Quy trình kế toán theo loại hình doanh nghiệp

Hai công ty có cùng doanh thu vẫn có thể cần quy trình kế toán rất khác nhau. Công ty bán hàng hóa phải theo dõi nhập xuất kho và giá vốn. Công ty dịch vụ có thể xuất hóa đơn theo thời gian hoặc theo mốc công việc. Công ty bán gói thuê bao có thể thu tiền trước khi được ghi nhận doanh thu.

Ví dụ: Công ty Nova sản xuất và phân phối thiết bị điện tử. Một đơn bán hàng thông thường sẽ ảnh hưởng đến phải thu, doanh thu, hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Nhưng đội lắp đặt của Nova lại xuất hóa đơn dịch vụ mà không cần phiếu xuất kho hay bút toán kho. ERPNext hỗ trợ cả hai cách, miễn là chứng từ và cấu hình phù hợp với bản chất nghiệp vụ.

Trang này giúp bạn chọn quy trình bán hàng, mua hàng, kho, doanh thu nhận trước và thanh toán phù hợp với mô hình kinh doanh. Trang cũng chỉ ra chứng từ nào có thể bỏ qua và chứng từ nào ghi vào sổ cái hoặc sổ kho.

Chọn nhanh quy trìnhCopy Anchor Link

Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều quy trình cùng lúc, ví dụ Nova vừa bán thiết bị theo quy trình đầy đủ, vừa bán dịch vụ lắp đặt.

Kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory) là cách hạch toán mà mỗi lần nhập, xuất kho đều tự ghi bút toán vào sổ cái, nên giá trị tồn kho trên sổ sách luôn khớp với kho. Xem thêm Kê khai thường xuyên.

Xác định các bước bạn cầnCopy Anchor Link

Trước khi chọn quy trình, hãy trả lời các câu hỏi sau:

1. Có cần ghi nhận việc khách hàng đặt hàng hoặc công ty đặt hàng nhà cung cấp trước khi có hóa đơn không?
2. Có hàng hóa thực sự nhập, xuất kho không?
3. Bộ phận kho có cần xác nhận giao hàng, nhận hàng tách riêng với kế toán không?
4. Hóa đơn được xuất theo số lượng, thời gian, mốc công việc, mức sử dụng hay theo định kỳ?
5. Khách hàng thanh toán ngay, trả trước hay trả sau?
6. Hàng đi qua kho của bạn, đi thẳng từ nhà cung cấp đến khách hàng, hay không có hàng tồn kho?

Mỗi loại chứng từ đánh dấu một bước khác nhau:

Bán hàng hóa theo quy trình đầy đủCopy Anchor Link

Phù hợp với: bán buôn, phân phối, bán thiết bị, và các doanh nghiệp mà việc chốt đơn, giao hàng, xuất hóa đơn và thu tiền diễn ra vào những thời điểm khác nhau.

Ưu điểm: mỗi bộ phận tự xác nhận bước của mình. Dễ theo dõi giao hàng từng phần và xuất hóa đơn từng phần. Đơn bán hàng hiện rõ % đã giao và % đã xuất hóa đơn. Hàng tồn kho và công nợ phải thu được ghi nhận đúng thời điểm.

Nhược điểm: nhiều chứng từ phải lập và đối chiếu hơn. Người dùng phải tạo chứng từ bước sau từ đơn hàng hoặc phiếu xuất kho để các chứng từ liên kết với nhau.

Cấu hình:

• Mặt hàng có quản lý tồn kho và kho hàng.
• Bật kê khai thường xuyên nếu muốn nhập xuất kho ghi vào sổ cái.
• Tài khoản doanh thu, chi phí mặc định cho mặt hàng.
• Tài khoản phải thu, thuế và giá vốn hàng bán.

Đơn bán hàng chỉ là cam kết, không ghi sổ cái. Phiếu xuất kho (Delivery Note) ghi giảm hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn. Hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu, thuế và phải thu. Phiếu thu tất toán số tiền khách hàng còn nợ.

Để nhập hàng bổ sung kho, dùng quy trình riêng: đơn mua hàng → phiếu nhập kho → hóa đơn mua hàng → phiếu chi.

