Thanh toán ứng trước
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Thanh toán ứng trước
Tiền ứng trước là tiền nhận từ khách hàng hoặc trả cho nhà cung cấp trước khi có hóa đơn cuối cùng. Ghi khoản này theo đối tượng, và nếu cần thì gắn với một đơn hàng, để truy vết được và cấn trừ được khi lập hóa đơn.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra đúng công ty, loại tiền, tài khoản phải thu hoặc phải trả, và tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Dùng chứng từ gốc đã Gửi, giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Ghi nhận tiền ứng trước
- Tạo Phiếu thu/chi (Payment Entry) với đúng đối tượng và loại thanh toán.
- Nhập số tiền thực nhận hoặc thực trả, các tài khoản và số tham chiếu ngân hàng.
- Nếu khoản ứng trước thuộc về một cam kết cụ thể, gắn đơn bán hàng hoặc đơn mua hàng đó.
- Gửi phiếu.
- Khi đã có hóa đơn, cấn trừ khoản ứng trước bằng Đối chiếu thanh toán (Payment Reconciliation) hoặc ngay trong quy trình thanh toán của hóa đơn.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đối tượng (Party) | Khách hàng hoặc nhà cung cấp của khoản ứng trước. |
| Chứng từ tham chiếu (Reference Document) | Đơn hàng (không bắt buộc) giải thích khoản ứng trước. |
| Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Phần ứng trước còn dùng được cho các hóa đơn sau. |
| Thuế và phí trên tiền ứng trước (Advance Taxes and Charges) | Cách xử lý thuế theo thiết lập đang áp dụng. |
| Số và ngày tham chiếu (Reference No and Date) | Bằng chứng thanh toán bên ngoài. |
Sau khi Gửi
ERPNext cập nhật các bút toán kế toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra Sổ cái, sổ công nợ đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi là xong. Phiếu Nháp đã lưu chưa ghi gì vào sổ cái.
Xử lý sự cố
Khoản ứng trước không hiện trên hóa đơn
Kiểm tra phiếu đã Gửi và dùng cùng đối tượng, công ty, tài khoản phải thu hoặc phải trả, và loại tiền với hóa đơn. Nếu phiếu gắn với một đơn hàng, kiểm tra hóa đơn có được tạo từ chính đơn hàng đó không. Nếu không, dùng Đối chiếu thanh toán để cấn trừ khoản ứng trước còn lại.
Khoản ứng trước ghi vào tài khoản nợ phải trả hoặc tài sản riêng nên không cấn trừ được
Cấn trừ thông thường yêu cầu tài khoản phải thu hoặc phải trả của đối tượng phù hợp. Nếu chính sách kế toán dùng tài khoản ứng trước riêng, hãy thiết lập đúng tính năng tài khoản ứng trước riêng của ERPNext và chạy thử các bút toán tất toán. Bút toán ghi tay vào một tài khoản không liên quan sẽ không tự trở thành khoản ứng trước của khách hàng hay nhà cung cấp để cấn trừ.
Khoản ứng trước gắn nhầm đơn hàng
Nếu phiếu còn Nháp, sửa lại tham chiếu. Nếu đã Gửi, dùng quy trình Hủy, Sửa đổi (Amend) hoặc Hủy đối chiếu. Đừng cấn trừ vào một hóa đơn không liên quan chỉ để xóa số dư.
Hóa đơn cuối không dùng hết khoản ứng trước
Chỉ cấn trừ đúng số đến hạn. Phần còn lại vẫn dùng được cho hóa đơn sau hoặc để hoàn tiền. Kiểm tra sổ công nợ đối tượng và thống nhất với khách hàng hoặc nhà cung cấp trước khi hoàn trả hoặc phân bổ lại.
Câu hỏi thường gặp
Không. Khi chưa có đơn hàng, khoản ứng trước vẫn nằm ở trạng thái chưa phân bổ theo đối tượng. Gắn với đơn hàng giúp dễ truy vết, và cấn trừ sau này dễ hơn nếu hóa đơn được tạo từ đơn hàng đó.
Được, với các hóa đơn đủ điều kiện. Cấn trừ một phần cho từng hóa đơn. ERPNext giữ phần chưa dùng cho đến khi được phân bổ hoặc hoàn trả.
Không phải chỉ vì đã nhận tiền. Cách hạch toán tùy hệ thống tài khoản, thiết lập và chính sách kế toán của bạn. Doanh thu được ghi nhận khi lập hóa đơn cuối cùng, theo các tài khoản đã thiết lập.
Được. Dùng một phiếu thu/chi hoặc bút toán điều chỉnh có thể truy vết để đảo chiều dòng tiền và tất toán số dư của đối tượng. Không xóa hay ghi đè phiếu ứng trước gốc.
Hãy tạo đối tượng trước. Phiếu thu/chi cần đúng đối tượng và tài khoản để sau này tìm và cấn trừ khoản ứng trước mà không phải dọn dẹp thủ công.