ERPNext tiếng Việt
Thiết lậpKế toán kho

Kê khai thường xuyên

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kê khai thường xuyên

Với kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory), mỗi giao dịch kho đều sinh bút toán kế toán. Nếu không dùng, việc hạch toán chỉ làm theo các khoảng thời gian dài hơn, ví dụ hàng tháng hoặc hàng quý. Mỗi kho hàng được gắn với một tài khoản tương ứng.

Khi hàng nhập vào một kho, số dư tài khoản kho tăng lên. Khi hàng xuất khỏi kho, một khoản chi phí được ghi nhận và số dư tài khoản kho giảm xuống.

Trên site ERPNext mới, kê khai thường xuyên được bật sẵn.

Bật kê khai thường xuyên

  1. Vào: Trang chủ > Kế toán > Công ty > Bật kê khai thường xuyên (Enable Perpetual Inventory) Nếu bạn tắt kê khai thường xuyên, người dùng phải tự tạo bút toán thủ công để cập nhật số dư kho thực tế vào tài khoản hàng tồn kho (Stock in hand).
  2. Đặt các tài khoản mặc định sau cho mỗi công ty, nếu chưa có. Với hệ thống tài khoản mới của ERPNext, các tài khoản này được tạo tự động.
    • Tài khoản hàng tồn kho mặc định (Default Inventory Account), loại Tài sản
    • Hàng đã nhận chưa có hóa đơn (Stock Received But Not Billed), loại Nợ phải trả
    • Tài khoản điều chỉnh kho (Stock Adjustment Account), loại Chi phí
    • Chi phí tính vào giá trị tồn kho (Expenses Included In Valuation), loại Chi phí
    • Trung tâm chi phí (Cost Center)
  3. Nếu muốn dùng một tài khoản riêng cho từng kho, hãy tạo tài khoản cho từng kho. Vào: Kế toán > Hệ thống tài khoản > Công ty > Tài sản > Tài sản ngắn hạn > Tài sản kho > Tạo tài khoản mới có cùng tên với kho hàng Sau đó mở kho hàng và gắn tài khoản này vào kho. Cách làm này giúp bạn lọc và xem báo cáo theo từng kho.
  4. Với giao dịch kho, bút toán sổ cái được ghi vào tài khoản đặt trên kho hàng. Nếu kho chưa đặt tài khoản, hệ thống lấy tài khoản của kho cha. Nếu kho cha cũng chưa có, hệ thống lấy Tài khoản hàng tồn kho mặc định của công ty.

Ví dụ

Giả sử công ty có hệ thống tài khoản và kho hàng như sau.

Các ảnh chụp sổ kho và sổ cái bên dưới lấy từ dữ liệu thử nghiệm của bản gốc, nên một số con số trong ảnh có thể khác với số trong ví dụ. Hãy dựa vào các con số ghi trong văn bản.

Hệ thống tài khoản:

  • Tài sản (Nợ)
    • Tài sản ngắn hạn
      • Phải thu khách hàng
        • Debtors (tài khoản phải thu)
    • Tài sản kho
      • Kho hàng (Stores)
      • Thành phẩm (Finished Goods)
      • Sản phẩm dở dang (Work In Progress)
    • Tài sản thuế
      • VAT
  • Nợ phải trả (Có)
    • Nợ ngắn hạn
      • Phải trả nhà cung cấp
        • Creditors (tài khoản phải trả)
    • Nợ liên quan đến kho
      • Hàng đã nhận chưa có hóa đơn
    • Nợ thuế
      • Thuế dịch vụ
  • Doanh thu (Có)
    • Doanh thu trực tiếp
      • Tài khoản bán hàng
  • Chi phí (Nợ)
    • Chi phí trực tiếp
      • Chi phí kho
      • Giá vốn hàng bán
      • Chi phí tính vào giá trị tồn kho
      • Điều chỉnh kho
    • Chi phí gián tiếp
      • Phí vận chuyển
      • Thuế nhập khẩu

Kho hàng và tài khoản

Mỗi kho sau đây có một tài khoản cùng tên:

  • Kho hàng (Stores)
  • Sản phẩm dở dang (Work In Progress)
  • Thành phẩm (Finished Goods)

Phiếu nhập kho

Bạn mua 10 đơn vị mặt hàng "RM0001" với giá 200 từ nhà cung cấp "Arcu Vel Quam Fabricators". Chi tiết phiếu nhập kho:

Nhà cung cấp: Arcu Vel Quam Fabricators

Mặt hàng:

Mặt hàngKhoSố lượngĐơn giáThành tiềnGiá trị tồn kho
RM0001Kho hàng102002.0002.250

Thuế và phí:

Tài khoảnSố tiềnLoại
Phí vận chuyển100Tổng cộng và Giá trị tồn kho (Total and Valuation)
VAT (10%)200Tổng cộng (Total)
Thuế nhập khẩu150Giá trị tồn kho (Valuation)

Giá trị tồn kho = 2.000 + 100 + 150 = 2.250. VAT chỉ tính vào tổng cộng, không tính vào giá trị tồn kho.