Xuất hóa đơn kèm cập nhật khoCopy Anchor Link

Phù hợp với: cửa hàng nhỏ, bán tại quầy đơn giản, doanh nghiệp ít nghiệp vụ, nơi giao hàng và xuất hóa đơn cùng lúc nhưng không cần dùng POS.

Ưu điểm: chỉ một chứng từ ghi nhận cả doanh thu, phải thu, xuất kho và giá vốn. Không cần lập phiếu xuất kho riêng.

Nhược điểm: kho và kế toán không còn bước xác nhận riêng. Không phù hợp khi cần kiểm soát riêng việc soạn hàng, xuất hàng, bằng chứng giao hàng hoặc giao từng phần.

Cấu hình:

• Mặt hàng có quản lý tồn kho và kho hàng.
• Kê khai thường xuyên và tài khoản cho mặt hàng.
• Tích Cập nhật kho (Update Stock) trên hóa đơn bán hàng.
• Nếu khách trả tiền ngay: ghi nhận bằng phiếu thu hoặc các trường thanh toán có sẵn trên hóa đơn.

Hóa đơn ghi vào cả sổ cái và sổ kho. Đơn bán hàng lúc này là tùy chọn. Nếu lập thẳng hóa đơn, sẽ không có đơn hàng để theo dõi tiến độ giao hàng và xuất hóa đơn. Xem hóa đơn bán hàng có cập nhật kho.

Bán lẻ tại quầy (POS)Copy Anchor Link

Phù hợp với: cửa hàng bán lẻ, quầy thu ngân, nơi khách nhận hàng và trả tiền ngay tại chỗ.

Ưu điểm: chọn hàng, tính giá, tính thuế, trừ kho, xuất hóa đơn và thu tiền đều làm trên một màn hình bán hàng. Phiếu đóng ca POS tổng hợp và đối chiếu doanh số theo từng ca.

Nhược điểm: không dành cho đơn hàng giao nhiều đợt, xuất hóa đơn theo hợp đồng dự án hoặc kiểm soát hạn mức công nợ phức tạp. Trả hàng và đóng ca cần quy định thu ngân thống nhất.

Cấu hình:

• Tạo Hồ sơ POS (POS Profile).
• Trong hồ sơ, chọn công ty, kho, bảng giá, phương thức thanh toán, thuế và người dùng được phép bán.
• Thống nhất quy trình mở ca, đóng ca và người chịu trách nhiệm khi lệch tiền mặt.

Bán dịch vụ hoặc theo dự ánCopy Anchor Link

Phù hợp với: tư vấn, đại lý, đơn vị triển khai, dịch vụ bảo trì, và các doanh nghiệp làm dự án không giao hàng tồn kho.

Ưu điểm: không phải lập chứng từ kho không cần thiết. Đơn bán hàng ghi nhận phạm vi công việc đã thỏa thuận và theo dõi tiến độ xuất hóa đơn. Dự án, công việc và bảng chấm công tập hợp công sức và chi phí thực hiện dịch vụ.

Nhược điểm: tiến độ chỉ chính xác khi mốc công việc, thời gian hoặc số lượng được cập nhật đều đặn. Hóa đơn bán hàng chỉ cho biết đã xuất hóa đơn, không chứng minh công việc đã được nghiệm thu, trừ khi quy trình của bạn có bước duyệt riêng.

Cấu hình:

• Mặt hàng dịch vụ không quản lý tồn kho.
• Tài khoản doanh thu và chi phí, điều khoản thanh toán.
• Dự án, nếu cần theo dõi lãi lỗ theo dự án.
• Xuất hóa đơn theo bảng chấm công, nếu hóa đơn tính theo số giờ đã duyệt.

Ví dụ xuất hóa đơn theo mốc công việc: hợp đồng 100.000.000 đ, thanh toán 3 đợt 25% – 50% – 25%.

1. Trên đơn bán hàng, nhập một dòng dịch vụ với số lượng 1 và đơn giá 100.000.000 đ (bằng tổng giá trị hợp đồng).
2. Đợt 1: xuất hóa đơn với số lượng 0,25 (= 25.000.000 đ).
3. Đợt 2: số lượng 0,5 (= 50.000.000 đ).
4. Đợt 3: số lượng 0,25 (= 25.000.000 đ).

