Thu một khoản tiền cho nhiều hóa đơn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Thu một khoản tiền cho nhiều hóa đơn
Khi khách hàng chuyển một khoản tiền để trả nhiều hóa đơn, hãy lập một phiếu thu (Payment Entry) và phân bổ số tiền đó cho tất cả các hóa đơn tương ứng. Cách này giữ nguyên khoản tiền về ngân hàng như trên sao kê, đồng thời tất toán đúng từng hóa đơn.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng hóa đơn đã Gửi. Chuẩn bị sẵn mã tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền của khách.
Lập phiếu thu cho nhiều hóa đơn
- Tạo phiếu thu cho khách hàng, chọn Loại thanh toán (Payment Type) là Thu (Receive).
- Nhập đúng số tiền thực nhận tại ngân hàng và mã tham chiếu.
- Bấm Lấy hóa đơn còn nợ (Get Outstanding Invoices).
- Chọn các hóa đơn có trong giấy báo chuyển tiền.
- Nhập số tiền phân bổ cho từng dòng.
- Kiểm tra tổng phân bổ, các khoản khấu trừ và số chưa phân bổ cộng lại khớp với số tiền thu, rồi Gửi.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng số tiền đã phân bổ (Total Allocated Amount) | Tổng số tiền đã gán cho các hóa đơn tham chiếu. |
| Số tiền chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Phần tiền thu chưa gán cho hóa đơn nào. |
| Số tiền phân bổ (Allocated Amount) | Số tiền dùng để tất toán một hóa đơn cụ thể. |
| Số còn nợ (Outstanding Amount) | Số còn nợ của hóa đơn trước lần phân bổ này. |
| Số tiền chênh lệch (Difference Amount) | Phần chênh lệch cần được giải thích bằng khoản khấu trừ, chênh lệch tỷ giá hoặc điều chỉnh. |
Điều gì xảy ra sau khi Gửi
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Trước khi coi là xong, hãy xem lại sổ cái, sổ chi tiết theo đối tượng và trạng thái của các hóa đơn. Phiếu thu còn Nháp không ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Thiếu hóa đơn khi bấm Lấy hóa đơn còn nợ
Kiểm tra mọi hóa đơn cùng khách hàng, cùng công ty và cùng tài khoản phải thu đã chọn trên phiếu thu. Kiểm tra hóa đơn đã Gửi, còn số nợ, và nằm trong khoảng ngày cũng như bộ lọc của hộp thoại.
Chọn dòng hóa đơn nhưng số tiền thanh toán không đổi
Chọn dòng chỉ quyết định giữ hay bỏ hóa đơn tham chiếu nào, không thay cho số tiền thực nhận tại ngân hàng. Hãy nhập số tiền đã nhận, sau đó nhập Số tiền phân bổ cho từng hóa đơn được giữ lại và kiểm tra Tổng số tiền đã phân bổ.
Số tiền thu nhỏ hơn tổng số còn nợ của các hóa đơn
Phân bổ theo giấy báo chuyển tiền của khách. Một hóa đơn có thể vẫn còn nợ một phần. Không giảm giá trị hóa đơn hay tạo chiết khấu không có căn cứ chỉ để tổng phân bổ bằng tổng hóa đơn.
Khách trả nhiều hơn tổng các hóa đơn đã chọn
Chỉ phân bổ đủ số tiền cần để tất toán các hóa đơn. Phần trả thừa thật sự thì để ở Số tiền chưa phân bổ, phần này vẫn dùng được như tiền ứng trước của khách. Nếu chênh lệch là phí hoặc khoản điều chỉnh, ghi riêng một khoản khấu trừ có chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Không. Mỗi phiếu thu chỉ có một đối tượng. Hãy lập phiếu thu riêng cho từng khách hàng. Nếu sao kê ngân hàng chỉ ghi một tổng, đối chiếu các phiếu thu đó với khoản tiền gộp trên sao kê.
Được. Nhập chính xác số phân bổ cho từng hóa đơn. ERPNext giảm số còn nợ của mỗi hóa đơn đúng bằng số đã phân bổ, phần chưa trả vẫn để mở.
Làm theo giấy báo chuyển tiền của khách. Nếu khách không gửi, áp dụng chính sách kế toán đã ban hành của doanh nghiệp, ví dụ hóa đơn đến hạn sớm nhất trừ trước, và lưu lại căn cứ cho quyết định đó.
Ghi đúng số tiền thực nhận tại ngân hàng. Dùng quy trình khấu trừ, khấu trừ thuế hoặc điều chỉnh phù hợp, với tài khoản sổ cái ghi rõ ràng. Không lặng lẽ giảm số phân bổ mà không giải thích phần chênh lệch.
Lập một phiếu thu cho mỗi khách hàng để sổ chi tiết theo đối tượng luôn đúng. Khi cần, dùng đối chiếu ngân hàng để khớp từng bút toán với khoản tiền gộp trên sao kê.