Kế toán hàng tồn kho
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Kế toán hàng tồn kho
Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận là tài sản ngắn hạn trong hệ thống tài khoản của công ty. Để lập bảng cân đối kế toán, bạn phải hạch toán số tồn kho này. Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.
Kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory)
Bạn phải khai báo một tài khoản hàng tồn kho (có Loại tài khoản (Account Type) là Kho (Stock)) ở kho hàng, kho nhóm hoặc cấp công ty (Tài khoản hàng tồn kho mặc định (Default Inventory Account)). Nếu kho hàng và công ty chưa đặt tài khoản nhưng hệ thống có sẵn một tài khoản hàng tồn kho, ERPNext dùng tài khoản đó để ghi bút toán sổ cái cho kho hàng tương ứng.
Với phương pháp này, mỗi giao dịch kho tự sinh các bút toán kế toán liên quan, để số dư kho luôn khớp với số dư tài khoản. Đây là thiết lập mặc định của ERPNext cho công ty mới. Kê khai thường xuyên được bật sẵn trong công ty.
- Khi bạn mua và nhận hàng, hàng được ghi là tài sản của công ty (hàng tồn kho).
- Khi bạn bán và giao hàng, một khoản chi phí (Giá vốn hàng bán, Cost of Goods Sold) bằng chi phí mua hàng của số hàng đó được ghi nhận.
- Bút toán sổ cái được tạo sau mỗi giao dịch kho. Nhờ vậy giá trị theo sổ kho luôn bằng số dư tài khoản tương ứng. Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh chính xác hơn.
Xem kê khai thường xuyên để biết bút toán của từng loại giao dịch kho.
Ưu điểm của kê khai thường xuyên
Kê khai thường xuyên giúp giá trị tài sản và chi phí của công ty luôn chính xác. Số dư kho luôn khớp với số dư tài khoản, nên bạn không phải làm bút toán thủ công định kỳ để cân đối.
Khi có giao dịch kho mới ghi lùi ngày, hoặc khi hủy/sửa đổi một giao dịch đã có, ERPNext tính lại tất cả bút toán sổ kho và sổ cái về sau của các mặt hàng trong giao dịch đó. Điều này cũng đúng khi bạn thêm chi phí vào phiếu nhập kho đã Gửi thông qua phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher).
Kê khai thường xuyên phụ thuộc hoàn toàn vào đơn giá tồn kho (Valuation Rate). Hãy nhập đơn giá cẩn thận khi tạo các giao dịch nhập như phiếu nhập kho, nhập kho (Material Receipt) hoặc sản xuất/đóng gói lại.
Kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory)
Với phương pháp này, bạn phải tạo bút toán thủ công để số dư kho khớp với số dư tài khoản. Hệ thống không tự tạo bút toán tài sản khi bạn mua hoặc bán hàng.
Quy trình trong một kỳ kế toán như sau:
- Khi bạn mua và nhận hàng, khoản đó được ghi vào chi phí.
- Bạn bán và giao một phần số hàng đó.
- Cuối kỳ, tổng giá trị số hàng còn lại chờ bán phải được ghi là tài sản của công ty (hàng tồn kho).
Lấy giá trị hàng còn lại trừ giá trị hàng tồn kho của kỳ trước, kết quả có thể dương hoặc âm.
- Nếu dương: số này được rút khỏi chi phí (giá vốn hàng bán) và cộng vào tài sản (hàng tồn kho).
- Nếu âm: làm bút toán ngược lại.
Toàn bộ quá trình này gọi là kiểm kê định kỳ.
Nếu bạn đang dùng kiểm kê định kỳ và muốn chuyển sang kê khai thường xuyên, hãy làm theo các bước chuyển đổi.