Ghi Nợ, ghi Có là gì?

Nợ và Có chỉ là tên gọi hai bên của một tài khoản kế toán: bên trái là Nợ, bên phải là Có. Chúng không có nghĩa là "đang nợ tiền" hay "đang có tiền", cũng không phải lúc nào cũng là tăng hay giảm. Ghi bên nào là tăng còn tùy loại tài khoản.

Trong ERPNext, bạn hiếm khi phải tự định khoản. Khi Gửi (Submit) hóa đơn, phiếu thu/chi hay phiếu kho, hệ thống tự ghi Nợ/Có. Trang này giúp bạn đọc hiểu các bút toán đó.

Các ví dụ dùng tên tài khoản trong hệ thống tài khoản mẫu (Standard) của ERPNext, kèm tên tiếng Anh trong ngoặc. Tên tài khoản trong công ty của bạn có thể khác.

Hình dung tài khoản chữ TCopy Anchor Link

Mỗi tài khoản có thể vẽ thành chữ T:

            Tài khoản ngân hàng
   Nợ (bên trái)        |        Có (bên phải)
   --------------------------------------------
   Số dư đầu kỳ 50.000.000 |
   + Thu tiền khách hàng   |  − Trả tiền nhà cung cấp
                           |
   Số dư cuối kỳ           |

Với tài khoản tài sản như tiền gửi ngân hàng, tiền vào ghi bên Nợ, tiền ra ghi bên Có:

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng − Phát sinh giảm

Quy tắc ghi Nợ/Có theo loại tài khoảnCopy Anchor Link

Mọi thứ xuất phát từ phương trình kế toán: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Tài sản nằm "bên trái" phương trình nên tăng bên Nợ (trái). Nguồn vốn nằm "bên phải" nên tăng bên Có (phải).

Mỗi tài khoản trong ERPNext thuộc một trong năm Root Type trên, và Root Type quyết định tài khoản nằm ở Bảng cân đối kế toán (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn) hay Báo cáo kết quả kinh doanh (Doanh thu, Chi phí). Doanh thu và chi phí cộng dồn trong năm tài chính. Khi khóa sổ, Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher) kết chuyển lãi/lỗ sang tài khoản vốn chủ sở hữu bạn chọn (thường là lợi nhuận giữ lại).

Mẹo nhớ nhanh: Tài sản và Chi phí tăng bên Nợ. Nợ phải trả, Vốn và Doanh thu tăng bên Có. Tài khoản có số dư ở bên nào thì bên đó là bên tăng.

Chữ "thường" rất quan trọng. Một tài khoản có thể có phát sinh ở cả hai bên. Khách hàng trả tiền thì ghi Có vào Phải thu vì tài sản đó giảm. Hàng bán bị trả lại thì ghi Nợ vào Doanh thu vì doanh thu giảm.

Nợ/Có không phải là thu/chiCopy Anchor Link

Cùng một tài khoản ngân hàng có thể bị ghi Nợ hoặc ghi Có, tùy tiền vào hay ra:

1. Khách hàng trả tiền: Nợ Ngân hàng (tiền tăng), Có Phải thu (khách hàng nợ ít đi).
2. Trả tiền nhà cung cấp: Nợ Phải trả (công ty nợ ít đi), Có Ngân hàng (tiền giảm).
3. Mua máy tính bằng chuyển khoản: Nợ Thiết bị (tài sản tăng), Có Ngân hàng (tài sản khác giảm).

Cách tự định khoản một nghiệp vụCopy Anchor Link

1. Nghiệp vụ ảnh hưởng đến những đối tượng nào (tiền, hàng, công nợ, doanh thu…)?
2. Mỗi đối tượng ứng với tài khoản nào, thuộc loại nào?
3. Mỗi tài khoản tăng hay giảm?
4. Dùng bảng quy tắc ở trên để biết ghi Nợ hay ghi Có.
5. Kiểm tra lại: tổng Nợ phải bằng tổng Có.

Ví dụ các nghiệp vụ thường gặp trong ERPNextCopy Anchor Link

Số liệu đã đơn giản hóa, bỏ qua làm tròn.

Bán hàng chưa thu tiềnCopy Anchor Link

Công ty Nova xuất hóa đơn bán hàng 10.000.000 đ, cộng 800.000 đ thuế, khách hàng sẽ trả sau.

Khách hàng nợ thêm (tài sản tăng → Nợ). Doanh thu và thuế phải nộp tăng (→ Có). Khi Gửi hóa đơn bán hàng, ERPNext tự tạo bút toán này từ mặt hàng, thuế và tài khoản đã cấu hình.

Thu tiền khách hàngCopy Anchor Link

Khách hàng chuyển khoản 10.800.000 đ.

Tiền ngân hàng tăng, công nợ khách hàng giảm. Phiếu thu (Payment Entry) đồng thời cấn trừ vào hóa đơn để số còn nợ về 0.

Mua tài sản chưa trả tiềnCopy Anchor Link

Nova nhận hóa đơn của nhà cung cấp cho 6.000.000 đ thiết bị văn phòng.

Tài sản tăng (→ Nợ), công nợ phải trả tăng (→ Có). Nếu khoản mua là chi phí hoạt động, bên Nợ sẽ là tài khoản chi phí thay vì tài khoản tài sản.

Trả tiền nhà cung cấpCopy Anchor Link

Công nợ phải trả giảm (→ Nợ), tiền ngân hàng giảm (→ Có).

