có hỗ trợ Tự động lặp lại hay không trước khi dựa vào nó.
Chỉ bật cho giao dịch ổn định, ít rủi ro, thuế và kiểm soát đã được chạy thử. Nếu mỗi kỳ cần người xem lại, để chứng từ ở trạng thái Nháp sẽ an toàn hơn.