Tác động của giao dịch đến Sổ cái
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tác động của giao dịch đến Sổ cái
ERPNext tự ghi sổ khi một chứng từ kế toán hoặc chứng từ kho được Gửi (Submit). Chứng từ gốc mô tả nghiệp vụ đã xảy ra, còn bút toán sinh ra thể hiện ảnh hưởng tài chính của nghiệp vụ đó. Nắm được mối liên hệ này giúp bạn kiểm tra cấu hình, đối chiếu số dư và chọn đúng loại chứng từ cho từng quy trình.
Khi nào nghiệp vụ được ghi sổ
Chứng từ nháp (Draft) chưa ghi sổ. Khi bạn Gửi, ERPNext kiểm tra ngày hạch toán, công ty, loại tiền, tài khoản, trung tâm chi phí, chiều phân tích, các số tổng và việc tổng Nợ bằng tổng Có. Nếu hợp lệ, hệ thống tạo các bút toán tương ứng.
Ngày hạch toán (Posting Date) quyết định nghiệp vụ thuộc kỳ kế toán nào. Ngày này có thể khác ngày lập chứng từ hoặc ngày bấm Gửi. Với nghiệp vụ kho, Giờ hạch toán (Posting Time) còn ảnh hưởng đến thứ tự tính giá xuất kho.
Khi hủy một chứng từ đã Gửi (nếu được phép), ERPNext tạo bút toán đảo ngược chứ không xóa bút toán gốc. Đây là nguyên tắc sổ cái bất biến, giúp lịch sử ghi sổ và đảo ngược luôn minh bạch. Muốn sửa chứng từ, hãy hủy rồi tạo bản sửa đổi (Amend).
Mỗi sổ dùng cho một mục đích
| Sổ | Mục đích chính | Chứng từ thường ghi vào |
|---|---|---|
| Sổ cái (General Ledger) | Ghi số tiền Nợ, Có theo từng tài khoản | Hóa đơn, phiếu thu/chi, bút toán tổng hợp, chứng từ kho, tài sản, bảng lương |
| Sổ công nợ (Payment Ledger) | Theo dõi khoản phải thu, phải trả, việc cấn trừ và số còn nợ | Hóa đơn, phiếu thu/chi, chứng từ điều chỉnh giảm, bút toán tổng hợp |
| Sổ kho (Stock Ledger) | Theo dõi số lượng, đơn giá nhập, đơn giá tồn kho và giá trị tồn theo mặt hàng và kho | Phiếu nhập kho mua hàng, phiếu xuất kho bán hàng, phiếu kho, hóa đơn có cập nhật kho |
Một chứng từ có thể ghi vào nhiều sổ. Ví dụ, hóa đơn bán hàng có tích Cập nhật kho sẽ ghi doanh thu và phải thu vào sổ cái, ghi giảm hàng tồn kho ở cả sổ kho lẫn sổ cái, đồng thời ghi khoản khách hàng nợ vào sổ công nợ.
Định khoản của các nghiệp vụ thường gặp
Các bút toán dưới đây là định khoản điển hình. Tài khoản cụ thể lấy theo cấu hình của công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng, kho, đối tượng và thuế.
Hóa đơn bán hàng
Khi Gửi hóa đơn bán hàng, hệ thống thường ghi:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Phải thu khách hàng | Tổng tiền thanh toán | |
| Doanh thu bán hàng | Doanh thu chưa thuế | |
| Thuế GTGT đầu ra | Tiền thuế |
Khoản phải thu còn treo cho đến khi khách hàng thanh toán, được cấn trừ, xóa nợ hoặc hóa đơn bị đảo ngược.
Nếu tích Cập nhật kho (Update Stock), hóa đơn còn ghi giảm hàng tồn kho:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Giá vốn hàng bán | Giá trị xuất kho | |
| Hàng tồn kho | Giá trị xuất kho |
Nếu không tích Cập nhật kho, bút toán giá vốn và xuất kho do phiếu xuất kho bán hàng (Delivery Note) ghi riêng.
Hóa đơn mua hàng
Khi Gửi hóa đơn mua hàng, hệ thống thường ghi:
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Chi phí hoặc tài sản | Giá mua chưa thuế | |
| Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | Tiền thuế | |
| Phải trả nhà cung cấp | Tổng tiền thanh toán |
Nếu dùng kê khai thường xuyên và đã có phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng sẽ tất toán tài khoản Hàng đã nhận chưa có hóa đơn thay vì ghi Nợ hàng tồn kho thêm lần nữa. Nhờ vậy, một lần nhập hàng không bị ghi tăng tồn kho hai lần.
Phiếu thu/chi
Phiếu thu (Payment Entry loại Receive) ghi Nợ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, ghi Có phải thu khách hàng. Phiếu chi ghi Nợ phải trả nhà cung cấp, ghi Có tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Phiếu chuyển tiền nội bộ chuyển số dư giữa hai tài khoản tiền.