ERPNext dùng số lượng lẻ này để tính phần đã xuất hóa đơn của đơn bán hàng: sau đợt 2, đơn hiện đã xuất hóa đơn 75%.

Dịch vụ không quản lý tồn kho thường không cần phiếu xuất kho. Bạn có thể lập thẳng hóa đơn bán hàng, nhưng nếu không liên kết với đơn hàng thì tiến độ xuất hóa đơn của đơn bán hàng sẽ không được cập nhật.

Dịch vụ định kỳ hoặc thuê baoCopy Anchor Link

Phù hợp với: bản quyền phần mềm, hợp đồng thuê bao, phí hội viên, gói hỗ trợ, cho thuê và các dịch vụ thu phí định kỳ khác.

Ưu điểm: hóa đơn định kỳ được tạo tự động, và có thể tách thời điểm xuất hóa đơn khỏi thời điểm ghi nhận doanh thu. Điều khoản thanh toán, nhắc nợ và báo cáo công nợ phải thu hỗ trợ việc thu tiền.

Nhược điểm: cần quy định rõ ngày hiệu lực gói, hủy gói, nâng cấp, tính phí theo tỷ lệ ngày dùng, thanh toán thất bại và thay đổi thuế. Hóa đơn được tạo tự động không có nghĩa là chắc chắn thu được tiền.

Cấu hình:

• Gói định kỳ (Subscription) và kế hoạch gói (Subscription Plan).
• Thông tin mặc định của khách hàng, thuế, hạn thanh toán và lịch chạy định kỳ.
• Doanh thu nhận trước (Deferred Revenue), nếu doanh thu phải phân bổ dần trong suốt thời gian cung cấp dịch vụ thay vì ghi nhận toàn bộ vào ngày hóa đơn.

Bán hàng giao thẳng (Drop Ship)Copy Anchor Link

Phù hợp với: nhà phân phối, người bán hàng online mà nhà cung cấp giao hàng thẳng đến khách hàng.

Ưu điểm: hàng không phải nhập và xuất qua kho của bạn. Chứng từ bán và mua vẫn liên kết với nhau, nên dễ theo dõi lợi nhuận gộp và việc giao hàng của nhà cung cấp.

Nhược điểm: bạn ít kiểm soát được hàng hóa, đóng gói, thời gian giao và bằng chứng giao hàng. Địa chỉ, thông tin liên hệ của nhà cung cấp và khách hàng phải chính xác. Sổ kho không ghi nhận hàng này vì công ty bạn không trực tiếp nhận hàng.

Cấu hình:

• Đánh dấu mặt hàng là do nhà cung cấp giao, đặt nhà cung cấp mặc định nếu cần.
• Trên dòng hàng của đơn bán hàng, tích Nhà cung cấp giao cho khách hàng (Supplier delivers to Customer).
• Tạo đơn mua hàng từ chính đơn bán hàng đó.
• Làm theo hướng dẫn Giao thẳng (Drop Ship) để các chứng từ luôn liên kết.

Hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu và phải thu khách hàng. Hóa đơn mua hàng ghi nhận chi phí và phải trả nhà cung cấp. Đơn bán hàng và đơn mua hàng chỉ là cam kết, không ghi sổ cái.

Sản xuất theo đơn đặt hàngCopy Anchor Link

Phù hợp với: doanh nghiệp sản xuất thành phẩm theo đơn hàng đã chốt.

Ưu điểm: kết nối nhu cầu, kế hoạch vật tư, sản xuất, tồn kho thành phẩm, giao hàng, xuất hóa đơn và lãi lỗ. Phiếu kho (Stock Entry) loại Sản xuất (Manufacture) chuyển giá trị nguyên vật liệu, linh kiện vào giá trị thành phẩm.

Nhược điểm: định mức nguyên vật liệu (BOM), kho, lệnh sản xuất, giá trị tồn kho, phế liệu và sản phẩm dở dang phải được cập nhật chính xác. Chứng từ kho nhập lùi ngày có thể khiến hệ thống tính lại và ghi sổ lại giá trị tồn kho.

Cấu hình:

• Mặt hàng có quản lý tồn kho và kho hàng.
• BOM, máy/trạm làm việc (Workstation), công đoạn (Operation) và cài đặt sản xuất mặc định.
• Yêu cầu nguyên vật liệu từ đơn bán hàng hoặc kế hoạch sản xuất, khi cần.

