Kế hoạch gói (Subscription Plan)
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kế hoạch gói (Subscription Plan)
Kế hoạch gói (Subscription Plan) khai báo ERPNext sẽ tính tiền định kỳ cho thứ gì, bao nhiêu và bao lâu một lần. Bạn thêm một hoặc nhiều kế hoạch vào một gói định kỳ (Subscription), và ERPNext dùng chúng khi tạo hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng định kỳ.
Tạo một kế hoạch riêng cho mỗi tổ hợp khác nhau của mặt hàng, giá, loại tiền và tần suất xuất hóa đơn. Ví dụ: Nova Industries dùng Nova Device Care Monthly cho dịch vụ bảo hành 199 USD mỗi tháng, và một kế hoạch theo năm riêng cho khách trả trước cả năm.
Trước khi bắt đầu
Tạo sẵn các dữ liệu sau:
- Mặt hàng (Item) cho sản phẩm hoặc dịch vụ được tính tiền. Nếu không có giao hàng từ kho, dùng mặt hàng dịch vụ không quản lý tồn kho.
- Đơn giá mặt hàng (Item Price) và bảng giá (Price List), nếu kế hoạch lấy giá từ bảng giá.
- Tài khoản cổng thanh toán (Payment Gateway Account), nếu dùng tích hợp thanh toán bên ngoài để thu phí định kỳ.
- Trung tâm chi phí hoặc chiều phân tích kế toán khác, nếu cần báo cáo riêng doanh thu hoặc chi phí của gói định kỳ.
Nếu chưa tùy chỉnh phân quyền, các vai trò Accounts User, Accounts Manager và System Manager đều tạo được kế hoạch gói.
Tạo kế hoạch gói
- Vào Kế toán > Gói định kỳ > Kế hoạch gói (Accounting > Subscriptions > Subscription Plan).
- Chọn Thêm Subscription Plan (Add Subscription Plan).
- Nhập Tên kế hoạch (Plan Name) không trùng. Đặt tên thể hiện cả dịch vụ và chu kỳ, ví dụ
Nova Device Care Monthly. - Chọn Loại tiền (Currency) và Mặt hàng (Item) được tính tiền.
- Chọn cách ERPNext xác định giá, rồi nhập đơn giá hoặc bảng giá tương ứng.
- Đặt Chu kỳ xuất hóa đơn (Billing Interval) và Số chu kỳ (Billing Interval Count).
- Thêm thông tin thanh toán và kế toán nếu cần.
- Lưu.
Lưu kế hoạch gói không tạo hóa đơn. Thêm kế hoạch đã lưu vào một gói định kỳ để bắt đầu xuất hóa đơn định kỳ.
Chọn cách xác định giá
Các trường được đánh dấu trong hình quyết định đơn giá ERPNext dùng khi tạo hóa đơn từ gói định kỳ.
| Giá tính theo (Subscription Price Based On) | ERPNext tính đơn giá thế nào | Dùng khi |
|---|---|---|
| Giá cố định (Fixed Rate) | Dùng giá trị nhập ở trường Giá (Cost). | Mỗi kỳ đều thu cùng một số tiền. |
| Theo bảng giá (Based On Price List) | Lấy đơn giá mặt hàng từ bảng giá đã chọn. Khách hàng hoặc nhà cung cấp cụ thể có thể ảnh hưởng đến đơn giá được lấy. | Bạn quản lý giá định kỳ bằng đơn giá mặt hàng thông thường. |
| Giá theo tháng (Monthly Rate) | Coi Giá là giá một tháng và tính tiền theo số tháng của kỳ. Có thể tính theo tỷ lệ (prorate) nếu bật trong Cài đặt gói định kỳ. | Một kỳ xuất hóa đơn có thể kéo dài một hoặc nhiều tháng và bạn muốn tính tiền từ giá tháng. |
Sửa kế hoạch gói không làm thay đổi các hóa đơn đã tạo. Sau khi đổi đơn giá, bảng giá hoặc chu kỳ, hãy kiểm tra hóa đơn kế tiếp.
Đặt tần suất xuất hóa đơn
Chu kỳ xuất hóa đơn là đơn vị thời gian: Ngày, Tuần, Tháng hoặc Năm. Số chu kỳ cho ERPNext biết bao nhiêu đơn vị đó tạo thành một kỳ xuất hóa đơn.
Ví dụ:
| Chu kỳ | Số chu kỳ | Kết quả |
|---|---|---|
| Tháng | 1 | Mỗi tháng xuất một hóa đơn |
| Tháng | 3 | Ba tháng xuất một hóa đơn |
| Tuần | 2 | Hai tuần xuất một hóa đơn |
| Năm | 1 | Mỗi năm xuất một hóa đơn |
Số chu kỳ tối thiểu là 1. Ngày xuất hóa đơn thực tế do ngày bắt đầu và thiết lập tạo hóa đơn trên gói định kỳ quyết định. Các thiết lập theo tháng dương lịch, thời điểm xuất hóa đơn, thời gian dùng thử và gia hạn nằm trên gói định kỳ, không nằm trên kế hoạch gói.
