Tài khoản phải thu và phải trả mặc định
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tài khoản phải thu và phải trả mặc định
Thông thường, ERPNext theo dõi công nợ của mọi khách hàng trên một tài khoản phải thu chung, và công nợ của mọi nhà cung cấp trên một tài khoản phải trả chung. Trường Đối tượng (Party) trên mỗi hóa đơn và phiếu thu/chi cho biết khoản đó của khách hàng hay nhà cung cấp nào. Vì vậy hệ thống tài khoản không cần một tài khoản chi tiết riêng cho từng đối tượng.
Ví dụ: Công ty Nova xuất hóa đơn cho Northstar Retail, Bluewave Systems và Cedar Commerce, tất cả đều hạch toán vào tài khoản Debtors - NI (tài khoản phải thu mặc định; "NI" là tên viết tắt của công ty, ERPNext tự thêm vào cuối tên tài khoản). Báo cáo công nợ phải thu vẫn cho biết từng khách hàng đang nợ bao nhiêu, còn sổ cái giữ một số dư tổng để đối chiếu.
Chỉ dùng tài khoản phải thu, phải trả riêng cho một đối tượng khi có lý do kế toán thực sự, ví dụ khác loại tiền, khác công ty, khác phân loại pháp lý hoặc yêu cầu báo cáo riêng. Mở một tài khoản cho mỗi khách hàng hay nhà cung cấp thường chỉ làm hệ thống tài khoản dài thêm, mà không giúp báo cáo công nợ theo đối tượng tốt hơn.
Tài khoản mặc định hoạt động thế nào
Thông tin công ty khai báo tài khoản phải thu và phải trả dùng chung. ERPNext dùng các tài khoản này khi khách hàng hoặc nhà cung cấp không được gán tài khoản riêng.
| Chứng từ | Tài khoản công nợ | Đối tượng chi tiết |
|---|---|---|
| Hóa đơn bán hàng | Tài khoản phải thu mặc định | Khách hàng |
| Hóa đơn mua hàng | Tài khoản phải trả mặc định | Nhà cung cấp |
| Phiếu thu/chi | Tài khoản phải thu hoặc phải trả của hóa đơn được thanh toán | Khách hàng hoặc nhà cung cấp |
Khi Gửi hóa đơn, số dư tài khoản và số dư của đối tượng được cập nhật cùng lúc. Nhờ đó, báo cáo công nợ phải thu và phải trả vẫn hiện số còn nợ theo từng đối tượng, dù nhiều đối tượng dùng chung một tài khoản.
Thiết lập mặc định cho công ty
- Mở thông tin công ty.
- Chuyển sang tab Kế toán (Accounts).
- Ở Tài khoản phải thu mặc định (Default Receivable Account), chọn một tài khoản chi tiết có loại tài khoản (Account Type) là Phải thu (Receivable).
- Ở Tài khoản phải trả mặc định (Default Payable Account), chọn một tài khoản chi tiết có loại tài khoản là Phải trả (Payable).
- Lưu.
Các tài khoản này phải thuộc đúng công ty đó và không được là tài khoản tổng hợp (Group). Tạo hoặc kiểm tra chúng trong hệ thống tài khoản.
Gán tài khoản riêng cho một đối tượng
Tài khoản gán riêng trên khách hàng hoặc nhà cung cấp sẽ được dùng thay cho tài khoản mặc định của công ty.
- Mở khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Mở phần Kế toán (Accounting).
- Thêm một dòng: chọn công ty và tài khoản phải thu hoặc phải trả cần dùng.
- Lưu.
Chỉ dùng cách này khi thật cần. Ví dụ: Nova dùng tài khoản phải thu theo đồng tiền hạch toán cho khách thông thường, và một tài khoản phải thu bằng EUR riêng cho khách hàng châu Âu thanh toán bằng EUR, vì loại tiền của tài khoản phải khớp với loại tiền giao dịch. Không nên mở tài khoản riêng chỉ để xem công nợ theo từng khách hàng, vì báo cáo công nợ đã làm việc đó.
ERPNext chọn tài khoản nào?
Thứ tự ERPNext chọn tài khoản:
- Nếu đối tượng có tài khoản riêng cho công ty đang giao dịch, dùng tài khoản đó.
- Nếu không, dùng tài khoản mặc định của công ty.
Trên một số chứng từ, bạn có thể chọn tay một tài khoản khác ngay trên giao dịch nếu chứng từ cho phép.
Trước khi Gửi hóa đơn, hãy kiểm tra lại tài khoản phải thu hoặc phải trả nếu đối tượng dùng loại tiền hoặc cách báo cáo đặc biệt. Sau khi Gửi, xem bút toán qua nút Xem sổ cái (View Ledger) hoặc báo cáo sổ cái.
Xử lý sự cố
Không tìm thấy tài khoản cần chọn
Kiểm tra tài khoản đó có thuộc công ty của giao dịch không, có phải tài khoản chi tiết không, có đang được kích hoạt không, và loại tài khoản có đúng là Phải thu hoặc Phải trả không. Kiểm tra cả loại tiền của tài khoản.
Hóa đơn tự chọn một tài khoản không mong muốn
Xem phần Kế toán của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Dòng tài khoản gán riêng cho đối tượng luôn được ưu tiên hơn mặc định của công ty. Xóa hoặc sửa dòng đó nếu không còn cần.
Tổng công nợ theo đối tượng không khớp với số dư tài khoản
So báo cáo công nợ phải thu hoặc phải trả với sổ cái, dùng cùng công ty và cùng ngày. Kiểm tra bút toán số dư đầu kỳ, bút toán tổng hợp có ghi đối tượng, các chứng từ đã hủy và việc cấn trừ công nợ trước khi ghi bút toán điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Không. Trường Khách hàng trên hóa đơn, phiếu thu, sổ công nợ (Payment Ledger) và báo cáo công nợ phải thu đã cho bạn thấy số dư theo từng khách hàng. Dùng chung một tài khoản phải thu là cách thiết lập thông thường.
Không. Mỗi tài khoản chỉ thuộc một công ty. Hãy thiết lập tài khoản phải thu, phải trả mặc định riêng cho từng công ty.
Được. Khách hàng có thể có tài khoản riêng theo từng công ty, và giao dịch bằng loại tiền khác có thể cần tài khoản riêng. Chỉ thêm tài khoản khi thật sự cần về mặt kế toán để việc đối chiếu luôn rõ ràng.