Đơn bán hàng tạo nhu cầu nhưng không ghi sổ kế toán. Phiếu kho loại Sản xuất làm thay đổi giá trị hàng tồn kho. Phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn hàng bán, còn hóa đơn ghi nhận doanh thu và phải thu.

Mua dịch vụ và chi phíCopy Anchor Link

Phù hợp với: thuê dịch vụ chuyên môn, tiền thuê nhà, điện nước, phần mềm và các khoản mua khác không có hàng nhập kho.

Ưu điểm: không phải lập phiếu nhập kho (Purchase Receipt) vô ích. Đơn mua hàng (Purchase Order) vẫn dùng được để kiểm soát ngân sách hoặc duyệt trước khi nhận hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) từ nhà cung cấp.

Nhược điểm: không có bước xác nhận nhận hàng riêng. Cần cách khác để xác nhận dịch vụ đã được nghiệm thu trước khi duyệt hóa đơn.

Cấu hình:

• Mặt hàng không quản lý tồn kho, hoặc tài khoản chi phí phù hợp.
• Điều khoản thanh toán với nhà cung cấp và thuế.
• Trung tâm chi phí, dự án và quy trình phê duyệt, nếu dùng.

Hóa đơn mua hàng ghi nhận chi phí hoặc tài sản và khoản phải trả nhà cung cấp.

Nhiều công ty và giao dịch nội bộCopy Anchor Link

Phù hợp với: tập đoàn có nhiều pháp nhân mua bán với nhau.

Ưu điểm: mỗi công ty giữ sổ sách riêng, cân đối và tra soát được, còn chứng từ liên kết giúp không phải nhập liệu hai lần. Báo cáo hợp nhất cho cái nhìn tổng thể toàn tập đoàn.

Nhược điểm: công ty, khách hàng và nhà cung cấp nội bộ, giá, thuế, loại tiền và các tài khoản công nợ nội bộ phải được đồng bộ. Báo cáo hợp nhất không thay thế các bút toán loại trừ giao dịch nội bộ hay thủ tục pháp lý theo chính sách kế toán của bạn.

Cấu hình:

• Đánh dấu khách hàng, nhà cung cấp là nội bộ và gắn với công ty tương ứng.
• Cấu hình tài khoản liên công ty.
• Dùng hóa đơn liên công ty hoặc bút toán tổng hợp (Journal Entry) liên công ty.
• Kiểm tra số liệu ở cả hai phía trước khi bật tự động trên hệ thống thật.

Chứng từ nào có thể bỏ quaCopy Anchor Link

Đừng chỉ hỏi ERPNext có cho bỏ qua một chứng từ hay không. Hãy hỏi: bỏ qua thì mất đi khả năng kiểm soát nào?

Lập thẳng chứng từ bước sau có thể phù hợp với quy trình ngắn, nhưng nó sẽ không cập nhật chứng từ bước trước bị bỏ qua hoặc không được liên kết. Nếu đã có đơn hàng, hãy tạo phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hoặc hóa đơn từ chính đơn hàng đó để ERPNext cập nhật trạng thái và tỷ lệ % liên quan.

Khuyến nghị khi triển khaiCopy Anchor Link

Bắt đầu với một quy trình chính cho mỗi mảng kinh doanh. Ghi rõ các trường bắt buộc, bước duyệt, bàn giao, trả hàng và trường hợp ngoại lệ. Sau đó chạy thử:

• giao đủ và giao từng phần;
• trả trước, trả một phần và kết hợp nhiều cách trả;
• trả hàng và chứng từ điều chỉnh giảm;
• chênh lệch thuế và tỷ giá;
• hủy và sửa đổi chứng từ;
• đối chiếu và báo cáo cuối tháng.

Chỉ áp dụng thêm quy trình rút gọn khi người dùng phân biệt được rõ trường hợp nào dùng nó. Đọc lại Tác động của giao dịch đến Sổ cái trước khi chốt cách hạch toán.

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Giới thiệu kế toán
• Tác động của giao dịch đến Sổ cái
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn mua hàng
• Phiếu thu/chi
• Giao thẳng (Drop Ship)