Các trường quan trọng
| Trường | Tác dụng |
|---|---|
| Tên kế hoạch (Plan Name) | Tên không trùng, hiện ra khi thêm kế hoạch vào gói định kỳ. |
| Loại tiền (Currency) | Loại tiền của đơn giá và của dòng hóa đơn được tạo. Giữ thống nhất với loại tiền của đối tượng và giao dịch. |
| Mặt hàng (Item) | Sản phẩm hoặc dịch vụ được đưa vào hóa đơn. ERPNext dùng các mặc định kế toán của mặt hàng khi tạo dòng hóa đơn. |
| Giá tính theo (Subscription Price Based On) | Chọn tính theo giá cố định, theo bảng giá hay theo giá tháng. |
| Giá (Cost) | Lưu giá cố định hoặc giá một tháng. Chỉ hiện khi cách tính giá đã chọn cần đến. |
| Bảng giá (Price List) | Nguồn đơn giá mặt hàng khi tính giá theo bảng giá. |
| Chu kỳ xuất hóa đơn (Billing Interval) | Kỳ được đo bằng ngày, tuần, tháng hay năm. |
| Số chu kỳ (Billing Interval Count) | Bao nhiêu đơn vị thời gian tạo thành một kỳ xuất hóa đơn. |
| Mã giá sản phẩm (Product Price ID) | Mã giá của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán bên ngoài, khi tích hợp cần đến. Để trống nếu chỉ xuất hóa đơn ERPNext thông thường. |
| Cổng thanh toán (Payment Gateway) | Liên kết kế hoạch với tài khoản cổng thanh toán đã cấu hình, cho quy trình thu tiền tích hợp. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Gán dòng hóa đơn được tạo vào trung tâm chi phí đã chọn, khi tích hợp và quy trình gói định kỳ có chuyển tiếp chiều phân tích này. |
Dùng kế hoạch trong gói định kỳ
Mở một gói định kỳ mới, chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp, đặt ngày dịch vụ và thêm kế hoạch vào bảng Kế hoạch gói (Subscription Plans). Gói định kỳ của khách hàng tạo hóa đơn bán hàng; gói định kỳ của nhà cung cấp tạo hóa đơn mua hàng.
Một gói định kỳ có thể chứa nhiều kế hoạch. Cách này hữu ích khi cùng một khách dùng dịch vụ cơ bản cộng thêm hỗ trợ, lưu trữ hoặc tiện ích bổ sung có giá riêng. Để mỗi khoản phí là một kế hoạch riêng để giá và chu kỳ luôn dễ hiểu.
Xử lý sự cố
Đơn giá trên hóa đơn bằng 0
Với cách tính Theo bảng giá, kiểm tra bảng giá đã chọn có đơn giá mặt hàng còn hiệu lực, khớp mặt hàng, loại tiền, số lượng, đối tượng và ngày hóa đơn không. Nếu không tìm thấy giá phù hợp, ERPNext có thể trả về đơn giá 0.
Xuất hóa đơn sai tần suất
Kiểm tra cả Chu kỳ xuất hóa đơn lẫn Số chu kỳ. Chu kỳ Tháng với số chu kỳ 3 nghĩa là ba tháng một hóa đơn, không phải mỗi tháng ba hóa đơn. Sau đó kiểm tra ngày bắt đầu và thiết lập tạo hóa đơn trên gói định kỳ.
Không lưu được kế hoạch
Kiểm tra tên kế hoạch không trùng, đã nhập đủ trường bắt buộc và số chu kỳ từ 1 trở lên.
Cổng thanh toán không thu được tiền
Chỉ liên kết cổng thanh toán trên kế hoạch thì chưa đủ để hoàn tất tích hợp. Kiểm tra tài khoản cổng thanh toán, thông tin xác thực của nhà cung cấp dịch vụ, mã giá sản phẩm (nếu cần) và quy trình thanh toán của gói định kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Được. Thêm cùng một kế hoạch vào gói định kỳ của nhiều khách hàng khi mặt hàng, loại tiền, cách tính giá và chu kỳ giống hệt nhau.
Được. Mỗi kế hoạch thành một dòng riêng trên hóa đơn định kỳ. Dùng cách này cho dịch vụ cơ bản kèm các tiện ích bổ sung tùy chọn.
Thường là nên. Kế hoạch riêng làm rõ giá và cam kết thanh toán, giảm khả năng chọn nhầm chu kỳ.
Không. Kế hoạch gói là khai báo dùng lại được. Hóa đơn chỉ bắt đầu được tạo sau khi kế hoạch được thêm vào một gói định kỳ đang hoạt động.