Giới thiệu kế toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Giới thiệu kế toán
Phân hệ Kế toán của ERPNext biến các nghiệp vụ hằng ngày (bán hàng, mua hàng, nhập xuất kho, chi phí, thu chi tiền) thành sổ sách kế toán. Người dùng chỉ cần lập chứng từ nghiệp vụ. Khi chứng từ được Gửi (Submit), hệ thống tự ghi sổ các bút toán Nợ/Có tương ứng.
Ví dụ: Công ty Nova chuyên sản xuất và phân phối thiết bị điện tử. Kế toán cần biết nhanh: Khách hàng nào đang nợ quá hạn? Công ty còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu? Kinh doanh lãi hay lỗ? Số dư ngân hàng có khớp với sổ sách không? ERPNext trả lời được các câu hỏi này, và từ mỗi con số bạn đều lần ngược được về chứng từ gốc.
Bạn có thể bắt đầu với quy trình mua hàng và bán hàng cơ bản, rồi dùng dần đối chiếu, thuế, chiều phân tích, ngân sách và báo cáo tài chính khi cần.
Nguyên tắc ghi sổ
Mỗi công ty có đồng tiền hạch toán, năm tài chính, các tài khoản mặc định và hệ thống tài khoản riêng. Hệ thống tài khoản chia thành 5 nhóm: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu và Chi phí. Tài khoản chi tiết dùng để ghi sổ, còn tài khoản tổng hợp (tài khoản nhóm) dùng để cộng gộp khi lên báo cáo.
ERPNext dùng phương pháp ghi sổ kép: mỗi nghiệp vụ có tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có, nên sổ sách luôn cân. Thông thường bạn không cần tự định khoản. Khi Gửi chứng từ, hệ thống tự định khoản theo số liệu trên chứng từ và cấu hình tài khoản.
Khi cần kiểm tra một con số, hãy xem ba loại dữ liệu sau:
| Dữ liệu | Cho bạn biết |
|---|---|
| Chứng từ gốc | Nghiệp vụ gì, số tiền, đối tượng, thuế, ngày và các thông tin người dùng nhập |
| Bút toán sổ cái (GL Entry) | Số tiền ghi Nợ hoặc ghi Có vào tài khoản nào, kèm công ty, đối tượng, trung tâm chi phí, dự án và các chiều phân tích |
| Bút toán công nợ (Payment Ledger Entry) | Khoản phải thu, phải trả, tạm ứng và thanh toán được cấn trừ, phân bổ cho nhau thế nào |
Nếu bật kế toán kho, các nghiệp vụ kho còn ghi vào sổ kho. Số lượng và giá trị tồn kho được theo dõi riêng nhưng vẫn khớp với sổ cái. Xem ví dụ định khoản tại Cách các nghiệp vụ ảnh hưởng đến sổ cái.
Phân hệ Kế toán gồm những gì
Sổ sách công ty và hệ thống tài khoản
Mỗi công ty có một bộ sổ riêng. Bạn có thể dùng hệ thống tài khoản mẫu theo quốc gia, sửa lại cho phù hợp, hoặc nhập hệ thống tài khoản của mình bằng công cụ nhập hệ thống tài khoản khi triển khai.
Phần mặc định của công ty khai báo các tài khoản hay dùng: phải thu, phải trả, doanh thu, chi phí, làm tròn, lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá và lợi nhuận chưa phân phối. Cài đặt kế toán chứa các quy định chung cho toàn hệ thống. Ngày khóa sổ và vai trò được sửa bút toán đã khóa thì đặt trên Công ty, tab Khóa sổ kế toán (Accounts Closing).
Dùng sổ tài chính khi một công ty cần lập song song nhiều bộ số liệu, ví dụ khấu hao theo chế độ kế toán và theo thuế. Nếu có nhiều pháp nhân, tạo nhiều công ty để mỗi công ty có sổ riêng, rồi dùng báo cáo hợp nhất để xem số liệu toàn tập đoàn.
Bán hàng, mua hàng và công nợ
Hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu, thuế đầu ra và khoản phải thu khách hàng. Hóa đơn mua hàng ghi nhận chi phí hoặc tài sản, thuế đầu vào và khoản phải trả nhà cung cấp. Khi hàng bị trả lại hoặc giảm giá, dùng hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) ở bên bán, hóa đơn mua hàng trả lại (Debit Note) ở bên mua. Chứng từ gốc được giữ nguyên để tra soát.