Xuất kho bán hàng (ghi giá vốn)Copy Anchor Link

Lô hàng bán giá 10.000.000 đ có giá vốn 7.000.000 đ. Với kê khai thường xuyên, phiếu xuất kho (hoặc hóa đơn có Cập nhật kho) ghi:

Chi phí giá vốn tăng (→ Nợ), hàng tồn kho giảm (→ Có).

Nhận hàng trước, hóa đơn về sauCopy Anchor Link

Khi hàng về kho mà chưa có hóa đơn, phiếu nhập kho ghi:

Đây là tài khoản phải trả tạm. Khi hóa đơn mua hàng về, ERPNext ghi Nợ Hàng đã nhận chưa có hóa đơn và ghi Có Phải trả, nên công nợ nhà cung cấp chỉ ghi nhận một lần.

Chi phí trả ngayCopy Anchor Link

Nova chuyển khoản 1.200.000 đ tiền internet tháng này.

Chi phí tăng (→ Nợ), tiền ngân hàng giảm (→ Có). Có thể ghi qua hóa đơn mua hàng rồi phiếu chi, hoặc bút toán tổng hợp, tùy quy trình và chứng từ kèm theo.

Trích khấu haoCopy Anchor Link

Chi phí khấu hao tăng (→ Nợ). Khấu hao lũy kế là tài khoản điều chỉnh giảm tài sản, có số dư Có. Nó làm giảm giá trị còn lại của tài sản mà không đụng đến nguyên giá trên tài khoản tài sản.

Tài khoản điều chỉnh giảm và số dư "ngược"Copy Anchor Link

Tài khoản điều chỉnh giảm dùng để trừ bớt giá trị của một tài khoản khác nhưng vẫn theo dõi riêng, ví dụ khấu hao lũy kế, hàng bán bị trả lại, hàng mua trả lại và các khoản giảm giá.

Có lúc một tài khoản có số dư nằm ở bên "không thường thấy", nhưng không có nghĩa là sai:

• Phải thu dư Có: khách hàng trả trước hoặc trả thừa.
• Phải trả dư Nợ: công ty đã ứng trước cho nhà cung cấp.
• Tài khoản ngân hàng dư Có: đang thấu chi.
• Doanh thu bị ghi Nợ: do hàng bán trả lại (Credit Note) hoặc bút toán sửa sai.

Hãy xem chứng từ gốc và ý nghĩa nghiệp vụ trước khi kết luận số dư bị sai.

Tài khoản và đối tượng công nợCopy Anchor Link

ERPNext thường dùng một tài khoản phải thu (Debtors) chung cho mọi khách hàng và một tài khoản phải trả (Creditors) chung cho mọi nhà cung cấp. Trên mỗi bút toán, hai trường Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party) cho biết công nợ của ai thay đổi, giống như sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.

Vì vậy hệ thống tài khoản không cần một tài khoản riêng cho mỗi khách hàng. Báo cáo công nợ phải thu, phải trả tự tổng hợp theo đối tượng, theo hóa đơn và tuổi nợ.

Chiều phân tích không làm thay đổi Nợ/CóCopy Anchor Link

Trung tâm chi phí, dự án hay chiều phân tích kế toán chỉ là nhãn gắn vào bút toán để phân tích. Chúng không thay tài khoản và không đổi bên Nợ/Có.

Ví dụ, chi phí thuê nhà có thể chia cho các bộ phận Bán lẻ, Bán online và Hành chính. Sổ cái vẫn cân, còn báo cáo kết quả kinh doanh thì lọc hoặc nhóm được theo từng bộ phận.

Xem bút toán trong ERPNextCopy Anchor Link

Sau khi Gửi một chứng từ:

1. Mở chứng từ đó.
2. Chọn Xem > Sổ cái kế toán (View > Accounting Ledger).
3. Kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có.
4. Kiểm tra từng tài khoản có đúng với bản chất nghiệp vụ không.
5. Kiểm tra đối tượng trên các dòng phải thu, phải trả.
6. Kiểm tra trung tâm chi phí, dự án, sổ tài chính và chiều phân tích (nếu dùng).
7. Mở sổ cái để xem bút toán trong toàn bộ tài khoản.

Dùng bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tổng phát sinh Nợ và Có trong kỳ vẫn bằng nhau. Lưu ý: sổ cân chỉ chứng tỏ số học đúng, không chứng tỏ chọn tài khoản đúng.

Khi nào dùng bút toán tổng hợpCopy Anchor Link

Dùng bút toán tổng hợp (Journal Entry) cho các bút toán điều chỉnh thực sự: trích trước, lập dự phòng, phân loại lại tài khoản, số dư đầu kỳ, xóa nợ đã được duyệt.

Với nghiệp vụ hằng ngày, hãy dùng chứng từ chuyên biệt:

• Hóa đơn bán hàng: xuất hóa đơn cho khách hàng
• Hóa đơn mua hàng: ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp
• Phiếu thu/chi: thu tiền, chi tiền, chuyển tiền nội bộ
• Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu kho: nhập xuất hàng
• Chứng từ tài sản: ghi tăng, khấu hao, bán, thanh lý tài sản

Chứng từ chuyên biệt tự tính thuế, cập nhật công nợ, giữ liên kết nghiệp vụ và kiểm tra dữ liệu, những việc mà bút toán thủ công có thể bỏ sót.

Lỗi thường gặpCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Giới thiệu kế toán
• Tác động của giao dịch đến Sổ cái
• Hệ thống tài khoản
• Bút toán tổng hợp
• Sổ cái
• Báo cáo kế toán