Việc cấn trừ công nợ tách biệt với việc ghi nhận tiền. Một khoản thanh toán có thể:
- trả hết một hóa đơn;
- chia ra trả cho nhiều hóa đơn;
- trả một phần hóa đơn;
- để lại chưa cấn trừ, dùng sau;
- ghi nhận là tiền ứng trước theo đơn hàng.
Dùng đối chiếu thanh toán để cấn trừ các khoản đã thanh toán hoặc số dư Có hiện có với hóa đơn mà không phải ghi nhận tiền thêm lần nữa.
Chứng từ điều chỉnh giảm (Credit Note, Debit Note)
Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) ghi giảm doanh thu, thuế đầu ra, phải thu khách hàng và nhập lại kho tùy theo lựa chọn khi trả hàng. Hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) ghi giảm giá trị mua, thuế đầu vào, phải trả nhà cung cấp và xuất trả kho.
Nên lập chứng từ trả hàng từ hóa đơn gốc bất cứ khi nào có thể. Liên kết này giúp lần ngược nguồn gốc và tự cập nhật số đã trả, số còn nợ trên hóa đơn gốc.
Bút toán tổng hợp
Bút toán tổng hợp (Journal Entry) ghi các dòng Nợ, Có do người có quyền nhập trực tiếp. Dùng cho trích trước, lập dự phòng, phân loại lại tài khoản, số dư đầu kỳ, xóa nợ, chuyển tiền giữa các tài khoản và các bút toán điều chỉnh khác khi không có chứng từ chuyên biệt.
Đừng dùng bút toán tổng hợp thay cho hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng hoặc phiếu thu/chi chỉ để làm nhanh. Chứng từ chuyên biệt lưu đủ thông tin đối tượng, thuế, mặt hàng, hạn thanh toán, nhập xuất kho và liên kết nghiệp vụ, điều mà bút toán thủ công có thể thiếu.
Phiếu xuất kho bán hàng và phiếu nhập kho mua hàng
Với kê khai thường xuyên:
- Phiếu xuất kho bán hàng (Delivery Note) ghi Nợ giá vốn hàng bán, ghi Có hàng tồn kho của kho xuất.
- Phiếu nhập kho mua hàng (Purchase Receipt) ghi Nợ hàng tồn kho của kho nhập, ghi Có tài khoản hàng đã nhận chưa có hóa đơn.
Hai chứng từ này không ghi phải thu khách hàng hay phải trả nhà cung cấp. Công nợ chỉ phát sinh khi Gửi hóa đơn.
Phiếu kho và kiểm kê kho
Phiếu kho (Stock Entry) thay đổi số lượng và giá trị tồn khi nhập, xuất, chuyển kho, sản xuất và đóng gói lại. Chuyển kho có thể chuyển giá trị giữa các tài khoản kho. Bút toán sản xuất ghi giảm giá trị nguyên vật liệu, linh kiện và ghi tăng giá trị thành phẩm.
Kiểm kê kho (Stock Reconciliation) cập nhật số lượng thực tế đếm được và đơn giá tồn kho tại một thời điểm. Với kê khai thường xuyên, phần chênh lệch được ghi vào tài khoản điều chỉnh kho đã cấu hình.
Tài sản cố định và khấu hao
Mua hoặc ghi tăng tài sản sẽ ghi nguyên giá vào tài khoản tài sản cố định. Bút toán khấu hao ghi Nợ chi phí khấu hao, ghi Có hao mòn lũy kế. Bán, thanh lý, hủy bỏ hoặc đánh giá lại tài sản sinh thêm bút toán dựa trên giá trị còn lại và số tiền thu được.
Tiền lương và chi phí nhân viên
Bút toán lương thường ghi Nợ chi phí lương và các khoản phúc lợi, ghi Có phải trả người lao động. Khi trả lương, ghi Nợ phải trả người lao động, ghi Có tiền gửi ngân hàng. Đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim) ghi nhận chi phí đã duyệt và khoản phải hoàn trả cho nhân viên; khoản phải trả này được tất toán khi chi tiền.
Doanh thu nhận trước và chi phí trả trước
Nếu dòng hàng trên hóa đơn được cấu hình phân bổ dần, hóa đơn sẽ ghi vào tài khoản doanh thu chưa thực hiện hoặc chi phí trả trước. Sau đó, ERPNext tự ghi bút toán theo lịch để phân bổ dần vào doanh thu hoặc chi phí trong suốt thời gian cung cấp dịch vụ. Nhờ vậy, ngày lập hóa đơn và kỳ ghi nhận được tách riêng.
Giao dịch ngoại tệ
ERPNext lưu số tiền theo nguyên tệ của đối tượng hoặc tài khoản, kèm giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán của công ty. Hóa đơn dùng tỷ giá tại ngày hạch toán. Nếu khi thanh toán tỷ giá khác đi, phần chênh lệch được ghi vào lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá.
Đánh giá lại tỷ giá điều chỉnh các số dư ngoại tệ chưa tất toán theo tỷ giá tại ngày lập báo cáo. Cần phân biệt bút toán đánh giá lại này với chênh lệch tỷ giá đã thực hiện khi thanh toán.