ERPNext theo dõi công nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng, từng hóa đơn và hạn thanh toán. Báo cáo công nợ có phân tích tuổi nợ. Điều khoản thanh toán cho phép chia một hóa đơn thành nhiều đợt thanh toán.
Để thu hồi công nợ, bạn có thể gửi yêu cầu thanh toán hoặc đường dẫn thanh toán cho khách hàng, và dùng tính năng nhắc nợ (Dunning) cho các khoản quá hạn. Nếu thanh toán cho nhà cung cấp phải qua phê duyệt, dùng lệnh chi (Payment Order).
Thu chi, tạm ứng và đối chiếu
Phiếu thu/chi (Payment Entry) ghi nhận tiền thu, tiền chi hoặc chuyển tiền nội bộ giữa quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Một phiếu có thể thanh toán cho nhiều hóa đơn, thanh toán một phần, ghi nhận tiền ứng trước theo đơn hàng, hoặc để lại phần tiền thừa chưa cấn trừ.
Dùng đối chiếu thanh toán để cấn trừ các khoản thanh toán, tiền ứng trước, chứng từ điều chỉnh giảm và bút toán chưa phân bổ với hóa đơn. Thao tác này chỉ thay đổi việc phân bổ và số dư công nợ, không phát sinh thêm dòng tiền.
Về ngân hàng, ERPNext lưu tài khoản ngân hàng, nhập sao kê và có công cụ đối chiếu ngân hàng. Công cụ này khớp từng dòng sao kê với chứng từ trên sổ, tạo phiếu thu/chi còn thiếu và ghi lại ngày tiền thực sự vào/ra tài khoản.
Thuế
Mẫu thuế dùng để thêm thuế vào hóa đơn bán hàng và mua hàng, ví dụ thuế GTGT. Quy tắc thuế có thể tự chọn mẫu phù hợp theo đối tượng, địa chỉ, mặt hàng hoặc loại giao dịch. Mẫu thuế theo mặt hàng cho phép áp thuế suất khác nhau cho từng sản phẩm, ví dụ 0%, 5%, 8% hoặc 10%. Tính năng khấu trừ thuế dùng khi phải khấu trừ thuế trước lúc trả tiền cho nhà cung cấp.
Tờ khai và báo cáo thuế tùy theo quy định từng nước. ERPNext cung cấp phần khung kế toán, còn các tính năng riêng của từng nước đến từ cấu hình quốc gia hoặc ứng dụng bản địa hóa. Hãy hoàn tất thiết lập thuế trước khi lập hóa đơn thật.
Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
ERPNext hạch toán kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: mọi lần nhập, xuất kho đều ghi vào cả sổ kho và sổ cái. Phiếu nhập kho mua hàng ghi tăng hàng tồn kho, đối ứng với tài khoản "hàng đã nhận chưa có hóa đơn". Phiếu xuất kho bán hàng ghi giảm hàng tồn kho và ghi nhận giá vốn hàng bán. Phiếu kho (Stock Entry) dùng cho chuyển kho, sản xuất, đóng gói lại và điều chỉnh kho.
Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng cũng có thể cập nhật kho nếu tích ô Cập nhật kho (Update Stock). Cách này rút ngắn quy trình vì gộp hóa đơn và nhập/xuất kho vào một chứng từ. Hãy chốt quy trình trước khi người dùng bắt đầu nhập liệu thật.
Tài sản cố định, chi phí và phân bổ doanh thu, chi phí
Phân hệ Tài sản liên kết với Kế toán để ghi tăng tài sản, trích khấu hao, điều chuyển, thanh lý và đánh giá lại. Lịch khấu hao có thể tự động ghi sổ bút toán khấu hao hằng kỳ.
Đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim) ghi nhận chi phí nhân viên đã chi và khoản công ty phải hoàn trả cho họ. Với doanh thu nhận trước hoặc chi phí trả trước, ERPNext phân bổ dần số tiền trên hóa đơn vào các kỳ sau, thay vì ghi nhận toàn bộ ngay ngày lập hóa đơn.
Gói định kỳ (Subscription) và chứng từ lặp lại giúp tự động lập hóa đơn định kỳ. Dự án và bảng chấm công dùng để lập hóa đơn dịch vụ, tập hợp chi phí và tính lãi lỗ theo dự án.