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Kê khai thường xuyên

Khi số dư kho tăng qua phiếu nhập kho:

  • Tài khoản "Kho hàng" được ghi Nợ 2.250.
  • Tài khoản tạm "Hàng đã nhận chưa có hóa đơn" (Stock Received But Not Billed) được ghi Có 2.000, để giữ nguyên nguyên tắc ghi sổ kép.
  • Đồng thời, một khoản chi phí âm 250 (100 + 150) được ghi vào tài khoản chi phí tính vào giá trị tồn kho, cho phần phí có loại "Giá trị tồn kho" hoặc "Tổng cộng và Giá trị tồn kho" trong bảng thuế và phí. Việc này tránh ghi nhận chi phí hai lần.

Hóa đơn mua hàng

Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp cho phiếu nhập kho trên, bạn tạo hóa đơn mua hàng. Bút toán sổ cái như sau:

Sổ cái

Perpetual Inventory

Lúc này "Hàng đã nhận chưa có hóa đơn" được ghi Nợ, xóa tác động của phiếu nhập kho.

Phiếu xuất kho

Khách hàng "Utah Automation Services" đặt 5 đơn vị mặt hàng "RM0001" với giá 300. Chi tiết phiếu xuất kho:

Khách hàng: Utah Automation Services

Mặt hàng:

Mặt hàngKhoSố lượngĐơn giáThành tiền
RM0001Kho hàng53001.500

Thuế:

Tài khoảnSố tiền
Thuế dịch vụ150
VAT100

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Perpetual Inventory

Khi hàng xuất khỏi kho "Kho hàng", tài khoản "Kho hàng" được ghi Có, và tài khoản chi phí "Giá vốn hàng bán" được ghi Nợ cùng một số tiền. Số tiền này bằng tổng giá trị tồn kho (giá vốn) của số hàng bán ra. Giá trị tồn kho tính theo phương pháp bạn chọn (FIFO hoặc bình quân gia quyền) hoặc theo giá thực tế với mặt hàng quản lý theo số sê-ri.

Ví dụ này dùng phương pháp FIFO.

Đơn giá tồn kho = Giá mua + Chi phí tính vào giá trị tồn kho = 200 + (250 / 10) = 225

Tổng giá trị tồn kho = 225 x 5 = 1.125

Vậy bút toán là: Nợ Giá vốn hàng bán 1.125, Có Kho hàng 1.125.

Hóa đơn bán hàng có cập nhật kho

Giả sử bạn không tạo phiếu xuất kho cho đơn hàng trên, mà tạo thẳng hóa đơn bán hàng và chọn Cập nhật kho (Update Stock). Chi tiết hóa đơn giống phiếu xuất kho ở trên.

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Perpetual Inventory

Ngoài các bút toán thông thường của hóa đơn, tài khoản "Kho hàng" và "Giá vốn hàng bán" cũng bị tác động theo giá trị tồn kho (ở ví dụ này là 1.125).

Phiếu kho: nhập kho (Material Receipt)

Mặt hàng:

Mặt hàngKho đíchSố lượngĐơn giáThành tiền
RM0001Kho hàng5022011.000

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Perpetual Inventory

Bút toán: Nợ tài khoản kho 11.000, Có tài khoản điều chỉnh kho (Stock Adjustment) 11.000.

Phiếu kho: xuất kho (Material Issue)

Mặt hàng:

Mặt hàngKho nguồnSố lượngĐơn giáThành tiền
RM0001Kho hàng102202.200

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Perpetual Inventory

Bút toán: Nợ tài khoản chi phí (trong ảnh là Giá vốn hàng bán) 2.200, Có tài khoản kho 2.200.

Với phiếu kho xuất kho và chuyển kho, giá trị ghi sổ do hệ thống tính từ sổ kho theo phương pháp tính giá tồn kho, không phải đơn giá bạn nhập. Ở ví dụ này, nếu tính FIFO thì kho còn 5 đơn vị giá 225 từ lần nhập đầu, nên giá trị xuất thực tế sẽ lệch so với 2.200. Hai ví dụ cuối chỉ minh họa dạng bút toán.

Phiếu kho: chuyển kho (Material Transfer)

Mặt hàng:

Mặt hàngKho nguồnKho đíchSố lượngĐơn giáThành tiền
RM0001Kho hàngSản phẩm dở dang102202.200

Sổ kho

Perpetual Inventory

Sổ cái

Perpetual Inventory

Bút toán: Nợ tài khoản kho đích 2.200, Có tài khoản kho nguồn 2.200.

Chủ đề liên quan

  1. Kế toán hàng tồn kho
  2. Chuyển sang kê khai thường xuyên

Kế toán hàng tồn kho

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kế toán hàng tồn kho

Kiểm kê định kỳ

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kiểm kê định kỳ

Trong trang này

Bật kê khai thường xuyênVí dụKho hàng và tài khoảnPhiếu nhập khoHóa đơn mua hàngPhiếu xuất khoHóa đơn bán hàng có cập nhật khoPhiếu kho: nhập kho (Material Receipt)Phiếu kho: xuất kho (Material Issue)Phiếu kho: chuyển kho (Material Transfer)Chủ đề liên quan