Lệnh chi

Lệnh chi (Payment Order) gom các khoản trả nhà cung cấp vào một đợt chi có kiểm soát. Lệnh chi cho bộ phận tài chính biết khoản nào đã được chọn và duyệt chi. Tuy vậy, Gửi lệnh chi không tự chuyển tiền qua ngân hàng.

Trong ERPNext hiện hành, lệnh chi lấy dữ liệu từ một trong hai nguồn:

• yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp đang ở trạng thái khởi tạo (Initiated);
• phiếu chi (Payment Entry) cho nhà cung cấp đã Gửi, có Trạng thái lệnh chi (Payment Order Status) là Đã khởi tạo (Initiated).

Vì vậy, yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp là hữu ích nhưng không bắt buộc phải có trước khi tạo lệnh chi.

Dùng lệnh chi khi:

• trả nhiều nhà cung cấp cùng lúc, ví dụ đợt chi hằng tuần;
• trưởng bộ phận mua hàng hoặc quản lý quyết định khoản nào được trả;
• kế toán hoặc thủ quỹ thực hiện các khoản đã duyệt;
• cần lưu vết bàn giao phê duyệt trước khi ghi nhận thanh toán;
• muốn tạo nhiều phiếu chi một lần.

Doanh nghiệp nhỏ trả từng hóa đơn nhà cung cấp một thì thường không cần lệnh chi. Hãy tạo phiếu chi thẳng từ hóa đơn mua hàng. Lệnh chi phát huy tác dụng khi nhiều khoản cần được chọn, xem xét, gom lại rồi giao cho người khác hoặc hệ thống khác thực hiện.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

Kiểm tra lại:

• công ty và loại tiền;
• tài khoản phải trả;
• tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.

Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Chuẩn bị sẵn mã tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.

Tạo lệnh chiCopy Anchor Link

1. Tạo lệnh chi cho đúng công ty.

2. Chọn tài khoản ngân hàng của công ty dùng để chi đợt này.
3. Ở Lấy khoản thanh toán từ (Get Payments from), chọn Yêu cầu thanh toán (Payment Request) hoặc Phiếu thu/chi (Payment Entry).

4. Lọc và chọn các chứng từ nhà cung cấp đã duyệt.
5. Trên từng dòng, kiểm tra nhà cung cấp, chứng từ tham chiếu, số tiền, Phương thức thanh toán (Mode of Payment) và tài khoản ngân hàng người thụ hưởng.

6. Kiểm tra tổng tiền của đợt chi và Gửi lệnh chi theo quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.
7. Thực hiện thao tác tương ứng với Loại lệnh chi (Payment Order Type) đã chọn, sau đó kiểm tra các chứng từ kế toán được tạo ra và kết quả xử lý tại ngân hàng.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Điều gì xảy ra sau khi GửiCopy Anchor Link

ERPNext đánh dấu các chứng từ nguồn trong đợt là Payment Ordered (đã vào lệnh chi).

• Lệnh chi lập từ yêu cầu thanh toán: ERPNext có thao tác để tạo các bút toán tổng hợp tương ứng.
• Lệnh chi lập từ phiếu chi: các phiếu chi đã Gửi vốn đã có bút toán. Lệnh chi chỉ ghi nhận rằng chúng đã được đưa vào đợt chi.

Lệnh chi không xác nhận ngân hàng đã chuyển tiền. Hãy hoàn tất bước tải tệp lên ngân hàng, tích hợp hoặc chuyển khoản thủ công mà doanh nghiệp đang dùng, rồi dùng đối chiếu ngân hàng để khớp bút toán với sao kê ngân hàng.

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Không chọn được hóa đơn hoặc yêu cầu của nhà cung cấpCopy Anchor Link

Kiểm tra chứng từ gốc đã Gửi, đã duyệt, chưa thanh toán và thuộc đúng công ty của lệnh chi. Kiểm tra Loại lệnh chi và xem chứng từ đó đã nằm trong một đợt chi khác đang hiệu lực chưa.

Thiếu tài khoản ngân hàng của nhà cung cấpCopy Anchor Link

Tạo và kiểm tra tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, liên kết với đúng đối tượng, nhập tên người thụ hưởng và các thông tin định tuyến cần thiết. Nếu dòng hiện có không tự cập nhật, mở lại lệnh chi và lấy lại chứng từ tham chiếu.

Ngân hàng từ chối đợt chi đã xuất hoặc đã chuyểnCopy Anchor Link

So sánh đặc tả tệp hoặc API mà ngân hàng yêu cầu với dữ liệu xuất từ ERPNext. Lệnh chi chỉ sắp xếp các chứng từ đã duyệt. Định dạng tệp riêng của từng ngân hàng và việc truyền tự động có thể cần tích hợp hoặc tùy chỉnh. Hãy thử với một đợt nhỏ trước khi dùng thật.

Lệnh chi sai nhà cung cấp hoặc sai số tiềnCopy Anchor Link

Sửa khi lệnh chi còn Nháp. Nếu đã Gửi, làm theo quy trình Hủy hoặc Sửa đổi (Amend) và giữ lại vết kiểm toán. Đừng tạo phiếu chi bù trừ khi chưa xác nhận ngân hàng có thực sự xử lý đợt chi đó hay không.

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Phiếu thu/chi
• Đối chiếu thanh toán
• Đối chiếu ngân hàng
• Giao dịch ngân hàng
• Bút toán tổng hợp