Chứng từ cam kết và chứng từ ghi sổ
Không phải chứng từ nào sau khi Gửi cũng ghi sổ kế toán.
| Chứng từ | Ý nghĩa nghiệp vụ | Có ghi sổ không |
|---|---|---|
| Báo giá | Chào giá cho khách hàng | Không |
| Đơn bán hàng | Khách hàng đặt hàng, lên kế hoạch giao | Không, trừ khoản ứng trước được ghi riêng |
| Đơn mua hàng | Đặt hàng với nhà cung cấp | Không, trừ khoản ứng trước được ghi riêng |
| Phiếu xuất kho bán hàng | Đã giao hàng | Có: bút toán xuất kho và giá vốn (kê khai thường xuyên) |
| Phiếu nhập kho mua hàng | Đã nhận hàng | Có: bút toán nhập kho và hàng đã nhận chưa có hóa đơn (kê khai thường xuyên) |
| Hóa đơn bán hàng | Xuất hóa đơn cho khách hàng | Có: doanh thu, thuế, phải thu và kho (nếu cập nhật kho) |
| Hóa đơn mua hàng | Nhận hóa đơn của nhà cung cấp | Có: chi phí hoặc tài sản, thuế, phải trả và kho (nếu cập nhật kho) |
| Phiếu thu/chi | Thu hoặc chi tiền | Có: tiền mặt hoặc ngân hàng và tài khoản công nợ |
Đơn hàng không ghi sổ cái nhưng vẫn ảnh hưởng đến báo cáo nghiệp vụ: giữ hàng hoặc lên kế hoạch kho, theo dõi tiến độ giao và xuất hóa đơn, lập lịch thanh toán và làm căn cứ cho khoản ứng trước.
Lần từ chứng từ đến báo cáo
- Mở chứng từ đã Gửi.
- Chọn Xem > Sổ cái kế toán (View > Accounting Ledger) để xem các bút toán sổ cái.
- Kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có, và ngày hạch toán, tài khoản, đối tượng, trung tâm chi phí, dự án, chiều phân tích đều đúng.
- Nếu có nhập xuất kho, mở Sổ kho để so số lượng và giá trị.
- Xem sổ cái theo tài khoản và theo chứng từ.
- Nếu còn công nợ, xem báo cáo công nợ phải thu hoặc phải trả.
- Mở báo cáo tài chính liên quan và bấm vào số liệu để xem chi tiết khi cần.
Nếu chứng từ đúng nhưng tài khoản sai, hãy kiểm tra tài khoản mặc định của công ty, mặt hàng, nhóm mặt hàng, kho, đối tượng, mẫu thuế và quy tắc thuế. Sửa cấu hình trước khi Gửi thêm chứng từ.
Lập thẳng chứng từ sau, bỏ qua bước trước thì sao
ERPNext cho phép lập chứng từ ở bước sau mà không cần đơn hàng hoặc phiếu nhập kho. Lập thẳng hóa đơn vẫn hợp lệ, nhưng sẽ mất liên kết với chứng từ trước và các kiểm soát đi kèm.
- Hóa đơn bán hàng lập thẳng ghi công nợ khách hàng nhưng không cập nhật % đã xuất hóa đơn của đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho lập thẳng ghi giảm tồn kho nhưng không cập nhật % đã giao của đơn hàng.
- Hóa đơn mua hàng lập thẳng ghi công nợ phải trả nhưng không cập nhật % đã nhận hóa đơn của đơn mua hàng.
- Hóa đơn có cập nhật kho gộp nhập/xuất kho và hóa đơn, nên không có phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho riêng.
Chỉ chọn quy trình rút gọn khi doanh nghiệp không cần các bước cam kết, phê duyệt, giao nhận hoặc kiểm soát bị bỏ qua. Xem Quy trình kế toán theo loại hình doanh nghiệp để chọn quy trình.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Chứng từ đã Gửi nhưng không thấy bút toán sổ cái | Xem chứng từ đó là chứng từ cam kết hay chứng từ ghi sổ, rồi kiểm tra cài đặt kê khai thường xuyên và Cập nhật kho. |
| Hạch toán sai tài khoản doanh thu hoặc chi phí | Kiểm tra thứ tự ưu tiên tài khoản mặc định: mặt hàng, nhóm mặt hàng, công ty và đối tượng. |
| Hóa đơn đã được thanh toán nhưng vẫn hiện chưa thanh toán | Kiểm tra liên kết và phần cấn trừ trên phiếu thu/chi; chạy đối chiếu thanh toán cho khoản chưa cấn trừ nếu cần. |
| Giá trị trên sổ kho và sổ cái không khớp | Kiểm tra chứng từ kho nhập lùi ngày, việc tính lại giá trị kho, chứng từ đã hủy và báo cáo đối chiếu giá trị kho với tài khoản. |
| Không ghi được bút toán điều chỉnh lùi ngày | Kiểm tra phiếu khóa sổ cuối kỳ đã Gửi, ngày khóa sổ (Accounts Frozen Till Date), kỳ kế toán đã khóa, quyền của người dùng và ngày hạch toán. |