Kiểm soát chi phí và kế toán quản trị
Trung tâm chi phí cho biết doanh thu, chi phí phát sinh ở bộ phận nào. Dự án theo dõi doanh thu, chi phí của từng công việc. Chiều phân tích kế toán cho phép thêm tiêu chí báo cáo như chi nhánh, phòng ban, kênh bán hoặc mảng kinh doanh mà không phải mở thêm tài khoản chi tiết.
Bạn có thể lập ngân sách theo tài khoản, trung tâm chi phí, dự án hoặc chiều phân tích. ERPNext có thể cảnh báo hoặc chặn khi chi vượt ngân sách năm hoặc tháng. Báo cáo chênh lệch ngân sách so sánh kế hoạch với thực tế.
Ngoại tệ và giao dịch nội bộ giữa các công ty
Công ty, đối tác, tài khoản ngân hàng và tài khoản sổ cái có thể dùng các loại tiền khác nhau. ERPNext lưu cả giá trị nguyên tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán, áp tỷ giá và ghi nhận chênh lệch tỷ giá đã thực hiện khi thanh toán. Cuối kỳ, tính năng đánh giá lại tỷ giá xử lý chênh lệch của các số dư ngoại tệ chưa tất toán.
Bút toán liên công ty, cùng cặp hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng liên kết với nhau, giúp ghi nhận giao dịch giữa các công ty trong nhóm. Mỗi công ty vẫn có bút toán cân đối riêng.
Khóa sổ, kiểm soát và tra soát
Bút toán tổng hợp (Journal Entry) dùng cho các bút toán điều chỉnh không có chứng từ chuyên biệt, như trích trước, lập dự phòng, phân bổ, xóa nợ và sửa sai.
Cuối kỳ, kế toán rà soát đối chiếu, khấu hao, giá trị tồn kho, thuế và các bút toán điều chỉnh. Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher) kết chuyển lãi/lỗ trong kỳ sang tài khoản vốn chủ sở hữu bạn chọn (thường là lợi nhuận giữ lại), và từ đó chặn mọi bút toán có ngày thuộc kỳ đã khóa. Kỳ kế toán chặn việc ghi sổ, sửa hoặc hủy các loại chứng từ đã chọn trong kỳ đã khóa. Ngày khóa sổ là một cách khác để chặn nhập lùi ngày.
Chứng từ đã Gửi luôn để lại dấu vết. Muốn sửa, người dùng phải hủy chứng từ rồi tạo bản sửa đổi (nếu được phân quyền và kỳ chưa khóa). Khi hủy, ERPNext tạo bút toán đảo ngược thay vì xóa bút toán gốc khỏi sổ.
Báo cáo kế toán và báo cáo tài chính
Mục báo cáo kế toán gồm:
- Sổ cái và bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu từng tài khoản
- Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Công nợ phải thu, phải trả kèm phân tích tuổi nợ
- Sổ chi tiết bán hàng và mua hàng
- Đối chiếu ngân hàng và báo cáo thanh toán
- Báo cáo thuế, ngân sách, trung tâm chi phí, dự án và theo chiều phân tích
- Báo cáo hợp nhất và hiển thị nhiều loại tiền (ở những báo cáo có hỗ trợ)
Báo cáo chỉ lấy số liệu từ chứng từ đã Gửi. Chứng từ nháp (Draft) chưa vào sổ. Hủy một chứng từ đã Gửi sẽ đảo ngược các bút toán của nó.
Bắt đầu học từ đâu
Đọc trước Ghi Nợ, ghi Có là gì?, rồi thử một vòng nghiệp vụ hoàn chỉnh: lập hóa đơn, Gửi, mở Sổ cái kế toán (Accounting Ledger) của hóa đơn, lập phiếu thu/chi, rồi xem sổ cái và báo cáo công nợ.
Trước khi chạy thật:
- Khai báo xong công ty, năm tài chính, đồng tiền và hệ thống tài khoản.
- Cấu hình tài khoản mặc định, thuế, điều khoản thanh toán, trung tâm chi phí và chiều phân tích.
- Chốt quy trình bán hàng, mua hàng, kho và dịch vụ mà người dùng sẽ làm theo.
- Nhập số dư đầu kỳ và các hóa đơn còn công nợ bằng công cụ chuyển đổi dữ liệu phù hợp.
- Chạy thử các nghiệp vụ điển hình và kiểm tra bút toán sinh ra.
- Phân quyền, đặt cấp phê duyệt, ngày khóa sổ và người chịu trách nhiệm khóa sổ cuối kỳ.
Xem Quy trình kế toán theo loại hình doanh nghiệp để chọn quy trình phù hợp.